Aufrufe
vor 1 Jahr

Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei

  • Text
  • Datenschutz
  • Vernichtung
  • Aktenvernichtung
  • Rechtsanwalt
  • Dritte
  • Dienstleister
  • Anwaltskanzlei
  • Anwaltverlag
  • Akten
  • Unterlagen
  • Kazemi
Man sollte es nicht annehmen, aber es passiert. Ob wissentlich oder unwissentlich entsorgen Rechtsanwaltskanzleien Akten im Altpapier oder Daten auf dem Sperrmüll. So geschehen Anfang April 2015, als ein Passant in einem Altpapiercontainer in Bonn vertrauliche Anwaltsunterlagen fand. Die Staatsanwaltschaft ermittelt gegen ein Anwaltsehepaar wegen Datenschutzverstößen. Es droht ein hohe Geldbuße und bis zu einem Jahr Gefängnis. Dass ein solcher Verstoß die Ausnahme ist, ist zu hoffen. Keine Ausnahme sind dagegen unbewusste Verstöße, die in vielen Kanzleien an der Tagesordnung sind. Unsicherheit herrscht zum Beispiel bei diesen Fragen: Welche Sicherheitsstufe braucht mein Aktenvernichter? Welche Akten muss ich wie lange aufbewahren? Wie lösche ich elektronische Altdaten rechtssicher? Was muss ich bei der Auswahl und Beauftragung von Drittfirmen beachten? Diese und weitere wichtige Fragen beantwortet der Datenschutzexperte Rechtsanwalt Dr. Robert Kazemi in der neuen eBroschüre „Daten und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei“. Der Autor vermittelt auf nur 5 Seiten kurz und verständlich, wie Kanzleien rechtssicher mit alten Akten und Daten umgehen. 7 Grundregeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten geben zudem Sicherheit auf einen Blick.

Vernichtung nach Ende

Vernichtung nach Ende der Aufbewahrungspflicht Vernichtung nach Ende der Aufbewahrungspflicht Besteht eine Verpflichtung zur Aufbewahrung nicht mehr, so ist der Anwalt grundsätzlich berechtigt, die bei ihm befindlichen Daten zu vernichten bzw. – soweit diese elektronisch gespeichert wurden – zu löschen. Unter Berücksichtigung des datenschutzrechtlichen Grundsatzes der Datensparsamkeit (und den Vorgaben in § 35 Abs. 2 BDSG) kann sich bezogen auf „Drittdaten“ (Mandanten- und Gegnerdaten) zudem eine Löschungspflicht des Rechtsanwalts ergeben. Böhnlein (in Feuerich/ Weyland, Bundesrechtsanwaltsordnung: BRAO, 8. Aufl. 2012, § 50 Rn. 16), weist jedoch zu Recht darauf hin, dass das Vernichtungsrecht Unterlagen, die der Rechtsanwalt von Dritten erhalten hat, ebenso wenig erfasst wie Urkunden, die „über die fünfjährige Aufbewahrungszeit Bedeutung haben wie Schuldtitel, Verträge, Schuldscheine, Ausweise“, und solche Unterlagen, die der Mandant selbst, beispielsweise nach steuerrechtlichen Vorgaben über einen längeren Zeitraum hinweg, aufzubewahren hat. Solche Unterlagen hat der Rechtsanwalt daher vor Vernichtung seiner Handakte herauszufiltern und an seinen Mandanten zu übergeben bzw. diesen aufzufordern, diese Unterlagen bei ihm abzuholen. Wer hier erst nach Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist handelt, läuft Gefahr, den (ehemaligen) Mandanten nicht mehr ausfindig machen zu können und damit weiterhin zur Aufbewahrung derartiger Unterlagen verpflichtet zu sein. Daher sollten solche Originalunterlagen (des Mandanten) bereits bei Mandatsbeendigung aus der Handakte entnommen und durch entsprechende Kopien ersetzt werden. Zudem sollte der Mandant – wie in § 50 Abs. 2 Satz 2 BRAO normiert – zur Entgegennahme dieser Unterlagen aufgefordert werden. Ist dies geschehen und sind die Mandantenakten vernichtungsreif, dürfen diese jedoch nicht, wie durch die ehemaligen Bonner Kollegen praktiziert, einfach in den Altpapiercontainer geworfen werden, wodurch Dritten die Möglichkeit eröffnet wird, vom Inhalt der Mandatsbeziehung Kenntnis zu erlangen. Erinnert sei an dieser Stelle nochmals an § 203 StGB, der das Mandatsgeheimnis grundsätzlich zeitlich unbeschränkt vor der unbefugten Offenbarung durch den Rechtsanwalt schützt. Da eine „Offenbarung“ (durch Unterlassen) i.S.d. § 203 StGB – selbst unter Berücksichtigung einer teilweise geforderten restriktiven Anwendung der Norm – bei schriftlicher Fixierung des Geheimnisses jedenfalls dann anzunehmen ist, wenn der Rechtsanwalt damit rechnen musste, dass Dritte vom Inhalt des Geheimnisses unbefugt Kenntnis nehmen oder sich in den Gewahrsam des fraglichen Dokuments bringen können, muss die einfache Entsorgung im Altpapiercontainer in jedem Fall als tatbestandlich angesehen werden. Denn hier tritt die Möglichkeit der Kenntnisverschaffung durch Dritte offensichtlich zutage. Wie jedoch hat die Vernichtung sonst zu erfolgen? Vernichtung durch den Rechtsanwalt Wer die Kenntniserlangung durch nicht in das Berufsgeheimnis eingeschlossene Dritte gänzlich verhindern will, der besorgt die Vernichtung seiner Handakten im eigenen Haus. Dabei ist darauf zu achten, dass die Akten so zerstört werden, dass eine Kenntnisnahme durch Dritte wirklich ausgeschlossen ist. Ein herkömmlicher Papierkorb reicht hier sicherlich nicht aus, denn dessen Inhalt landet wiederum in der Öffentlichkeit. Wer hier auf Nummer sicher gehen will, orientiert sich an den DIN- Normen EN 15713 und DIN 66399, die Verfahrensregeln zur sicheren Vernichtung von vertraulichen Unterlagen und Datenträgern aufstellen, und greift auf Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4 oder besser P-5 zurück. Geräte dieser Sicherheitsstufen vernichten die Dokumente entsprechend dem Grundschutzhandbuch des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) dergestalt, „dass eine Rekonstruktion der Information mit hoher Wahrscheinlichkeit ausgeschlossen werden kann“ (BSI 2013). Erst die so geschredderte Akte oder das, was davon übrig bleibt, kann dann im Papiermüll entsorgt werden. Vorsicht ist auch geboten, soweit es um die Vernichtung digitaler Akten geht. Hier werden „alte Computer“ oft zu leichtfertig als Elektroschrott entsorgt oder anlässlich der nächsten Sperrmüllsammlung auf die Straße gestellt. Auch dies geht selbstverständlich nicht, solange und soweit die auf diesen Rechner vorhandenen Daten nicht zuvor „sicher“ gelöscht worden sind. Das BSI weißt darauf hin, dass das „normale Löschen“ hier nicht hinreichend ist, denn das, was wir in Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei | Deutscher Anwaltverlag 6

Vernichtung durch Dritte den „virtuellen“ Papierkorb schieben, ist zwar nicht mehr sichtbar, aber in der Regel noch immer auf dem Rechner vorhanden. Auch das vorherige vollständige Formatieren der Festplatte oder des betroffenen Datenträgers gilt nicht als sicheres Löschverfahren. Das im Internet so oft als „sicher“ empfohlene Überschreiben der Festplatte scheint, jedenfalls bei modernen SSD-Festplatten und auch bei solchen, die Defekte aufweisen, ebenso nicht immer die richtige Lösung zu sein, sodass es sich auch hier empfiehlt, die Datenträger und Festplatten der Kanzlei physikalisch zu zerstören. Im Übrigen kann dies auch Kopiergeräte betreffen, die die Landesbeauftragte für Datenschutz von Bremen in einer Orientierungshilfe als „angreifbare Datenstation“ (LINK) bezeichnet. Sie empfiehlt: „Bei der Entsorgung ausgemusterter Geräte gilt, dass alle Daten, die noch auf dem System verblieben sind beziehungsweise sein könnten, gelöscht werden müssen“. Wer solche Geräte gekauft, gemietet oder geleast hat, dem sei das Studium dieser Orientierungshilfe angeraten. Wer hier allerdings nicht so weit gehen und seine Altgeräte ggf. noch verkaufen oder Dritten zur Verfügung stellen möchte, dem sei dringend das vorherige Studium der Hinweise zum sicheren Löschen von Daten des BSI empfohlen, die im Internet unter https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/MeinPC/RichtigLoeschen/richtigloeschen_node.html abgerufen werden können. Wenn hier weiterhin Unsicherheit besteht, sollten diejenigen, die nicht auf die physikalische Zerstörung setzen, in jedem Fall auf die Hilfe versierter Experten zurückgreifen. Vernichtung durch Dritte Wer sich und seine Mitarbeiter nicht selbst an den Schredder stellen möchte, der kann sicherlich auch auf externe Dienstleister zurückgreifen, die sich auf eine professionelle Aktenvernichtung spezialisiert haben. Mit Blick auf die strengen Vorgaben des § 203 StGB sollte die Auswahl dieser Dienstleister indes nicht allein mit Blick auf den Preis, sondern vor allem mit Fokus auf die Durchführung der beauftragten Vernichtung getroffen werden. Denn zum einen sind derartige Dienstleister nach h.M. keine „berufsmäßigen Gehilfen“ des Rechtsanwalts, weswegen Mandantendaten auch an diese Dienstleister nicht einfach „offen“ übergeben werden dürfen. Zum anderen bedingt § 203 StGB eine besondere Pflichtenstellung dahin gehend sicherzustellen, dass auch während der Aktenvernichtung kein Außenstehender Kenntnis von den dem Rechtsanwalt anvertrauten Informationen nehmen und/ oder sich verschaffen kann. Die Möglichkeit, dass Unbefugte Einsicht nehmen, ist daher in jedem Fall weitgehend zu beschränken. Im ersten Schritt sollte daher zunächst nur auf solche externen Dienstleister zurückgegriffen werden, die ihrerseits Gewähr für die Einhaltung der bereits benannten DIN-Vorgaben bieten. Entsprechende Zertifizierungen des Vernichtungsprozesses durch unabhängige Dritte, beispielsweise durch den TÜV oder auch das Unabhängige Landesdatenschutzzentrum Schleswig-Holstein (ULD), können bei der Auswahl ebenso weiterhelfen. Die an den Dienstleister zu übergebenden Daten sollten in entsprechenden Sicherheitsbehältern bereitgestellt werden, die Übernahme der Daten ist zu protokollieren und es ist darauf zu achten, dass auch im Rahmen der Entladung der Sicherheitscontainer beim Dienstleister keine unberechtigte Kenntnisnahme durch Dritte erfolgen kann. Schließlich ist aus datenschutzrechtlicher Sicht der Abschluss einer entsprechenden Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung zwingend erforderlich. Die im Einzelnen geforderten Vertragsbestimmungen sind in § 11 Abs. 2 BDSG aufgeführt. Voraussetzung ist in jedem Fall, dass der Auftrag schriftlich zu erteilen ist, wobei im Rahmen der schriftlichen Erteilung die in § 11 Abs. 2 Nr. 1–10 BDSG genannten Einzelheiten festzulegen und zwischen den Parteien auszuhandeln sind. Die meisten externen Dienstleister bieten dabei auch die rechtssichere physikalische Vernichtung von Datenträgern, wie CDs, Festplatten, USB-Sticks usw., an. Wer – sei es bei der Vernichtung im eigenen Hause, sei es bei der Vernichtung durch Dritte – auf die Einhaltung der vorstehenden Standards achtet, wird nicht nur dem anwaltlichen Berufsgeheimnis gerecht, sondern wird sicherlich auch nicht – wie die Bonner Kollegen – mit negativer Presse und der Staatsanwaltschaft konfrontiert werden. Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei | Deutscher Anwaltverlag 7

Neuheiten

30 Tage – 30 Mandatsanfragen
Die Wahl der passenden Steuerrechtsdatenbank - Funktionen, Usability und Vergleich
InfoBrief MkG 06/2017

Online-Kiosk

30 Tage – 30 Mandatsanfragen
Die Wahl der passenden Steuerrechtsdatenbank - Funktionen, Usability und Vergleich
Suchmaschinenoptimierung für Rechtsanwälte: Wie "Anwalts-SEO" funktioniert und was Suchdienste dazu beitragen.
Die Wahl der passenden juristischen Datenbank
Die Wahl der richtigen Krankenversicherung für Steuerberater
Reisekostentabelle für auswärtige Anwälte 2017
Cyberkriminalität und Cyberschutz für Rechtsanwälte und Mandanten
Kanzleimarketing kompakt
Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben
eBroschüre Wie Rechtsanwaltskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben
Anwaltssuche und Rechtsberatung im Internet
Die Wahl der richtigen Krankenversicherung für Rechtsanwälte
Reisekostentabelle für auswärtige Anwälte 2016
Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei
Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei
Datenschutz in der Zahnarztpraxis
Daten- und Aktenvernichtung in Krankenhäusern und Arztpraxen
InfoBrief MkG 06/2017
Wegweiser zur Fachanwaltschaft
Infobrief MkG Ausgabe 05/2017
Infobrief-MkG 04/2017
MkG-Infobrief Ausgabe 3/2017
MkG-Sonderausgabe: Die Wahl der ersten Anwaltssoftware
Infobrief MkG Ausgabe 02/2017
Infobrief MkG Ausgabe 2017/01
Infobrief MkG, Ausgabe 2016/06
Infobrief MkG 5/2016
Infobrief MkG 04/2016
Infobrief MkG Ausgabe 03/2016
Infobrief MkG Ausgabe 02/2016
Infobrief MkG Ausgabe 01/2016
Infobrief MkG 03/2015
kanzleimarketing.de Ausgabe 03/2017
eMagazin kanzleimarketing.de
eMagazin kanzleimarketing.de "Legal Tech als Chance"
eMagazin kanzleimarketing.de 2/2017
Magazin kanzleimarketing.de 04/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 03/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbetraege Ausgabe 2/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 1/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 3/2016
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 02/2016
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 01/2016
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 01/2015

Freie Fachinformationen GmbH
50937 Köln / Luxemburger Str. 152
Tel. 0221 88893000
E-Mail info@freie-fachinformationen.de
Deutschland


© 2016 by Freie Fachinformationen GmbH