Aufrufe
vor 1 Jahr

Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei

  • Text
  • Datenschutz
  • Vernichtung
  • Aktenvernichtung
  • Rechtsanwalt
  • Dritte
  • Dienstleister
  • Anwaltskanzlei
  • Anwaltverlag
  • Akten
  • Unterlagen
  • Kazemi
Man sollte es nicht annehmen, aber es passiert. Ob wissentlich oder unwissentlich entsorgen Rechtsanwaltskanzleien Akten im Altpapier oder Daten auf dem Sperrmüll. So geschehen Anfang April 2015, als ein Passant in einem Altpapiercontainer in Bonn vertrauliche Anwaltsunterlagen fand. Die Staatsanwaltschaft ermittelt gegen ein Anwaltsehepaar wegen Datenschutzverstößen. Es droht ein hohe Geldbuße und bis zu einem Jahr Gefängnis. Dass ein solcher Verstoß die Ausnahme ist, ist zu hoffen. Keine Ausnahme sind dagegen unbewusste Verstöße, die in vielen Kanzleien an der Tagesordnung sind. Unsicherheit herrscht zum Beispiel bei diesen Fragen: Welche Sicherheitsstufe braucht mein Aktenvernichter? Welche Akten muss ich wie lange aufbewahren? Wie lösche ich elektronische Altdaten rechtssicher? Was muss ich bei der Auswahl und Beauftragung von Drittfirmen beachten? Diese und weitere wichtige Fragen beantwortet der Datenschutzexperte Rechtsanwalt Dr. Robert Kazemi in der neuen eBroschüre „Daten und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei“. Der Autor vermittelt auf nur 5 Seiten kurz und verständlich, wie Kanzleien rechtssicher mit alten Akten und Daten umgehen. 7 Grundregeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten geben zudem Sicherheit auf einen Blick.

7 Regeln zum Umgang mit

7 Regeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten 7 Regeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten 1. Handakten sollten nach Beendigung des Auftrags zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Erbrechtliche Akten sollten 30 Jahre aufbewahrt werden. 2. Zu unterscheiden ist zwischen „Drittakten“ und „Drittdaten“, die entsorgt bzw. gelöscht werden müssen, und solchen, die dem Mandanten zurückgeben werden müssen. 3. Rückgabepflichtige Original-Unterlagen sollten bei Mandatsbeendigung aus der Handakte entnommen, durch Kopien ersetzt und dem Mandanten ausgehändigt werden. 4. Zur Aktenvernichtung in der Kanzlei empfiehlt es sich, Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-5 zu nutzen. 5. Zur Vernichtung digitaler Akten reichen weder das einfache Löschen noch das Formatieren der Festplatte aus. Letztere muss entweder physikalisch zerstört oder durch eine versierte Drittfirma gelöscht bzw. entsorgt werden. Dies gilt auch für Kopiergeräte mit Festplatte. 6. Es sollten ausschließlich externe Dienstleister beauftragt werden, die die Gewähr für die Einhaltung der DIN-Vorgaben bieten und entsprechende Zertifizierungen vorweisen können. 7. Die Vorgaben zur Übergabe der Akten und Daten an externe Dienstleister sind einzuhalten, wobei die Übergabe zu protokollieren und eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung abzuschließen ist. Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei | Deutscher Anwaltverlag 8

Begriffe und Informationen zur DIN 66399 Schutzklassen SCHUTZKLASSE 1 Normaler Schutzbedarf für interne Daten. Diese Informationen sind für größere Gruppen bestimmt und zugänglich. Unberechtigte Offenlegung hätte begrenzte negative Auswirkungen auf das Unternehmen. Der Schutz personenbezogener Daten muss gewährleistet sein. Beispiele: Nicht Knowhow-relevante Korrespondenz, personalisierte Werbung, Kataloge, Wurfsendungen, Notizen. SCHUTZKLASSE 2 Hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten, die auf einen kleinen Personenkreis beschränkt sind. Die ungerechtfertigte Weitergabe hätte erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen und könnte gegen vertragliche Verpflichtungen oder Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss hohen Anforderungen genügen. Beispiele: Knowhow-relevante Korrespondenz wie Angebote, Anfragen, Memos, Aushänge, Personaldaten. SCHUTZKLASSE 3 Sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten mit Beschränkung auf einen kleinen, namentlich bekannten Kreis von Zugriffsberechtigten. Eine unberechtigte Weitergabe hätte ernsthafte, existenzbedrohende Auswirkungen für Unternehmen und würde gegen Berufsgeheimnisse, Verträge und Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss uneingeschränkt gewährleistet sein. Beispiele: Unterlagen der Geschäftsleitung, F&E-Dokumente, Finanzdaten, Verschluss-Sachen. xxx Aktenvernichtung Kümmern Sie sich um Ihren Fall, wir kümmern uns um die Archivierung, Digitalisierung und Vernichtung Ihrer Akten. Weitere Informationen finden Sie auf soldan.de/aktenmanagement In jedem Fall die beste Wahl. Materialklassifizierung SICHERHEITSSTUFEN P-1 BIS P-7 Informationsdarstellung in Originalgröße, z. B. Papier, Filme, Druckplatten. SICHERHEITSSTUFEN F-1 BIS F-7 Informationsdarstellung verkleinert, z. B. Mikrofilme, Folie. SICHERHEITSSTUFEN O-1 BIS O-7 Informationsdarstellung auf optischen Datenträgern, z. B. CDs / DVDs. SICHERHEITSSTUFEN T-1 BIS T-7 Informationsdarstellung auf magnetischen Datenträgern, z. B. ID-Karten, Disketten. SICHERHEITSSTUFEN H-1 BIS H-7 Informationsdarstellung auf Festplatten mit magnetischen Datenträgern. SICHERHEITSSTUFEN E-1 BIS E-7 Informationsdarstellung auf elektronischen Datenträgern, z. B. Speichersticks, Chipkarten. Sicherheitsstufen P-1 Empfohlen z. B. für Datenträger mit allgemeinen Daten, die unlesbar gemacht werden sollen. Streifenbreite max. 12 mm. P-2 Empfohlen z. B. für Datenträger mit internen Daten, die unlesbar gemacht werden sollen. Streifenbreite max. 6 mm. P-3 Empfohlen z. B. für Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten. Streifenbreite max. 2 mm. P-4 Empfohlen z. B. für Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten. Partikelgröße max. 4 x 40 mm. P-5 Empfohlen z. B. für Datenträger mit geheim zu haltenden Daten. Partikelgröße max. 2 x 15 mm. P-6 Empfohlen z. B. für Datenträger mit geheim zu haltenden Daten, wenn außergewöhnlich hohe Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind. Partikelgröße max. 0,8 x 12 mm. Aktion! nur 389,– P-7 Empfohlen z. B. für Datenträger mit streng geheim zu haltenden Daten, wenn höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind. Partikelgröße max. 0,8 x 5 mm. Quelle: Sonderausgabe „Datenschutz und Datensicherung“ der Hans Soldan GmbH EBA 1524 C Bezeichnung Bestell-Nr. Preis/Stück IDEAL 2404 CC 34963-90/R 389,00 statt * 449,00 EBA 1524 C 34963-95/R 389,00 statt * 449,00 * Basis: Katalog 2015 9 35

Neuheiten

30 Tage – 30 Mandatsanfragen
Die Wahl der passenden Steuerrechtsdatenbank - Funktionen, Usability und Vergleich
InfoBrief MkG 06/2017

Online-Kiosk

30 Tage – 30 Mandatsanfragen
Die Wahl der passenden Steuerrechtsdatenbank - Funktionen, Usability und Vergleich
Suchmaschinenoptimierung für Rechtsanwälte: Wie "Anwalts-SEO" funktioniert und was Suchdienste dazu beitragen.
Die Wahl der passenden juristischen Datenbank
Die Wahl der richtigen Krankenversicherung für Steuerberater
Reisekostentabelle für auswärtige Anwälte 2017
Cyberkriminalität und Cyberschutz für Rechtsanwälte und Mandanten
Kanzleimarketing kompakt
Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben
eBroschüre Wie Rechtsanwaltskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben
Anwaltssuche und Rechtsberatung im Internet
Die Wahl der richtigen Krankenversicherung für Rechtsanwälte
Reisekostentabelle für auswärtige Anwälte 2016
Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei
Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei
Datenschutz in der Zahnarztpraxis
Daten- und Aktenvernichtung in Krankenhäusern und Arztpraxen
InfoBrief MkG 06/2017
Wegweiser zur Fachanwaltschaft
Infobrief MkG Ausgabe 05/2017
Infobrief-MkG 04/2017
MkG-Infobrief Ausgabe 3/2017
MkG-Sonderausgabe: Die Wahl der ersten Anwaltssoftware
Infobrief MkG Ausgabe 02/2017
Infobrief MkG Ausgabe 2017/01
Infobrief MkG, Ausgabe 2016/06
Infobrief MkG 5/2016
Infobrief MkG 04/2016
Infobrief MkG Ausgabe 03/2016
Infobrief MkG Ausgabe 02/2016
Infobrief MkG Ausgabe 01/2016
Infobrief MkG 03/2015
kanzleimarketing.de Ausgabe 03/2017
eMagazin kanzleimarketing.de
eMagazin kanzleimarketing.de "Legal Tech als Chance"
eMagazin kanzleimarketing.de 2/2017
Magazin kanzleimarketing.de 04/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 03/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbetraege Ausgabe 2/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 1/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 3/2016
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 02/2016
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 01/2016
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 01/2015

Freie Fachinformationen GmbH
50937 Köln / Luxemburger Str. 152
Tel. 0221 88893000
E-Mail info@freie-fachinformationen.de
Deutschland


© 2016 by Freie Fachinformationen GmbH