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Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei

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Die Zeiten, in denen sich Steuerberater über die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen keine Sorgen zu machen brauchten, sind vorbei. Bereits seit 2013 führt z.B. das Bayerische Landesamt für Datenschutz stichprobenartige Kontrollen auch bei Steuerberatern durch – und das auch ohne konkreten Anlass. Nicht alle Steuerberater sind hierauf bereits eingestellt. Das Datenschutzrecht spielt in der Beratungspraxis eine oft eher untergeordnete Rolle. Um Steuerberater über die Fakten zum Datenschutz leicht verständlich zu informieren, ist im NWB Verlag eine PDF-Broschüre erschienen. Die Broschüre gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen wie zum Beispiel: Welche Sicherheitsstufe braucht mein Aktenvernichter? Welche Akten muss ich wie lange aufbewahren? Wie lösche ich elektronische Altdaten rechtssicher? Was muss ich bei der Auswahl und Beauftragung von Drittfirmen beachten? 9 Grundregeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten geben zudem Sicherheit auf einen Blick.

Archivierung über

Archivierung über mindestens zehn Jahre – und dann? Archivierung über mindestens zehn Jahre – und dann? Doch wie lange hat der Steuerberater die im Rahmen der Berufsausübung anfallenden Daten überhaupt aufzubewahren? Die Beantwortung dieser Frage hängt von der Kategorie der betroffenen Daten ab. Betrachtet man zunächst das Steuerberater-Mandanten-Verhältnis, liefert § 66 Abs. 1 Satz 1 StBerG eine erste Orientierung. Hiernach hat der Steuerberater seine Handakten für die Dauer von zehn Jahren nach Beendigung des Auftrags aufzubewahren. Da die „Handakte“ im Sinne der Norm indes nur diejenigen „Schriftstücke, die der Steuerberater aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat“, umfasst, nicht aber auch den „Briefwechsel zwischen dem Steuerberater und seinem Auftraggeber und die Schriftstücke, die dieser bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat“, helfen die dortigen Vorgaben nur bedingt weiter. Denn auch wenn hinsichtlich der sonstigen Bestandteile der Handakte keine Aufbewahrungspflichten aus dem StBerG abzuleiten sind, ergibt sich die Notwendigkeit der weitergehenden Aufbewahrung auch dieser Unterlagen – jedenfalls aus haftungsrechtlichen Gesichtspunkten. So ist unter Beachtung des steuerberaterlichen Eigeninteresses und der Verjährungsregelung in § 199 Abs. 3 BGB (hierzu aktuell BGH v. 6.2.2014 – IX ZR 245/12, NJW 2014, 993 für die insoweit gleich gelagerte Rechtsanwaltshaftung) die Aufbewahrung der vollständigen Handakte jedenfalls für einen Zeitraum von zehn Jahren beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem das jeweilige Mandat beendet wurde, zu empfehlen. Für an den Mandanten gerichtete Rechnungen bzw. die hiervon aufzubewahrenden Kopien gilt diese Verpflichtung von Gesetzes wegen (vgl. § 14b Abs. 1 UStG). Sonstige nicht mandatsbezogene Aufbewahrungspflichten finden sich beispielsweise im Steuerrecht, im Rahmen dessen – neben § 14b UStG – insbesondere auf die Vorgaben in § 147 AO hinzuweisen ist. Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 10

Die rechtssichere Vernichtung nach Ende der Aufbewahrungspflicht Die rechtssichere Vernichtung nach Ende der Aufbewahrungspflicht Besteht eine Verpflichtung zur Aufbewahrung nicht mehr, so ist der Steuerberater grundsätzlich berechtigt, die bei ihm befindlichen Daten zu vernichten bzw. – soweit diese elektronisch gespeichert wurden – zu löschen. Unter Berücksichtigung des datenschutzrechtlichen Grundsatzes der Datensparsamkeit (und den Vorgaben in § 35 Abs. 2 BDSG) kann sich bezogen auf „Drittdaten“ (Mandanten- und sonstige Drittdaten) zudem eine Löschungspflicht des Steuerberaters ergeben. Böhnlein (in Feuerich/Weyland, Bundesrechtsanwaltsordnung: BRAO, 8. Auflage 2012, § 50 Rn. 16) weist in Bezug auf den Rechtsanwalt jedoch zu Recht darauf hin, dass das Vernichtungsrecht Unterlagen, die dieser von Dritten erhalten hat, ebenso wenig erfasst wie Urkunden, die „über die [gesetzliche] Aufbewahrungszeit Bedeutung haben […] und solche Unterlagen, die der Mandant selbst, beispielsweise nach steuerrechtlichen Vorgaben über einen längeren Zeitraum hinweg aufzubewahren hat“. Solche Unterlagen hat auch der Steuerberater vor Vernichtung seiner Handakte herauszufiltern und an seinen Mandanten zu übergeben bzw. diesen aufzufordern, diese Unterlagen bei ihm abzuholen. Wer hier erst nach Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist handelt, läuft Gefahr, den (ehemaligen) Mandanten nicht mehr ausfindig zu machen und damit weiterhin zur Aufbewahrung derartiger Unterlagen verpflichtet zu sein. Daher sollten derartige Originalunterlagen (des Mandanten) bereits bei Mandatsbeendigung aus der Handakte entnommen, durch entsprechende Kopien ersetzt und der Mandant – wie in § 50 Abs. 2 Satz 2 BRAO normiert – zur Entgegennahme dieser Unterlagen aufgefordert werden. Ist dies geschehen und sind die Mandantenakten vernichtungsreif, dürfen diese nicht einfach in den Altpapiercontainer geworfen und so Dritten die Möglichkeit eröffnet werden, vom Inhalt der Mandatsbeziehung Kenntnis zu erlangen. Erinnert sei an dieser Stelle nochmals an § 203 StGB, der das Mandatsgeheimnis grundsätzlich zeitlich unbeschränkt vor der unbefugten Offenbarung durch den Steuerberater schützt. Da eine „Offenbarung“ (durch Unterlassen) im Sinne des § 203 StGB – selbst unter Berücksichtigung einer teilweise geforderten restriktiven Anwendung der Norm – bei schriftlicher Fixierung des Geheimnisses jedenfalls dann anzunehmen ist, wenn der Steuerberater damit rechnen musste, dass Dritte Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 11

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