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Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei

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Die Zeiten, in denen sich Steuerberater über die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen keine Sorgen zu machen brauchten, sind vorbei. Bereits seit 2013 führt z.B. das Bayerische Landesamt für Datenschutz stichprobenartige Kontrollen auch bei Steuerberatern durch – und das auch ohne konkreten Anlass. Nicht alle Steuerberater sind hierauf bereits eingestellt. Das Datenschutzrecht spielt in der Beratungspraxis eine oft eher untergeordnete Rolle. Um Steuerberater über die Fakten zum Datenschutz leicht verständlich zu informieren, ist im NWB Verlag eine PDF-Broschüre erschienen. Die Broschüre gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen wie zum Beispiel: Welche Sicherheitsstufe braucht mein Aktenvernichter? Welche Akten muss ich wie lange aufbewahren? Wie lösche ich elektronische Altdaten rechtssicher? Was muss ich bei der Auswahl und Beauftragung von Drittfirmen beachten? 9 Grundregeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten geben zudem Sicherheit auf einen Blick.

Vernichtung durch den

Vernichtung durch den Steuerberater vom Inhalt des Geheimnisses unbefugt Kenntnis nehmen oder sich in den Gewahrsam des fraglichen Dokuments bringen können, muss die einfache Entsorgung im Altpapiercontainer in jedem Fall als tatbestandlich angesehen werden, denn hier liegt die Möglichkeit der Kenntnisverschaffung durch Dritte offensichtlich zutage. Wie jedoch hat die Vernichtung sonst zu erfolgen? Vernichtung durch den Steuerberater Wer die Kenntniserlangung durch nicht in das Berufsgeheimnis eingeschlossene Dritte gänzlich verhindern will, der besorgt die Vernichtung seiner Handakten im eigenen Haus. Dabei ist darauf zu achten, dass die Akten so zerstört werden, dass eine Kenntnisnahme durch Dritte wirklich ausgeschlossen ist. Die Ablage „P“ (= Papierkorb) reicht hier sicherlich nicht aus, denn diese landet wiederum in der Öffentlichkeit. Auch das in der Praxis häufig angewandte mehrfache Zerreißen von Unterlagen genügt nicht. Wer hier „auf Nummer sicher“ gehen will, orientiert sich an den DIN-Normen EN 15713 und DIN 66399, die Verfahrensregeln zur sicheren Vernichtung von vertraulichen Unterlagen und Datenträgern aufstellen, und greift auf Aktenvernichter der Sicherheitsstufen P4 oder besser P5 zurück. Geräte dieser Sicherheitsstufen vernichten die Dokumente entsprechend dem Grundschutzhandbuch des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) so, „dass eine Rekonstruktion der Information mit hoher Wahrscheinlichkeit ausgeschlossen werden kann“ [BSI2013]. Erst die so geschredderte Akte oder das, was davon übrig bleibt, kann dann im Papiermüll entsorgt werden. Vorsicht ist auch geboten, soweit es um die Vernichtung digitaler Akten geht. Hier werden „alte Computer“ oft zu leichtfertig im Elektroschrott entsorgt oder anlässlich der nächsten Sperrmüllsammlung auf die Straße gestellt. Auch dies geht selbstverständlich nicht, solange und soweit die auf diesen Rechnern vorhandenen Daten nicht zuvor „sicher“ gelöscht worden sind. Das BSI weist darauf hin, dass das „normale Löschen“ hier gar nichts bringt, denn das, was wir in den „virtuellen“ Papierkorb schieben, ist zwar nicht mehr sichtbar, aber in der Regel noch immer auf dem Rechner vorhanden. Auch das vollständige vorherige Formatieren der Festplatte oder des betroffenen Datenträgers gilt nicht als sicheres Löschverfahren. Das im In- Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 12

Vernichtung durch externe Dienstleister ternet so oft als „sicher“ empfohlene Überschreiben der Festplatte scheint, jedenfalls bei modernen SSD-Festplatten und auch bei solchen, die Defekte aufweisen, ebenso nicht immer die richtige Lösung zu sein, sodass es sich auch hier empfehlen kann, die Datenträger und Festplatten der Kanzlei physisch zu zerstören. Im Übrigen kann dies auch Kopiergeräte betreffen, die die Landesbeauftragte für Datenschutz von Bremen in einer Orientierungshilfe als „angreifbare Datenstation“ bezeichnet. Sie empfiehlt: „Bei der Entsorgung ausgemusterter Geräte gilt, dass alle Daten, die noch auf dem System verblieben sind beziehungsweise sein könnten, gelöscht werden müssen.“ Wer solche Geräte gekauft, gemietet oder geleast hat, dem sei das Studium dieser Orientierungshilfe angeraten. Wer hier nicht so weit gehen und seine Altgeräte ggf. noch verkaufen oder Dritten zur Verfügung stellen möchte, dem sei dringend das vorherige Studium der Empfehlung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik empfohlen, welche im Internet unter https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/MeinPC/RichtigLoeschen/richtigloeschen_node.html abgerufen werden kann. Wenn hier weiterhin Unsicherheit verbleibt, sollten diejenigen, die nicht auf die physische Zerstörung setzen, in jedem Fall auf die Hilfe versierter Experten zurückgreifen. Vernichtung durch externe Dienstleister Wer sich und seine Mitarbeiter nicht selbst an den Schredder stellen möchte, der kann sicherlich auch auf externe Dienstleister zurückgreifen, die sich auf eine professionelle Aktenvernichtung spezialisiert haben. Mit Blick auf die strengen Vorgaben des § 203 StGB sollte die Auswahl dieser Dienstleister indes nicht allein mit Blick auf den Preis, sondern vor allem die Durchführung der beauftragten Vernichtung getroffen werden. Denn zum einen sind derartige Dienstleister nach h. M. keine „berufsmäßigen Gehilfen“ des Steuerberaters, weswegen Mandantendaten auch an diese Dienstleister nicht einfach „offen“ übergeben werden dürfen. Zum anderen bedingt § 203 StGB, eine besondere Pflichtenstellung dahingehend sicherzustellen, dass auch während der Aktenvernichtung kein Außenstehender Kenntnis von den dem Rechtsanwalt bzw. Steuerberater anvertrauten Informationen nehmen und / oder sich verschaffen kann. Die Möglichkeit, dass Unbefugte Einsicht nehmen, ist daher in jedem Fall weitgehend zu beschränken. Im Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 13

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