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Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei

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Die Zeiten, in denen sich Steuerberater über die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen keine Sorgen zu machen brauchten, sind vorbei. Bereits seit 2013 führt z.B. das Bayerische Landesamt für Datenschutz stichprobenartige Kontrollen auch bei Steuerberatern durch – und das auch ohne konkreten Anlass. Nicht alle Steuerberater sind hierauf bereits eingestellt. Das Datenschutzrecht spielt in der Beratungspraxis eine oft eher untergeordnete Rolle. Um Steuerberater über die Fakten zum Datenschutz leicht verständlich zu informieren, ist im NWB Verlag eine PDF-Broschüre erschienen. Die Broschüre gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen wie zum Beispiel: Welche Sicherheitsstufe braucht mein Aktenvernichter? Welche Akten muss ich wie lange aufbewahren? Wie lösche ich elektronische Altdaten rechtssicher? Was muss ich bei der Auswahl und Beauftragung von Drittfirmen beachten? 9 Grundregeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten geben zudem Sicherheit auf einen Blick.

Vernichtung durch

Vernichtung durch externe Dienstleister ersten Schritt sollte daher zunächst nur auf solche externen Dienstleister zurückgegriffen werden, die ihrerseits Gewähr für die Einhaltung der bereits benannten DIN-Vorgaben bieten. Entsprechende Zertifizierungen des Vernichtungsprozesses durch unabhängige Dritte, beispielsweise den TÜV oder auch das Unabhängige Landesdatenschutzzentrum Schleswig-Holstein (ULD), können bei der Auswahl ebenso weiterhelfen. Die an den Dienstleister zu übergebenden Daten sollten in entsprechenden Sicherheitsbehältern bereitgestellt werden, die Übernahme der Daten ist zu protokollieren und darauf zu achten, dass auch im Rahmen der Entladung der Sicherheitscontainer beim Dienstleister keine unberechtigten Kenntnisnahmen durch Dritte erfolgen. Schließlich ist aus datenschutzrechtlicher Sicht der Abschluss einer entsprechenden Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung zwingend erforderlich. Die im Einzelnen geforderten Vertragsbestimmungen sind in § 11 Abs. 2 BDSG aufgeführt. Voraussetzung ist in jedem Fall, dass der Auftrag schriftlich zu erteilen ist, wobei im Rahmen der schriftlichen Erteilung die in § 11 Abs. 2 Nr. 1–10 BDSG genannten Einzelheiten festzulegen und zwischen den Parteien auszuhandeln sind. Die meisten externen Dienstleister bieten dabei auch die rechtssichere physische Vernichtung von Datenträgern, wie zum Beispiel CDs, Festplatten, USB-Sticks usw., an. Wer – sei es bei der Vernichtung im eigenen Hause, sei es bei der Vernichtung durch Dritte – auf die Einhaltung der vorstehenden Standards achtet, wird dem steuerberaterlichen Berufsgeheimnis gerecht. Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 14

9 Regeln zum Umgang mit Altdaten und -akten 9 Regeln zum Umgang mit Altdaten und -akten 1. Handakten sollten nach Beendigung des Auftrags zehn Jahre lang aufbewahrt werden. 2. Zu unterscheiden ist zwischen „Drittakten“ und „Drittdaten“, die entsorgt bzw. gelöscht werden müssen, und solchen, die dem Mandanten zurückgegeben werden müssen. 3. Rückgabepflichtige Originalunterlagen sollten bei Mandatsbeendigung aus der Handakte entnommen, durch Kopien ersetzt und dem Mandanten ausgehändigt werden. 4. Zur Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei empfiehlt es sich, Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P5 zu nutzen. 5. Zur Vernichtung digitaler Akten reichen weder das einfache Löschen noch das Formatieren der Festplatte aus. Letztere muss entweder physisch zerstört oder durch eine versierte Drittfirma gelöscht bzw. entsorgt werden. Dies gilt auch für Kopiergeräte mit Festplatte. 6. Es sollten ausschließlich externe Dienstleister beauftragt werden, die die Gewähr für die Einhaltung der DIN-Vorgaben bieten und entsprechende Zertifizierungen vorweisen können. 7. Die Vorgaben zur Übergabe der Akten und Daten an externe Dienstleister sind einzuhalten, wobei die Übergaben zu protokollieren und eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung abzuschließen sind. 8. Beim Verkauf einer Steuerberatungskanzlei wird für die Weitergabe der Unterlagen und Daten die Einwilligung der Mandanten benötigt. 9. Bei der Pfändung von Honoraransprüchen des Steuerberaters gegenüber seinen Mandanten durch eigene Gläubiger ist der Steuerberater verpflichtet, Namen und Anschrift seiner Mandanten sowie die Höhe der ihm gegen eben diese zustehenden Forderungen anzugeben. Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 15

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