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Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei

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Die Zeiten, in denen sich Steuerberater über die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen keine Sorgen zu machen brauchten, sind vorbei. Bereits seit 2013 führt z.B. das Bayerische Landesamt für Datenschutz stichprobenartige Kontrollen auch bei Steuerberatern durch – und das auch ohne konkreten Anlass. Nicht alle Steuerberater sind hierauf bereits eingestellt. Das Datenschutzrecht spielt in der Beratungspraxis eine oft eher untergeordnete Rolle. Um Steuerberater über die Fakten zum Datenschutz leicht verständlich zu informieren, ist im NWB Verlag eine PDF-Broschüre erschienen. Die Broschüre gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen wie zum Beispiel: Welche Sicherheitsstufe braucht mein Aktenvernichter? Welche Akten muss ich wie lange aufbewahren? Wie lösche ich elektronische Altdaten rechtssicher? Was muss ich bei der Auswahl und Beauftragung von Drittfirmen beachten? 9 Grundregeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten geben zudem Sicherheit auf einen Blick.

Begriffe

Begriffe und Informationen zur DIN 66399 Schutzklassen SCHUTZKLASSE 1 Normaler Schutzbedarf für interne Daten. Diese Informationen sind für größere Gruppen bestimmt und zugänglich. Unberechtigte Offenlegung hätte begrenzte negative Auswirkungen auf das Unternehmen. Der Schutz personenbezogener Daten muss gewährleistet sein. Beispiele: Nicht Knowhow-relevante Korrespondenz, personalisierte Werbung, Kataloge, Wurfsendungen, Notizen. SCHUTZKLASSE 2 Hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten, die auf einen kleinen Personenkreis beschränkt sind. Die ungerechtfertigte Weitergabe hätte erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen und könnte gegen vertragliche Verpflichtungen oder Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss hohen Anforderungen genügen. Beispiele: Knowhow-relevante Korrespondenz wie Angebote, Anfragen, Memos, Aushänge, Personaldaten. SCHUTZKLASSE 3 Sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten mit Beschränkung auf einen kleinen, namentlich bekannten Kreis von Zugriffsberechtigten. Eine unberechtigte Weitergabe hätte ernsthafte, existenzbedrohende Auswirkungen für Unternehmen und würde gegen Berufsgeheimnisse, Verträge und Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss uneingeschränkt gewährleistet sein. Beispiele: Unterlagen der Geschäftsleitung, F&E-Dokumente, Finanzdaten, Verschluss-Sachen. Materialklassifizierung Sicherheitsstufen P-1 bis P-7 Informationsdarstellung in Originalgröße, z.B. Papier, Filme, Druckplatten. Sicherheitsstufen F-1 bis F-7 Informationsdarstellung verkleinert, z. B. Mikrofilme, Folie. Sicherheitsstufen O-1 bis O-7 Informationsdarstellung auf optischen Datenträgern, z. B. CDs / DVDs. Sicherheitsstufen T-1 bis T-7 Informationsdarstellung auf magnetischen Datenträgern, z. B. ID-Karten, Disketten. Sicherheitsstufen H-1 bis H-7 Informationsdarstellung auf Festplatten mit magnetischen Datenträgern. Sicherheitsstufen E-1 bis E-7 Informationsdarstellung auf elektronischen Datenträgern, z. B. Speichersticks, Chipkarten. Sicherheitsstufen P-1 Empfohlen z. B. für Datenträger mit allgemeinen Daten, die unlesbar gemacht werden sollen. Streifenbreite max. 12 mm. P-2 Empfohlen z. B. für Datenträger mit internen Daten, die unlesbar gemacht werden sollen. Streifenbreite max. 6 mm. P-3 Empfohlen z. B. für Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten. Streifenbreite max. 2 mm. P-4 Empfohlen z. B. für Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten. Partikelgröße max. 4 × 40 mm. P-5 Empfohlen z. B. für Datenträger mit geheim zu haltenden Daten. Partikelgröße max. 2 × 15 mm. P-6 Empfohlen z. B. für Datenträger mit geheim zu haltenden Daten, wenn außergewöhnlich hohe Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind. Partikelgröße max. 0,8 × 12 mm. P-7 Empfohlen z. B. für Datenträger mit streng geheim zu haltenden Daten, wenn höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind. Partikelgröße max. 0,8 × 5 mm. Quelle: Sonderausgabe „Datenschutz und Datensicherung“ der Hans Soldan GmbH BÜROTECHNIK HSM GmbH + Co. KG · Germany · info@hsm.eu · Gratis Hotline 00800 44 77 77 66 www.hsm.eu Wir schenken Ihnen Zeit. Machen Sie damit, was Sie möchten. QR Code einscannen. Aktenvernichter HSM SECURIO AF "live“ erleben. HSM SECURIO AF: Sicher und zeitsparend Akten vernichten – mit automatischem Papiereinzug! MADE IN HSM G E R M A N Y Great Products, Great People. Autofeed Shred it easily! 16

Akten im Altpapier – warum das nicht passieren darf und worauf wir achten sollten NWB Wirtschaftsrecht IT-Sicherheit für Ihre Kanzlei. In modernen Steuerberatungskanzleien werden immer mehr Prozesse vollständig oder teilweise digital erledigt. Neben bekannte Anwendungen wie E-Mail und elektronische Mandantenakten treten laufend neue Technologien wie das Cloud Computing. Aber wie sieht es dabei mit dem Datenschutz aus? Dieses neue Praxis-Handbuch für Steuerberater beleuchtet die IT-Nutzung in der Kanzlei umfassend und praxisgerecht. Es erläutert die spezifischen berufsrechtlichen Regelungen und setzt Schwerpunkte bei der Datensicherheit der Kommunikation und dem Schutz brisanter und personenbezogener Daten. Viele Beispiele, Handlungsempfehlungen, und Hinweise für die Praxis machen das Werk zum idealen „Datenschutzbeauftragten“ für die Steuerberatungskanzlei. Neu! Neuerscheinung! Datenschutz und Datensicherheit in der Steuerberatungskanzlei Löwe 2015. Ca. 200 Seiten. Ca. € 59,90 ISBN 978-3-482-66311-6 Online-Version inklusive Geplanter Erscheinungstermin: Dezember 2015 Online-Version inklusive Im Buch: Freischaltcode für die digitale Ausgabe in der NWB Datenbank. Bestellen Sie jetzt unter www.nwb.de/go/shop Bestellungen über unseren Online-Shop: Lieferung auf Rechnung, Bücher versandkostenfrei. NWB versendet Bücher, Zeitschriften und Briefe CO 2 -neutral. Mehr über unseren Beitrag zum Umweltschutz unter www.nwb.de/go/nachhaltigkeit Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 17

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