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Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei

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Die Zeiten, in denen sich Steuerberater über die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen keine Sorgen zu machen brauchten, sind vorbei. Bereits seit 2013 führt z.B. das Bayerische Landesamt für Datenschutz stichprobenartige Kontrollen auch bei Steuerberatern durch – und das auch ohne konkreten Anlass. Nicht alle Steuerberater sind hierauf bereits eingestellt. Das Datenschutzrecht spielt in der Beratungspraxis eine oft eher untergeordnete Rolle. Um Steuerberater über die Fakten zum Datenschutz leicht verständlich zu informieren, ist im NWB Verlag eine PDF-Broschüre erschienen. Die Broschüre gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen wie zum Beispiel: Welche Sicherheitsstufe braucht mein Aktenvernichter? Welche Akten muss ich wie lange aufbewahren? Wie lösche ich elektronische Altdaten rechtssicher? Was muss ich bei der Auswahl und Beauftragung von Drittfirmen beachten? 9 Grundregeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten geben zudem Sicherheit auf einen Blick.

Akten im Altpapier –

Akten im Altpapier – warum das nicht passieren darf und worauf wir achten sollten Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 4

Seit 2013 anlasslose Kontrollen auch bei Steuerberatern Bayrisches Landesamt für Datenschutz führt seit 2013 anlasslose Kontrollen auch bei Steuerberatern durch In seinem Tätigkeitsbericht 2013/14 berichtet der Präsident des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht (Bay LDA), Thomas Kranig, dessen Behörde in Bayern für die Kontrolle der Einhaltung des Datenschutzes in der Privatwirtschaft verantwortlich ist, davon, dass die Behörde im Jahr 2013 damit begonnen habe, anlasslose „fokussierte Vor-Ort-Prüfungen“ durchzuführen. Nach Angaben des Bay LDA konzentrieren sich die Prüfungen dabei auf „zehn (unternehmensbezogene) Fragen, die den Unternehmen vorab zugeschickt und dann im Rahmen einer Prüfung vor Ort vertieft werden“. Diese Prüfungen sollen nach Behördenangaben „auch in Zukunft mindestens einmal im Monat mit mindestens zwei geprüften Unternehmen fortgeführt werden“. Die Prüfungen fanden dabei auch bei Steuerberatern und anderen Freiberuflern statt, was zeigt, dass Datenschutz- und Datensicherheit auch vor der Steuerberatungskanzlei keinen Halt machen. Nicht alle Steuerberater sind hierauf bereits eingestellt. Das Datenschutzrecht spielt in der Beratungspraxis vielmehr oft eine eher untergeordnete Rolle. Externe Festplatte verschwindet aus Steuerberatungskanzlei So berichtet der Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) in seinem Tätigkeitsbericht 2013 beispielsweise von einer externen Festplatte, die „aus einer Steuerberatungspraxis verschwand“. Auf der Festplatte waren „zur Sicherung Datensätze gespeichert, die mit einer speziellen Steuerberatungssoftware angelegt worden waren. Die Datensätze enthielten Namen und Anschriften von Mandanten, Bankverbindungsdaten, Steuernummern sowie Informationen aus der Beratungstätigkeit. Da die Steuerberatungspraxis zum Teil die Lohnbuchführung für Mandanten durchführte, waren außerdem Sozialversicherungs- und Kontonummern von Beschäftigten der Mandanten auf der Festplatte gespeichert“, heißt es in dem Bericht. Obwohl die Steuerberatungskanzlei hierauf reagierte, indem sie ihre Mandanten anschrieb und über den Verlust in Kenntnis setze, kam es zu Problemen mit der Datenschutzaufsicht. Denn es konnten nicht alle Mandanten, die betroffen waren, ausfindig gemacht werden. Die Datenschutzaufsicht stellte klar, dass dies erforderlich sei, denn ansonsten müsste der Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 5

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