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Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei

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Die Zeiten, in denen sich Steuerberater über die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen keine Sorgen zu machen brauchten, sind vorbei. Bereits seit 2013 führt z.B. das Bayerische Landesamt für Datenschutz stichprobenartige Kontrollen auch bei Steuerberatern durch – und das auch ohne konkreten Anlass. Nicht alle Steuerberater sind hierauf bereits eingestellt. Das Datenschutzrecht spielt in der Beratungspraxis eine oft eher untergeordnete Rolle. Um Steuerberater über die Fakten zum Datenschutz leicht verständlich zu informieren, ist im NWB Verlag eine PDF-Broschüre erschienen. Die Broschüre gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen wie zum Beispiel: Welche Sicherheitsstufe braucht mein Aktenvernichter? Welche Akten muss ich wie lange aufbewahren? Wie lösche ich elektronische Altdaten rechtssicher? Was muss ich bei der Auswahl und Beauftragung von Drittfirmen beachten? 9 Grundregeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten geben zudem Sicherheit auf einen Blick.

Geheimhaltungspflichten

Geheimhaltungspflichten Verlust gemäß § 42a Satz 5 BDSG der Öffentlichkeit durch eine Maßnahme, die in ihrer Wirksamkeit ebenso geeignet ist wie die direkte Benachrichtigung, bekannt gemacht werden. Eine solche Maßnahme sei, so der BlnBDI, beispielsweise die Veröffentlichung durch Anzeigen mit mindestens einer halben Seite in mindestens zwei bundesweit erscheinenden Tageszeitungen. Die Steuerberatungskanzlei konnte dies durch ein Nachrecherchieren der betroffenen Mandantenadressen noch verhindern. Der drohende Schaden, der mit einem leichtfertigen Umgang mit dem Datenschutz einhergeht, wird an dem Berliner Fall indes besonders deutlich. Einen zentralen – immer wieder unterschätzten – Themenkomplex stellen dabei die steuerberaterlichen Geheimhaltungs-, Aufbewahrungs- und Löschungspflichten dar. Geheimhaltungspflichten Der Steuerberater hat seinen Beruf verschwiegen auszuüben (§ 57 Abs. 1 StBerG) und diese Verschwiegenheit auch seinen berufsmäßigen Gehilfen aufzuerlegen (§ 62 StBerG). Diese bereits aus dem Steuerberatungsgesetz resultierende Berufspflicht wird strafrechtlich durch § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB flankiert, der die Verletzung von Privatgeheimnissen mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft. Datenschutzrechtlich ergibt sich für die dem Berufsgeheimnis unterfallenden Daten aus § 39 Abs. 1 BDSG ebenfalls eine besondere Zweckbindung. Soweit darüber hinaus auch Sozialdaten durch den Steuerberater verarbeitet werden, sind zusätzlich die Bestimmungen zum Schutz besonderer personenbezogener Daten zu beachten. In ihren „Hinweisen zum Datenschutz und zur Datensicherheit in der Steuerberaterpraxis“ betont auch die Bundessteuerberaterkammer zu Recht die Bedeutung der steuerberaterlichen Verschwiegenheitspflicht und die Notwendigkeit, „bereits jeden Anschein ihrer Verletzung zu vermeiden“. Wie schnell gegen die vorgenannten Verpflichtungen verstoßen werden kann, zeigt das oben wiedergegebene Beispiel der verlorenen Festplatte eindrucksvoll. Dies hängt maßgeblich mit dem Umfang der steuerberaterlichen Verschwiegenheitspflicht zusammen, die nicht nur die Geheimhaltung konkreter Steuersachverhalte fordert, sondern bereits den Umstand, dass sich ein (potenzieller) Mandant überhaupt an den Steuerberater ge- Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 6

Besondere Vorsicht beim Verkauf oder der Übergabe einer Steuerkanzlei wandt hat, umfasst. Bereits die Anbahnung wie auch das Bestehen eines Steuerberater-Mandanten-Verhältnisses werden in diesem Sinne von der Verschwiegenheitspflicht umfasst. Umfasst werden darüber hinaus auch alle sonstigen Kenntnisse, die der Steuerberater „anlässlich“ seiner Beratungstätigkeit über seinen Mandanten und/oder dessen Angehörige und Mitarbeiter erlangt, und zwar auch dann, wenn diese mit der eigentlichen Steuerberatung gar nichts zu tun haben, wie beispielsweise Mitteilungen über bestehende Krankheiten, familiäre Zerwürfnisse usw., die dem Steuerberater als Vertrauensperson – ebenso wie dem Arzt oder Anwalt – in vielen Fällen ungefragt zugehen. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch über das Bestehen eines Mandatsverhältnisses hinaus und grundsätzlich gegenüber jedermann, was auch Behörden, Gerichte und andere öffentliche Stellen mit einschließt. Auch der Umstand, dass der Steuerberater beispielsweise als Zeuge geladen ist, rechtfertigt Angaben unter Verstoß gegen seine berufliche Schweigepflicht daher nicht (LG Göttingen v. 7.5.2010 – 2 O 168/10, NJW-RR 2011, 140). An die Verschwiegenheit sollte daher immer gedacht werden. Besondere Vorsicht beim Verkauf oder der Übergabe einer Steuerberatungskanzlei Dies gilt auch für den Fall der Veräußerung der Steuerberatungskanzlei, im Rahmen derer grundsätzlich keine Mandantenakten an einen Nachfolger ohne Einwilligung des betroffenen Mandanten übergeben werden dürfen (vgl. OLG Rostock v. 28.10.2005 – 8 U 91/04, juris). Verträge, die hiergegen verstoßen, sind nichtig. Wie weit diese Nichtigkeitsanordnung reicht, verdeutlicht ein rechtskräftiges Urteil des LG Flensburg, welches im Zusammenhang mit der Veräußerung einer Arztpraxis gefällt wurde (LG Flensburg v. 5.7.2013 – 4 O 54/11, juris). Hier hatte der Veräußerer einer Arztpraxis einen externen Dienstleister mit der Pflege und Wartung seiner EDV-Anlage beauftragt und dem Dienstleister in diesem Zusammenhang die ungehinderte und selbstständige Einsicht in sämtliche in der EDV gespeicherten Patientengeheimnisse gewährt. Der Käufer der Arztpraxis war hierüber nicht informiert worden. Schriftliche vertragliche Vereinbarungen bestanden nicht. Das LG Flensburg Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 7

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