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Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei

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Die Zeiten, in denen sich Steuerberater über die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen keine Sorgen zu machen brauchten, sind vorbei. Bereits seit 2013 führt z.B. das Bayerische Landesamt für Datenschutz stichprobenartige Kontrollen auch bei Steuerberatern durch – und das auch ohne konkreten Anlass. Nicht alle Steuerberater sind hierauf bereits eingestellt. Das Datenschutzrecht spielt in der Beratungspraxis eine oft eher untergeordnete Rolle. Um Steuerberater über die Fakten zum Datenschutz leicht verständlich zu informieren, ist im NWB Verlag eine PDF-Broschüre erschienen. Die Broschüre gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen wie zum Beispiel: Welche Sicherheitsstufe braucht mein Aktenvernichter? Welche Akten muss ich wie lange aufbewahren? Wie lösche ich elektronische Altdaten rechtssicher? Was muss ich bei der Auswahl und Beauftragung von Drittfirmen beachten? 9 Grundregeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten geben zudem Sicherheit auf einen Blick.

Sonderfall Pfändung von Honoraransprüchen wertete die Beauftragung des externen Dritten zu Recht als Verstoß gegen § 203 StGB. Bitter für den Veräußerer: Der in der Praxis festgestellte Verstoß des Veräußerers gegen die ärztliche Verschwiegenheitspflicht wurde durch das LG Flensburg als Sachmangel der Arztpraxis gewertet, der dem Käufer ein gesetzliches Rücktrittsrecht gemäß § 326 Abs. 1 und Abs. 5 BGB gewährt. Nach Ansicht der Flensburger Richter stellt „die Einhaltung der ärztlichen Berufspflichten, insbesondere in Bezug auf die Patientengeheimnisse, einen eigenständigen wesentlichen Umstand dar, der auf den guten Ruf und den weiteren Bestand einer Arztpraxis Einfluss hat. Es kommt nicht darauf an, ob sich das Risiko der Verschlechterung des guten Rufes bis zum Zeitpunkt der Praxisübergabe realisiert hat.“ Ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflichten stellt sich damit auch im Fall des Verkaufs der Steuerberatungskanzlei als erhebliches finanzielles Risiko dar. Sonderfall Pfändung von Honoraransprüchen Einen Sonderfall betrifft indes die Pfändung von Honoraransprüchen des Steuerberaters gegenüber seinen Mandanten durch eigene Gläubiger. Auch hier möchte man auf den ersten Blick auf die Verschwiegenheit verweisen und den Gläubigerzugriff auf derartige Forderungen zurückweisen. Nach Auffassung des BGH greift die Verschwiegenheitspflicht hier indes nicht, denn trotz der gesetzlich geregelten Verschwiegenheitspflichten sind die Honorarforderungen des Steuerberaters grundsätzlich pfändbar und ist der Steuerberater als Schuldner nach § 807 ZPO verpflichtet, Namen und Anschrift seiner Mandanten sowie die Höhe der ihm gegen diesen zustehenden Forderungen anzugeben (vgl. BGH v. 2.12.2009 – I ZB 65/09, NJW 2010, 1380). Das „Grundrecht des Mandanten auf informationelle Selbstbestimmung“ tritt in diesem Sinne hinter das Befriedigungsrecht der Gläubiger des Steuerberaters zurück. Ebenso kann der Steuerberater, der neben seiner freiberuflichen Tätigkeit ein öffentliches Amt (beispielsweise ein Bundestagsmandat) bekleidet, unter Beachtung von Transparenzregelungen nicht nur berechtigt, sondern gar verpflichtet sein, das Bestehen einer bestimmten Mandatsbeziehung offenzulegen (vgl. BVerwG v. 30.9.2009 – 6 A 3/09). Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 8

Keine Aufbewahrung in alle Ewigkeit Keine Aufbewahrung in alle Ewigkeit Auch wenn die steuerberaterliche Schweigepflicht keine Verjährung kennt und weit über die Zeiträume, in denen den Steuerberater Aufbewahrungspflichten treffen und sogar bei Tod des Steuerberaters, hinaus Geltung beansprucht, ist der Steuerberater nicht gehalten, die von ihm angelegten Handakten bis in alle Ewigkeit aufzubewahren und diese womöglich noch in die Rente mitzunehmen. Das, was sich im Rahmen eines Steuerberaterlebens, selbst in der digitalen Welt, an Papier ansammelt, ist schlicht zu viel, um es aus einem falsch verstandenen Geheimhaltungsinteresse des Mandanten heraus gar nicht zu entsorgen. Die Reichweite der steuerberaterlichen Verschwiegenheitspflicht bedingt jedoch ebenso, dass der Steuerberater mit Mandantenakten und -daten nicht sorglos umgehen darf, sondern auch im Rahmen ihrer Archivierung und späteren Vernichtung die Schweigepflicht zu beachten hat. ICH SCHÜTZE DATEN ... … weil ich sicherstellen möchte, dass die Geheimnisse, die mir meine Mandanten anvertrauen, auch unter vier Augen bleiben. Profi-Schreibtischgerät mit SSC – smart shred control – für ent spann tes, staufreies Schreddern. Umfangreiches SPS-Sicherheits paket. Sicherheitsstufe P-4. Vernichtet auch Büroklammern und Kreditkarten. AKTIONSANGEBOT 399,– zzgl. MwSt. und Versand Die Empfehlung nach DIN 66399: Vertrauliche Daten sicher vernichten. Ihr Partner für professionelle Aktenvernichtung Neben diesem beispielhaft ausgewählten Modell bieten wir Ihnen ein umfassendes Aktenvernichter-Programm für die individuellen Anforderungen in Ihrer Kanzlei. Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei | NWB Verlag 9 soldan.de In jedem Fall die beste Wahl.

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