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Datenschutz in der Zahnarztpraxis

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Datenschutz ist im Berufsalltag ein immer wichtiger werdendes Thema – das auch vor der täglichen Arbeit in der Zahnarztpraxis keinen Halt macht. Die Datenschutzexperten Dr. Thomas Lenhard und Dr. Robert Kazemi zeigen, wie schon kleine Änderungen im Praxisalltag großen Einfluss auf den Schutz der Patientendaten haben können. In dieser Broschüre werden den Zahnärzten und Ihren Mitarbeitern 28 nützliche und kompakte Regeln zum Datenschutz in Zahnarztpraxen an die Hand gegeben, damit sie ihre Patientendaten richtig schützen können. Datenschutz betrifft viele Aspekte in der Zahnarztpraxis: - Die Verantwortung des Zahnarztes und seinen Mitarbeitern - Schutz der Patientendaten am Telefon und im täglichen Umgang mit dem Computer - Cloud-Computing, Internetzugriff und Betriebssysteme - Ordnungsgemäße Vernichtung von Papierdokumenten - Datenschutzbeauftrage in Zahnarztpraxen Mit diesem Wissen schützen Zahnärzte ihre Patientendaten richtig!

Hurra,

Hurra, ein kostenloses neues Betriebssystem Kapitel 9 12 Zeit, weil ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin gerade ein Telefonat annimmt, kann allerdings als störend empfunden werden. Daher muss im Einzelfall entschieden werden, welche zeitlichen Einstellungen des Bildschirmschoners für die jeweilige Praxis optimal sind. Regel 16: Richten Sie alle Arbeitsplätze so ein, dass eine Anmeldung am System erforderlich ist. Regel 17: Achten Sie darauf, dass beim kurzfristigen Verlassen von Bildschirmarbeitsplätzen die Konsolen gesperrt werden. Regel 18: Nutzen Sie die Sicherheitsmechanismen von Bildschirmschonern. 9 Hurra, ein kostenloses neues Betriebssystem Machen wir uns nichts vor; in der Welt der Datenverarbeitung wird Ihnen nichts geschenkt. Wenn Sie heute ein kostenloses Programm (sog. App.) auf Ihr Smartphone laden, dann ist die Wahrscheinlichkeit recht hoch, dass Sie mit Ihren Daten bezahlen. Dieser Trend setzt sich auch zunehmend im Bereich von Betriebssystemen durch. So soll, folgt man verschiedenen seriösen Quellen, z. B. das Betriebssystem Windows 10 recht geschwätzig sein, d. h., dass es in der Basiseinstellung recht viele Informationen nach außen liefert. Wir erinnern uns: Sie sind für die Sicherheit der Patientendaten in Ihrer Praxis verantwortlich. Wieso also unnötige Risiken eingehen? Die Betriebssysteme Windows 7 und Windows 8.1 werden laut Microsoft bis in die Jahre 2020 bzw. 2023 weiter gepflegt. Außerdem gibt es noch diverse andere Betriebssysteme, wie z. B. Linux, für die mittlerweile auch Praxisverwaltungssysteme verfügbar sind. In jedem Fall sollte der Wechsel eines Betriebssystems gut überlegt werden. Zunächst sollte auch hinterfragt werden, ob ein solcher Betriebssystemwechsel denn überhaupt notwendig ist oder greifbare Vorteile mit sich bringt. Regel 19: Eine alte Weisheit aus der Welt der Computer sagt: Never change a running system! 10 Papier ist geduldig – aber auch gefährlich, wenn es nicht ordnungsgemäß vernichtet wird Wenn wir über Datenschutz in der Zahnarztpraxis sprechen, dann wären die Ausführungen sicherlich weniger vollständig, wenn wir Ausdrucke, Notizzettel, Rezeptscheine, Befundbriefe, Entwürfe und weitere Papierdokumente außen vor lassen würden. Auch hier haben wir es zum Teil mit sehr sensiblen Daten zu tun, und wenn auch der Hauptfokus des Datenschützers auf elektronisch gespeicherten Daten liegt, so könnte es mitunter fatal werden, das Medium Papier zu ignorieren. Das bedeutet

Papier ist geduldig – aber auch gefährlich Kapitel 10 13 zunächst einmal, dass wir alle personenbezogenen Daten, die auf Papier verfügbar sind, ebenso gut schützen müssen, wie wir das mit den elektrischen Daten tun. In keinem Fall sollten also Patientenakten, Laborbefunde oder sonstige sensible Unterlagen unbeaufsichtigt herumliegen oder für Besucher und Patienten der Zahnarztpraxis oder auch für den Hausmeisterservice oder den Reinigungsdienst einsehbar sein. Schließlich werden Papierdokumente auch entsorgt, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder wenn Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Sicherlich ist Ihnen als Leser der eine oder andere Fall noch gegenwärtig, bei dem in den letzten Jahren Patienteninformationen im Hausmüll aufgetaucht sind. Neben einigen Kliniken war hier in mindestens einem Fall auch eine Zahnarztpraxis in einen entsprechenden Skandal involviert. Sicher, man wird durch einen solchen Vorfall schlagartig bekannt, allerdings wurden die entsprechenden Vorkommnisse auch mit drakonischen Strafen geahndet. Ganz zu schweigen davon, dass jeder Betroffene eines solchen Vorfalls darüber informiert werden muss. Jeder von uns kann sich die Begeisterung eines Patienten darüber vorstellen, dass seine medizinischen Daten im Hausmüll gefunden wurden. Es steht also außer Frage, dass entsprechende Dokumente fachgerecht entsorgt werden müssen. Die gängigste Methode, solche Dokumente ausreichend sicher zu entsorgen, ist das Zerkleinern in speziell dafür vorgesehenen Geräten – sogenannten Shreddern. Aber keine Sorge, Sie brauchen hier kein Gerät, dass vier- oder fünfstellige Kosten verursacht und für die sichere Vernichtung geheimdienstlicher Dokumente geeignet wäre. Auch wenn Gesundheitsdaten üblicherweise aus Sicht des Datenschützers der höchsten Schutzstufe zuzurechnen sind, erachtet die DIN 66399 eine Zerkleinerung auf eine Teilchengröße von maximal 160 mm² als ausreichend. Das entspricht einer maximalen Partikelgröße von 4 x 40 mm (Sicherheitsstufe P-4). Es spricht natürlich nichts dagegen, dass Mindestanforderungen auch übertroffen werden. Das heißt, dass es bei der Zerkleinerung von Papierdokumenten mit einem Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-5 (max. Partikelgröße 30 mm²) nochmals deutlich schwieriger wird, ein Dokument zu rekonstruieren. Eines ist jedoch sicher: Aktenvernichter, die lediglich ein Blatt des Formats DIN A4 in Längsstreifen schneiden, werden hier eher nicht für eine sichere Vernichtung taugen, während die meisten Shredder, die längs und quer zerteilen, den geforderten Mindeststandard einhalten dürften. Im Zweifel sollten Sie sich von einem Fachunternehmen beraten lassen. Soweit größere Mengen an Papier zur Vernichtung anstehen, kann es auch sinnvoll sein, mit einem professionellen und – ganz wichtig – zertifizierten Aktenvernichtungsunternehmen zusammenzuarbeiten. In diesem Fall werden dann meist verschlossene Aktencontainer zur Verfügung gestellt, die je nach Anforderung unterschiedlich dimensioniert sein können und regelmäßig von einer Fachfirma abgeholt und fachgerecht entsorgt werden. Regel 20: Lassen Sie keine Dokumente offen und für unberechtigte Dritte einsehbar in der Zahnarztpraxis herumliegen. Regel 21: Dokumente der Zahnarztpraxis dürfen in keinem Fall im Hausmüll entsorgt werden. Regel 22: Achten Sie bei der Zerkleinerung von Dokumenten auf die Partikelgröße. Lassen Sie sich ggf. von einem Fachunternehmen beraten oder greifen Sie auf den Service professioneller und zertifizierter Aktenvernichter zurück.

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