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Datenschutz in der Zahnarztpraxis

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Datenschutz ist im Berufsalltag ein immer wichtiger werdendes Thema – das auch vor der täglichen Arbeit in der Zahnarztpraxis keinen Halt macht. Die Datenschutzexperten Dr. Thomas Lenhard und Dr. Robert Kazemi zeigen, wie schon kleine Änderungen im Praxisalltag großen Einfluss auf den Schutz der Patientendaten haben können. In dieser Broschüre werden den Zahnärzten und Ihren Mitarbeitern 28 nützliche und kompakte Regeln zum Datenschutz in Zahnarztpraxen an die Hand gegeben, damit sie ihre Patientendaten richtig schützen können. Datenschutz betrifft viele Aspekte in der Zahnarztpraxis: - Die Verantwortung des Zahnarztes und seinen Mitarbeitern - Schutz der Patientendaten am Telefon und im täglichen Umgang mit dem Computer - Cloud-Computing, Internetzugriff und Betriebssysteme - Ordnungsgemäße Vernichtung von Papierdokumenten - Datenschutzbeauftrage in Zahnarztpraxen Mit diesem Wissen schützen Zahnärzte ihre Patientendaten richtig!

Vorwort Kapitel 1 6 1

Vorwort Kapitel 1 6 1 Vorwort Liebe Leser, wenn Sie die vorliegende Publikation in Händen halten, sind Sie vermutlich Zahnarzt oder zumindest im Umfeld der Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde tätig. Eines sind Sie jedoch ganz sicher, nämlich interessiert am Thema Datenschutz in der Zahnarztpraxis. Für viele ist das Thema immer noch ein Buch mit sieben Siegeln. Der Datenschutz hat aber längst eine Bedeutung in unserer Gesellschaft erreicht, die es notwendig macht, ihn als untrennbaren Bestandteil unserer Berufsausübung, insbesondere im Gesundheitswesen, zu sehen. In kurzen Abschnitten haben wir Ihnen daher in diesem Artikel einige grundlegende Informationen zusammengefasst, die für den Zahnarzt heute unumgängliches Wissen darstellen. Sollten Sie während der Lektüre Fragen haben, zu einzelnen Abschnitten oder zum Thema im Allgemeinen, so scheuen Sie sich nicht, den Autoren eine kurze E-Mail zu senden. Sie finden die Kontaktdaten im Impressum auf Seite 3. 2 Die Verantwortung für den Datenschutz liegt beim Zahnarzt selbst! Das Thema ist jedem von Ihnen hinlänglich bekannt, weshalb wir hier nicht das bereits tausendfach Gehörte wieder neu aufwärmen müssen. Allerdings bringt der Einsatz neuer Technologien hier auch neue Gefahren mit sich. Das Rad der Zeit lässt sich nicht zurückdrehen und kaum ein Zahnarzt wird auf den Einsatz eines Computers oder eines Computernetzwerks heute noch verzichten können. Dabei ist aber stets zu beachten, dass elektronische Daten einer deutlich höheren Gefährdung ausgesetzt sind als die Papierakten der Vergangenheit. Auch wenn sich der Datenschutz damit befasst, dass Daten und Informationen Ihrer Patienten nicht in die falschen Hände geraten, so ist es doch essenziell, auch Vorsorge gegen ungewollte Manipulation oder gar gegen den Verlust von Patientendaten zu treffen. Hier sollten Sie sich immer eines vor Augen halten: Die Verantwortung für die Daten Ihrer Patienten können Sie nicht delegieren. Als Zahnarzt oder Praxisbetreiber bleiben Sie immer verantwortlich für die Sicherheit und den Schutz der Patientendaten, die in der Praxis erhoben oder verarbeitet werden. Datenschutz bedeutet auch Schutz vor Verlust der Patientendaten. 3 Worauf Sie und Ihre Mitarbeiter bei Telefonaten mit den Patienten achten müssen Vielleicht ist Ihnen noch der Fall geläufig, in dem eine Radiomoderatorin einer britischen Krankenschwester vorgaukelte, die Queen höchstpersönlich am Telefon zu haben. Auf diese Weise wollte die Moderatorin an Informationen über den königlichen

Cloud-Computing in der Zahnarztpraxis Kapitel 4 7 Nachwuchs gelangen und erreichte damit schließlich neben einem Skandal den Suizid der getäuschten Krankenschwester. Ganz besonders bei Telefonaten muss sichergestellt sein, dass wir auch den Patienten/ Kommunikationspartner eindeutig identifizieren. Das geschieht mitunter dadurch, dass die Sprechstundenhelferin dann zum Beispiel fragt: „Sind Sie der Herr Mayer, der am 17. Mai 1965 geboren ist und in der und der Straße wohnt?“ Auch wenn hier noch keine medizinischen Informationen ausgetauscht wurden, so ist diese Art, jemanden zu identifizieren doch völlig ungeeignet. Was ist nämlich, wenn es sich am Telefon nicht um diesen Herrn handelt? Was, wenn er dann auch noch sagt, er wäre das, um ggf. Informationen über eine andere Person zu erhalten? Die Identifikation eines Patienten sollte nicht so erfolgen, dass man ihm Daten vorliest und fragt, ob das korrekt ist, sondern vielmehr sollte man die Daten zur eindeutigen Identifikation bei dem Anrufer abfragen. An dieser Stelle des Artikels sehen Sie bereits, dass es nicht ausreicht, wen Sie als Praxisinhaber oder als Zahnarzt mit dem Thema vertraut sind, die Mitarbeiter müssen ebenfalls dafür sensibilisiert sein, was man zum Schutz der Patienten und Ihrer Daten besser unterlassen sollte. Regel 1: Fragen Sie Daten zur Identifizierung einer Person am Telefon stets bei der Person ab, statt diese vorzulesen. 4 Cloud-Computing in der Zahnarztpraxis birgt Haftungsrisiken und bedarf der Patientenzustimmung Prinzipiell wäre eine Cloud-Nutzung auch für Zahnarztpraxen denkbar. Insbesondere wenn die Praxisverwaltungssoftware vollständig als webbasierter Service angeboten wird. Die Problematiken, denen man sich hierbei aber gegenübersieht, sind zum einen vollmundige Versprechungen von Cloud-Verkäufern, die oftmals wenig mit der Realität oder mit der tatsächlichen Absicherung Ihrer Daten gemein haben, und der Umstand, dass bei der Cloud-Nutzung eine Auftragsdatenverarbeitung vorliegt. Letztere dürfen Sie nur dann in Anspruch nehmen, wenn jeder Betroffene, das heißt jeder Patient, dessen Daten dort gespeichert werden sollen, dieser Speicherung explizit zustimmt. Darüber hinaus erfordert auch das Speichern in einer Cloud eine regelmäßige und verwertbare Datensicherung. Es dürfte ungleich schwerer für Sie sein, Daten aus der Cloud in Ihrer Praxis zu sichern, als die Sicherung eines Servers durchzuführen, der sich in Ihren Praxisräumen befindet. Schließlich erfordert die Übertragung personenbezogener Daten organisatorische und technische Maßnahmen. Das heißt, dass die Daten bereits in Ihrer Praxis verschlüsselt werden müssten, bevor Sie in eine Cloud übertragen werden. Umgekehrt dürfen die dort gespeicherten Daten nur entschlüsselt werden, soweit Sie bereits wieder auf die Rechner Ihrer Praxis rückübertragen wurden. Während der Übertragung und Speicherung müssen die Daten so verschlüsselt sein, dass der Cloud-Betreiber oder andere Dritte keinerlei Möglichkeiten haben, diese Daten zu lesen. Außerdem ist ein Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung erforderlich und es sind noch eine Vielzahl weiterer Vorgaben einzuhalten. Darüber hinaus

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