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Datenschutz in der Zahnarztpraxis

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Datenschutz ist im Berufsalltag ein immer wichtiger werdendes Thema – das auch vor der täglichen Arbeit in der Zahnarztpraxis keinen Halt macht. Die Datenschutzexperten Dr. Thomas Lenhard und Dr. Robert Kazemi zeigen, wie schon kleine Änderungen im Praxisalltag großen Einfluss auf den Schutz der Patientendaten haben können. In dieser Broschüre werden den Zahnärzten und Ihren Mitarbeitern 28 nützliche und kompakte Regeln zum Datenschutz in Zahnarztpraxen an die Hand gegeben, damit sie ihre Patientendaten richtig schützen können. Datenschutz betrifft viele Aspekte in der Zahnarztpraxis: - Die Verantwortung des Zahnarztes und seinen Mitarbeitern - Schutz der Patientendaten am Telefon und im täglichen Umgang mit dem Computer - Cloud-Computing, Internetzugriff und Betriebssysteme - Ordnungsgemäße Vernichtung von Papierdokumenten - Datenschutzbeauftrage in Zahnarztpraxen Mit diesem Wissen schützen Zahnärzte ihre Patientendaten richtig!

Die Datensicherung und

Die Datensicherung und ihre Tücken Kapitel 5 8 dürfen Patientendaten nicht in Drittländer übermittelt werden. Eine solche Übermittlung wäre bereits gegeben, wenn Sie die Cloud eines US-amerikanischen Unternehmens nutzen, selbst wenn einzelne Server des Anbieters in Europa stehen, oder wenn ein Administrator aus Indien zu Wartungszwecken auf die Daten im Rechenzentrum oder in der Cloud zugreifen kann. Alles in allem empfehlen Ihnen die Autoren daher, eher von der Verwendung von Cloud-Lösungen in der Zahnarztpraxis Abstand zu nehmen. Soweit Sie die Vorteile einer Cloud dennoch nutzen möchten, weil Sie z. B. mehrere Standorte betreiben, können Sie auf ein Online-Archiv zurückgreifen, das in Ihrer Verantwortung betrieben wird. Derartige Online-Archive sind bereits unter 2.000 € als kombinierte Hardware-/ Software-Lösung zu haben. Regel 2: Entgegen vielen Werbeversprechungen ist Cloud-Computing nicht einfach. Beachten Sie, dass Sie ggf. eine entsprechende Flexibilität auch mit anderen Maßnahmen erreichen können, ohne sich unnötigen Haftungsrisiken auszusetzen. 5 Die Datensicherung und ihre Tücken Im Zusammenhang mit der Datensicherung treten in Zahnarztpraxen sehr häufig Probleme auf. Daran sind zunächst einmal fehlende Standards in der IT-Branche schuld, weil sich heutzutage jeder, der weiß, wo ein Computer eingeschaltet wird, IT-Experte nennen darf und etwas Vergleichbares zum Handwerksmeister im Umfeld der Informationstechnologie nicht existiert. Aber Vorsicht, wenn Sie aus Qualitätsgründen deswegen auf größere Systemhäuser zurückgreifen: Sie zahlen dort i. d. R. deutlich mehr Geld für Leistungen, die häufig durch schlecht ausgebildete Mitarbeiter erbracht werden. Gerne werden dabei auch einmal Tätigkeiten, die in zwei Stunden erledigt sein könnten, auf drei Tage oder mehr ausgedehnt. So kommt es dann, dass „IT-Experten“ Ihnen Systeme installieren und zur Nutzung übergeben, deren Absicherung oftmals nicht dem Stand der Technik entspricht. Entweder werden bei Neuinstallationen von Praxisverwaltungsprogrammen überhaupt keine Datensicherungen eingerichtet oder die Datensicherung wird täglich auf die gleiche Festplatte oder auf den gleichen Rechner geschrieben, auf der sich auch die Datenbank Ihrer Praxis befindet. Versagt diese Festplatte dann nach vier oder fünf Jahren Ihren Dienst, ist nicht nur die Datenbank zerstört, sondern auch gleich die Datensicherung, aus der wir eigentlich die Datenbank wieder herstellen müssten – sehr effizient! Stellen Sie sich selbst doch einfach einmal die Frage, was es für Sie bedeutet, wenn nach fünf Jahren der Arbeit mit einem Praxisverwaltungssystem plötzlich ein totaler und irreversibler Datenverlust eintritt. Der Haken daran ist, dass Sie für die Sicherheit der in Ihrer Praxis erhobenen und verarbeiteten Daten verantwortlich sind. Diese Verantwortung kann nicht delegiert werden. Sie sollten also unbedingt darauf achten, dass hinsichtlich der Datensicherung essenzielle Standards eingehalten werden. So muss die Art und Weise, wie Daten gesichert werden, geplant und dokumentiert werden. Diese Dokumentation darf natürlich ebenso wenig wie die Sicherung auf

Die Datensicherung und ihre Tücken Kapitel 5 9 dem gesicherten Server gespeichert sein. In diese Dokumentation gehören auch schlüssige Informationen, wie die Datensicherung im Notfall zurückgespielt und das System wiederhergestellt werden kann. Die Datensicherungen sollen also günstigerweise in der Praxis täglich durchgeführt werden. Dabei sollen Sie extern gespeichert werden. Hierzu bietet sich zum Beispiel ein sogenanntes NAS (Network Attached Storage), also ein externes Speichergerät, an. Sie können natürlich auch direkt auf USB-Festplatten oder auf DVD Ihre Datensicherung schreiben. Wenigstens einmal pro Woche sollten Sie dann auch dafür sorgen, dass eine Datensicherung außerhalb der Praxis sicher aufbewahrt wird. Sollte nämlich aus widrigen Gründen die Praxis einer vollständigen Zerstörung anheimfallen, so hätten Sie immer noch einen relativ aktuellen Bestand an Daten gerettet. Soweit Datenträger (z. B. USB-Festplatten) die Praxis mit Patientendaten verlassen, ist unbedingt darauf zu achten, dass die Daten bzw. die Datensicherung verschlüsselt sind. In Anbetracht der zahlreichen Computer und Datenspeicher, die jedes Jahr beim Transport verloren gehen, teilweise in Taxis oder in der U-Bahn liegen bleiben oder auch gestohlen werden, ist die Verschlüsselung externer Datenträger eine unverzichtbare Maßnahme zum Schutz der Daten. Schließlich sollten Sie regelmäßig auch einen kleinen Rücksicherungstest mit einer Datensicherung durchführen. Dabei wird selbstverständlich nicht das Echtsystem überschrieben. Man schreibt vielmehr stichprobenweise ausgewählte Daten aus der Datensicherung (Backup) in ein Testverzeichnis und prüft damit die Konsistenz der Datensicherung. Denken Sie immer daran: Die Frage, ob ein Computer oder eine Festplatte kaputt geht, stellt sich gar nicht. Es stellt sich lediglich die Frage, wann dies geschehen wird. Anders als die klassische Karteikarte auf Papier ist die elektronische Dokumentation zudem nachträglich einfach veränderbar, ohne Spuren zu hinterlassen, sowohl in Bezug auf die Daten selbst, also den Inhalt, als auch bezüglich des Alters der Dokumente. Problematisch ist auch das Merkmal der Originalität bei eingescannten Objekten. Allein die Datensicherung in regelmäßigen Abständen ist also keinesfalls genug. Denken Sie also bei der Datensicherung auch an eine revisionssichere elektronische Dokumentation. Diese kann beispielsweise über den Einsatz qualifiziert elektronischer Signaturen mit qualifiziert elektronischen Zeitstempeln hergestellt werden. Regel 3: Sichern Sie regelmäßig die Daten. Regel 4: Speichern Sie niemals die Datensicherung auf demselben Rechner, der dadurch gesichert werden soll. Regel 5: Erstellen Sie eine Sicherungs- und Rücksicherungsplanung. Regel 6: Testen Sie die Datensicherungen regelmäßig. Regel 7: Lagern Sie Datensicherungen auch außerhalb der Praxis an einem sicheren Ort. Regel 8: Verschlüsseln Sie die Datensicherungen, die Sie außerhalb der Praxis lagern.

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