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DSGVO: Die zehn wichtigsten To-dos für Steuerkanzleien

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Pflichten, die jeder Steuerberater kennen muss Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU-DSGVO in Kraft. Die eBroschüre zeigt auf nur 16 Seiten kurz und verständlich wie Steuerkanzleien das neue Gesetz zum Datenschutz rechtskonform umsetzen können. Mit der neuen EU-DSGVO wird erstmals eine europaweit einheitliche Rechtsgrundlage geschaffen, um personenbezogene Daten besser zu schützen. Viele Steuerkanzleien sind darauf bisher nur unzureichend vorbereitet. Bis das Gesetz in Kraft tritt, sollten Kanzleien die Zeit nutzen, um sich über nötige Maßnahmen, wie die Beschäftigung eines Datenschutzbeauftragten und der Überarbeitung der Datenschutzerklärung, zu informieren. Darüber hinaus müssen auch neue datenschutzrechtliche Prozesse etabliert werden. Mit der nwb-Broschüre zur DSGVO erfahren Steuerberater, welche konkreten Schritte sie jetzt einleiten sollten (inkl. Checkliste und Beispielgrafik). Aus dem Inhalt: • Kosten der Umstellung vs. Risiken • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen • Auftragsverarbeiter überprüfen • Datenschutzbeauftragten benennen? • Datenschutzerklärung der Kanzlei-Website • Informationspflichten • Checkliste

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Die wichtigsten Grundlagen 1. Die wichtigsten Grundlagen Der Datenschutz sichert das Grundrecht auf „informationelle Selbstbestimmung“ (Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz, BVerfGE 65, 1 – Volkszählung). Geschützt sind danach sog. „personenbezogene Daten“. Das sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (Betroffene) beziehen. Beispiele sind: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, IBAN. In allen Steuerberaterkanzleien werden ständig eine Vielzahl von personenbezogenen – teils besonders sensiblen – Daten verarbeitet. Neben der Verschwiegenheitspflicht aus § 203 StGB sowie den §§ 57, 62 StBerG müssen Sie als Steuerberater daher auch geltendes Datenschutzrecht beachten, um die Daten Ihrer Mandanten, Dienstleister, Partner und Mitarbeiter zu schützen. Ab dem 25. Mai 2018 gilt auch in Deutschland die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union. Durch das neue EU-Recht werden unmittelbar das bisherige Bundesdatenschutzgesetz (BDSG a. F.) und die EU-Datenschutzrichtlinie (Richtlinie 95/46/EG), auf der das BDSG basiert, abgelöst. Zeitgleich tritt ein dazu gehöriges neues Bundesdatenschutzgesetz (BDSG n. F.) in Kraft, das die DSGVO zum Teil modifiziert und konkretisiert. Die DSGVO soll außerdem wohl 2019 ergänzt werden durch die noch in Abstimmung befindliche EU-e-Privacy-Verordnung, die Internet- und Telemediendienste betreffen wird. Ziel der DSGVO ist zunächst ein weitestgehend einheitliches Datenschutzrecht innerhalb der EU. Darin sollen vor allem die Rechte und Kontrollmöglichkeiten derjenigen gestärkt werden, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden (Betroffene). Die DSGVO schafft neue Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung und intensiviert die Pflichten der betroffenen Unternehmen (Verantwortliche). Sie müssen als Steuerberater im Hinblick auf ihre eigene rechtliche, betriebliche und technisch-organisatorische Struktur eine Vielzahl von Vorgaben beachten, um etwa Transparenz, Kontrolle und Sicherheit der gesammelten Nutzerdaten vor unbefugten Zugriffen Dritter zu gewährleisten. Anders als noch das BDSG a. F. wird die DSGVO mehr Einfluss auf den Alltag in der Steuerberatungskanzlei haben. Daher ist es für Sie sehr wichtig, sich jetzt (wenn nicht schon geschehen) um die Umsetzung der neuen Regelungen zu kümmern und neue datenschutzrechtliche Prozesse zu etablieren. Gerade, wenn Sie noch nicht gehandelt haben, sollten Sie dringend die Maßnahmen in Ihrer Kanzlei umsetzen, die wir Ihnen in dieser eBroschüre vorstellen. Zusätzlich sollten Sie auf Ihren Berufszweig zugeschnittene, praxistaugliche Literatur hinzuziehen, um die zentralen Fragen des neuen Datenschutzrechts für Ihre Kanzleiorganisation beantworten zu können. 2. Kosten der Umstellung vs. Risiken Kommt auf Ihre Kanzlei ein „Mehr“ an Aufwand und Kosten zu? Ja. Steuerkanzleien müssen einige ihrer Prozesse anpassen – und dadurch werden ihnen auch Mehrkosten entstehen, nicht nur am Anfang der Umstellung, sondern auch im laufenden Kanzleialltag. Denn Steuerberaterkanzleien verarbeiten systematisch auch sensible personenbezogene Daten (Art. 9 DSGVO), für welche die DSGVO ein hohes Schutzniveau vorschreibt. Mehraufwendungen am Anfang fallen zunächst an für die Erstellung eines DSGVO-konformen Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, das kleinteilig all Ihre Prozesse, in denen Daten verarbeitet werden, auflistet. Allein der Überblick über die eigenen Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, nimmt sicherlich einige Zeit in Anspruch. Kanzleileitungen sind darüber hinaus dafür verantwortlich, die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze gegenüber der Aufsichtsbehörde nachzuweisen (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Das führt dazu, dass Kanzleien nun all ihre Datenverarbeitungstätigkeiten sowie die Maßnahmen dokumentieren müssen, die sie sonst zur Einhaltung der Anforderungen der DSGVO getroffen haben. Zudem müssen Ihre Verträge mit all Ihren externen Dienstleistern überprüft werden. Darunter fallen z. B. Cloud-Anbieter, externe Rechenzentren oder sonstige Dienstleister außerhalb Ihrer Kanzlei, die für Sie personenbezogene Daten Dritter verarbeiten (Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO). Auch müssen Sie ein speziell auf Ihre Kanzlei abgestimmtes Datenschutzkonzept erstellen, z. B. im Hinblick auf Ihre Informationspflichten, Betroffenenrechte und die Sicherheit Ihrer IT-Systeme. Des Weiteren werden Sie Solmecke | DSGVO: Die zehn wichtigsten To-dos für Steuerkanzleien | NWB Verlag 5

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