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eBroschüre Wie Rechtsanwaltskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben

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Kaum ein Rechtsanwalt ist nicht von teilweisen oder totalen Forderungsausfällen betroffen. Mehrmonatige Außenstände sind keine Seltenheit. Häufig kämpfen dann die Rechtsanwaltskanzleien selbst mit Liquiditätsproblemen. Damit dies nicht so weit kommt, sollten Rechtsanwälte frühzeitig ein effektives Forderungsmanagement entwickeln. Eine Möglichkeit, die seit 2008 auch Rechtsanwälten zugänglich ist, ist die Beauftragung einer Verrechnungsstelle. Viele Rechtsanwälte scheuen dieses Forderungsmanagement durch Factoring aufgrund von Vorurteilen und fehlenden Kenntnissen in der Praxis. Die kostenlose eBroschüre aus dem Deutschen Anwaltverlag durchleuchtet auf 20 Seiten knapp und verständlich alle Aspekte des Themas und zeigt auf, wie Factoring für Rechtsanwälte funktionieren kann. So erhalten Sie eine umfangreiche Informationsgrundlage zum Factoring für Rechtsanwälte. Aus dem Inhalt: - Gründe für Forderungsausfälle - Finanzierungsmöglichkeiten für Rechtsanwälte - Rechtliche Aspekte des Factorings - Funktionen des Factorings (Finanzierungs-, Dienstleistungs- und Versicherungsfunktion) - Arten des Factorings - Übersicht, Kosten und Voraussetzungen - Praktischer Ablauf - Vor- und Nachteile des Factorings - Erfahrungen aus der Praxis - Weiterführende Literatur

9. Praktischer Ablauf

9. Praktischer Ablauf des Factoring oder • Maßnahmen der Einzelzwangsvollstreckung des Factors gegen den Debitoren nicht zur vollen Befriedigung geführt haben. Wird das echte Factoring gewählt, kann dies optional im stillen oder offenen Verfahren durchgeführt werden. Beim stillen Factoring wird die Abtretung dem Debitoren gegenüber nicht offengelegt. Die Vertragspartner können aber auch vereinbaren, dass das Forderungsausfallrisiko und die Kosten für die gerichtliche Beitreibung bei der Kanzlei verbleiben (unechtes Factoring). Unabhängig vom Abschluss eines Factoringvertrags besteht auch die Möglichkeit des reinen Forderungsmanagements. In diesem Rahmen kann der Factor Rechnungs- und Mahndruck entweder auf seinem Geschäftsbogen oder dem der Kanzlei vornehmen. Zudem besteht auch die Möglichkeit, eine mündliche Mahnstufe zu vereinbaren. Dazu ist es notwendig, dass die Kanzlei dem Factor sowohl aktuelle Rufnummer als auch E-Mail-Adresse seiner Debitoren übermittelt. 9.1.2 Bruttojahresumsatz Grundlage des Factoring und vor allem der damit verbundenen Gebühren ist der Bruttojahresumsatz. Davon zu unterscheiden ist der angediente Umsatz. Das bedeutet, die Kanzlei muss grundsätzlich weder ihren kompletten Jahresumsatz noch einen irgendwie bezifferten Mindestumsatz andienen. Umsätze von Debitoren, die die Honorare z.B. durch Lastschrift rechtzeitig und in voller Höhe entrichten, müssen also dem Factor nicht unbedingt angedient werden. Insoweit kann das Forderungsmanagement in der Kanzlei verbleiben. Allerdings sollten nicht ausschließlich die schlechten Risiken Gegenstand des Factoring sein. Einige Anbieter im Markt fordern allerdings einen festen Mindestumsatz bzw. einen prozentualen Anteil am Gesamtumsatz. 9.1.3 Kanzlei-Limitkonto Auf der Grundlage des angedienten Bruttojahresumsatzes wird der Kanzlei ein sog. Kanzlei-Limitkonto eingerichtet, innerhalb dessen die Kanzlei alle ihre bestehenden und künftigen Forderungen aus dem Steuerberatungsverhältnis mit den Debitoren an den Factor abtritt. Die Festlegung des Limits hilft dem Factor, das Ausfall- und Forderungsrisiko besser kalkulieren zu können. Es beträgt grundsätzlich 1/8 des angedienten Umsatzes; dabei wird eine durchschnittliche Forderungslaufzeit von 45 Tagen (45/360 = 1/8) zugrunde gelegt. Das Kanzleilimit kann höher festgelegt werden, z.B. wenn die Forderungslaufzeit von vorneherein länger gewählt wird oder bei Kanzleien in Urlaubsregionen mit Saisongeschäft. Das Limit in Höhe von 1/8 des Bruttojahresumsatzes ist meist ausreichend, da dieser nicht auf einmal erwirtschaftet wird, sondern sukzessive im Verlauf des Wirtschaftsjahrs. Insoweit wäre ein dem Bruttojahresumsatz entsprechendes Kanzlei-Limitkonto unnötig. Der Factor ist verpflichtet, Honorarforderungen bis zur Höhe dieses Limits anzukaufen. Beispiel: Angedienter Bruttojahresumsatz (BJU): 160.000 € Kanzlei-Limitkonto 1/8 des BJU: 20.000 € Der Factor kauft gleichzeitig Forderungen bis 20.000 € an. Wenn das Limit erschöpft ist, werden die Forderungen als Abwicklungsforderungen behandelt und nachgekauft, wenn das Kanzleilimit durch Begleichung von Forderungen der Debitoren wieder frei geworden ist. Auf der Grundlage des Ankaufs wird auch für Debitoren ein Limit (z.B. 1.500 €) vergeben, bis zu dessen Höhe Forderungen erworben werden. Dies ist wie ein Kontokorrent zu sehen. Zahlt der Debitor zügig binnen zwei Wochen nach Rechnungsdatum, kann theoretisch ein Honorarumsatz von 52/2 * 1.500 € = 39.000 € im echten Verfahren p.a. angekauft und ausgezahlt werden. Gilgan | Wie Rechtsanwaltskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben | Deutscher AnwaltVerlag 24

9. Praktischer Ablauf des Factoring Die Inanspruchnahme/Auslastung des Kanzlei-Limitkontos liegt nach statistischen Erhebungen eines Anbieters im Jahreszeitraum zwischen 58 und 82 % 19 . Bei dieser Erhebung handelt es sich um angeschlossene Kanzleien, die ihren Brutto-jahresumsatz um Factoreinzüge und A-Mandate gekürzt haben und so einen Factoring-Jahresumsatz in Höhe von 65–80 % ihres Brutto-Kanzleiumsatzes zum Factoring-Ankauf geben. 9.1.4 Bestimmung der Fälligkeiten Im Rahmenvertrag legt die Kanzlei auch die Fälligkeit der Honorarforderung fest. Die Bestimmung der Fälligkeit kann für jeden Debitoren individuell erfolgen und jederzeit den aktuellen Mandatsverhältnissen angepasst werden. 9.1.5 Mahnläufe Ebenfalls im Rahmenvertrag werden die Mahnläufe geregelt. Auch hier bestimmt die Kanzlei selbst, wann und wie oft welcher Debitor gemahnt wird. Diese Bestimmung ist nicht nur bei Vertragsschluss, sondern jederzeit möglich. So kann die Kanzlei jederzeit individuell auf die wirtschaftliche Situation des Debitors eingehen und das Mahnwesen entsprechend steuern. 9.1.6 Zahlungseingänge Der Factor richtet für jeden Rechtsanwalt ein eigenes Konto ein; Zahlungen des Debitors fordert er auf dieses Konto ein. Dadurch wird der direkte Zahlungsrückfluss an den Factor erreicht. 9.2 Ausführungsverträge In Ausführung des Rahmenvertrags werden nachfolgend die Honorare im Rahmen des Kanzlei-Limitkontos abgetreten. Die Abwicklung erfolgt durch Einreichung der Rechnungen an den Factor. Soweit die Einreichung elektronisch erfolgt und daher das Formerfordernis des § 10 Abs. 1 RVG in Form der eigenhändigen Unterschrift des Rechtsanwalts in Rede steht, lässt sich dieses Schriftformerfordernis entweder im Rahmen des Anwaltsvertrags abbedingen oder später im Fall eines Honorarprozesses bis zum Schluss der mündlichen Verhandlung nachholen. Empfehlung: Falls es zum Honorarprozess kommt, sollte dem Debitoren vor Klageerhebung die Rechnung sicherheitshalber noch einmal im Original unterschrieben zugeleitet werden (z.B. mit der letzten Mahnung), damit Einwendungen gegen die Fälligkeit und damit den Klageanlass definitiv ausgeschlossen sind. Sobald die Rechnung durch den Factor erfasst ist, erfolgt die Auszahlung des Rechnungsbetrages – anbieterabhängig in voller Höhe ohne Abzüge oder abzüglich eines Sicherheitseinbehalts – auf das Konto der Kanzlei. 20 In der Regel ist das Geld spätestens 36 Stunden nach Einreichung der Rechnung für die Kanzlei verfügbar. 19 Erhebung bei Factoringkunden der DEGEV eG 2014 20 Hinweis: Das ist das Geschäftskonto des Rechtsanwalts, nicht sein für Zwecke der Zahlung von Debitoren vom Factor eingerichtetes Konto. Gilgan | Wie Rechtsanwaltskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben | Deutscher AnwaltVerlag 25

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