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eMagazin kanzleimarketing.de 02/2018

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Die zweite Ausgabe vom Marketing-Fachportal für Anwälte und Steuerberater beleuchtet Kanzleimarketing erneut aus ganz unterschiedlichsten Bereichen: Wessen Kanzleihomepage noch nicht DSGVO-konform ist, liest im Beitrag von IT-Rechtler Sebastian Dramburg die wichtigsten To-Dos. Im Artikel von Anna Leitner geht es um etwas, das immer da ist, aber selten besprochen wird – Lichtverhältnisse in Kanzleiräumen. Darüber hinaus bietet die das neue eMagazin auch Tipps zu zwei wichtigen Marketing-Instrumenten: Professionelles Texten und Projektmanagement. Lesen Sie in dieser Ausgabe - Sebastian Dramburg: DSGVO, Kanzleiwebsite etc.: Gehen Sie es an! - Anna Leitner: Beleuchtung: Warum gutes Licht in der Kanzlei wichtig ist - Claudia Frickel: Wie Sie mit der Headline Leser ansprechen – oder abschrecken - Liane Allmann und Friederike Foitzik: Projektmanagement in Kanzleien - Jens Schleifenbaum: SEO & Googles Mobile First Index: kein Grund zur Panik! Das eMagazin bietet eine Auswahl der kompaktesten und konkretesten Ratschläge für Rechtsanwälte und Steuerberater. Im Weblog des Fachportals kanzleimarketing.de finden Sie noch viele weitere Themen rund um Kanzleimarketing. ISBN: 978-3-96225-015-7 Über kanzleimarketing.de Das eMagazin von kanzleimarketing.de ist das Magazin zum Fachportal, das Rechtsanwälten und Steuerberatern kostenlose Informationen rund um Kanzleimarketing bietet – vom klassischen Offline-Marketing bis hin zum modernen Online-Marketing. Ins Leben gerufen wurde kanzleimarketing.de durch den FFI-Verlag. Mit Rechtsanwältin und Wirtschaftsjuristin Pia Löffler als Herausgeberin konnte der FFI-Verlag eine versierte Expertin für das Projekt gewinnen.

Online-Marketing –

Online-Marketing – Recht DSGVO, Kanzleiwebsite etc.: Gehen Sie es an! Von Sebastian Dramburg Die Suchbegriffe „DSGVO“ und „Bußgelder“ zählen vermutlich zu den häufigsten, die aktuell im Zusammenhang mit der Datenschutz-Grundverordnung in Suchmaschinen eingegeben werden. Lesen Sie den Artikel auch auf kanzleimarketing.de Gerne wird versucht, mit den erhöhten Bußgeldern und Schadensersatzansprüchen den Druck zur Umsetzung der DSGVO zu verstärken. Um Bußgelder soll es in diesem Beitrag aber nicht gehen. DSGVO – worum geht es? Ab dem 25. Mai 2018 gilt ein neues Datenschutzrecht, und zwar europaweit. Erfasst sind alle Lebensbereiche, sodass auch Kanzleien aufgrund der neuen Regelungen Maßnahmen ergreifen müssen. Jeder, der personenbezogene Daten von Menschen erhebt, die in Europa leben, muss die neuen Vorgaben berücksichtigen. Aus deutscher Sicht kann gesagt werden, dass ein wesentlicher Teil der bekannten Prinzipien im Datenschutz beibehalten werden. Da das alte Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zum 25. Mai 2018 nicht mehr in Kraft sein wird, kommt trotzdem einiges an Arbeit auf Privatwirtschaft und Behörden zu. Kanzleiwebseiten und Datenschutzerklärung Nahezu jede Anwalts- und Steuerberaterkanzlei hat mittlerweile eine eigene Präsenz im Internet – in den meisten Fällen auch mit einem entsprechenden Datenschutzhinweis, der nicht erst mit dem 25. Mai notwendig wird. Der Text dieser Datenschutzerklärung muss nun bis zum 25. Mai neu erstellt bzw. auf die DSGVO angepasst und z. B. auf der Kanzleiwebsite entsprechend veröffentlicht werden. Mitunter muss auch die Seite technisch überarbeitet werden, sodass beispielsweise die Inhalte aus einem Kontaktformular nur verschlüsselt (SSL-Zertifikat) übertragen werden. Eine entsprechende SSL-Verschlüsselung der Website, die auch positive Effekte für die Suchmaschinenoptimierung (SEO) hat, wird von Web-Agenturen im Zweifel auch kurzfristig eingerichtet. Beachtet man vor allem diese beiden Vorgaben nicht, ist die Kanzleiwebsite abmahngefährdet. Vor allem „findige“ Kollegen, können hier Fehler wettbewerbsrechtlich abmahnen. Aber auch andere Vorgänge auf der Kanzleiwebsite können datenschutzrechtlich relevant sein und müssen deshalb überprüft werden, wie das folgende Beispiel zeigt: Während die Datenübertragung bei Nutzung eines Google Maps-Kartenausschnitts noch als berechtigtes Interesse des Seitenbetreibers gerechtfertigt werden kann (vgl. Art. 6 Abs. 1 Nr. f) DSGVO), ist dies zum Beispiel bei sog. Webfonts nicht der Fall. Hierbei werden Schriftarten bei einem Drittanbieter (z. B. Google oder Adobe) gehostet und zugleich bestimmte Daten eines Seitenbesuchers übertragen. Da das eigene Hosten von Schriftarten genauso gut möglich ist, gibt es für die Nutzung von fremdgehosteten Schriftarten insofern keine Rechtfertigung. Eine datenschutzkonforme Umsetzung ohne Webfonts ist aber auch in den meisten Fällen problemlos möglich. Datenschutzbeauftragter in der Datenschutzerklärung Wichtig ist außerdem: In aktuellen Datenschutzerklärungen muss der Datenschutzbeauftragte (DSB) der Kanzlei benannt werden. Grundsätzlich muss ein DSB erst bestellt werden, wenn in der Kanzlei zehn oder mehr Personen Daten verarbeiten. Allerdings herrscht hier derzeit Unsicherheit, ob auch in manch einer kleinen Kanzlei ein DSB bestellt werden muss. Denn werden personenbezogene Daten verarbeitet, die über Rasse, ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben einer Person informieren 4

Recht – Online-Marketing („besondere Kategorien personenbezogener Daten“), muss ebenfalls ein DSB bestellt werden – unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter. Streng genommen könnte so die Pflicht zur Bestellung eines DSB auch kleine Kanzleien treffen, z. B. im Bereich Medizinrecht, Strafrecht oder Steuerberatung. Da die Verarbeitung von sensiblen personenbezogenen Daten aber nicht zu den Kerntätigkeiten des Verantwortlichen – also des Anwalts – gehört, es bei anwaltlicher bzw. steuerberatender Tätigkeit aber in erster Linie um Beratung geht, kann man durchaus der Auffassung sein, dass diese Ausnahme auch in Fällen von Medizinrechtskanzleien etc. nicht greift. Hier ist derzeit nicht sicher, wie Behörden diesen Punkt abschließend bewerten. All das zeigt, dass die gesamte Kanzleiwebsite im Hinblick auf den Datenaustausch beurteilt werden muss, um im Anschluss eine maßgeschneiderte, abmahnsichere Lösung für eine individuelle Datenschutzerklärung erstellen zu können. Kanzleiinterne Dokumentation und Auftragsdatenverarbeitung Außerdem ist jede Kanzlei verpflichtet, ein sog. internes Verfahrensverzeichnis zu erstellen. Hierunter kann man sich eine Tabelle vorstellen, die alle in der Kanzlei erfassten Daten auflistet und dokumentiert, wie diese Daten verarbeitet und auch gelöscht werden. Allerdings geht es hier nicht darum, jeden erfassten Datensatz einzeln zu dokumentieren, sondern darum, die Prozesse für bestimmte Datensätze und Abläufe zu dokumentieren. Das soll den Umgang mit personenbezogenen Daten in der Kanzlei dokumentieren und ist in erster Linie für die Aufsichtsbehörden gedacht. Veröffentlicht werden muss dieses Verzeichnis nicht. Insofern besteht hier keine Abmahngefahr aus dem Kollegenkreis, sondern „nur“ das Risiko behördlicher Überprüfungen und Beanstandungen. Wichtig ist dabei auch, ob Dritte, die nicht in der Kanzlei beschäftigt sind, Zugriff auf personenbezogene Daten haben (könnten), also z. B. der externe IT-Dienstleister, der Cloud-Anbieter, der Anbieter der Kanzleisoftware, der per Fernwartung auf den Kanzleiserver zugreifen kann etc. In diesen Fällen muss dringend geprüft werden, ob ggfs. ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit den Dienstleistern abgeschlossen werden muss. Fazit Jede Kanzlei sollte zum 25. Mai 2018 mindestens die Datenschutzerklärung auf der eigenen Kanzleiwebsite an die Anforderungen der DSGVO anpassen. Denn es ist nicht auszuschließen, dass „schwarze Schafe“ diesen Moment nutzen, um wettbewerbsrechtliche Abmahnungen auszusprechen. Der Aufwand für diese Maßnahme ist überschaubar. Außerdem sollte man bedenken, dass eine aktuelle Datenschutzerklärung ein gewisses Aushängeschild für potenzielle Mandanten sein kann. Für die übrigen Punkte, interne Organisation und Klärung der Auftragsbearbeitung, sollte man nicht allzu lange warten, auch wenn hierfür nach dem 25. Mai sicher noch Zeit ist. Sebastian Dramburg ist Fachanwalt für IT-Recht und Fachanwalt für Medien- und Urheberrecht. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen auf dem Gebiet des digitalen Wirtschaftsrecht für Startups, Freiberufler und KMUs. www.medienrechtberlin.de www.lawbster.de Noch mehr zum Thema Recht gibt es auf kanzleimarketing.de: Serie „Urheber- und Medienrecht“ Teil 1: Die Kanzleiwebsite – Texte und Bilder korrekt nutzen Partner für professionelles Kanzleimarketing finden Sie hier Noch mehr Tipps in Sachen DSGVO gefällig? Schauen Sie mal auf MkG-online vorbei: Die 10 wichtigsten Maßnahmen zur DSGVO: Das müssen Sie jetzt umsetzen! EU-DSGVO: Auswirkungen auch auf den Beschäftigtendatenschutz? 5

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