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Fachinfo-Magazin MkG Ausgabe 06/18

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DSGVO, Mitarbeiterführung und der gekonnte Umgang mit schwierigen Mandanten In der letzten Ausgabe von 2018 zieht Martin Erlewein noch mal ein Fazit zum präsentesten Thema des Jahres: Die DSGVO. Was fehlt der Richtlinie? Wo gibt es Unsicherheiten? Zusätzlich erklärt Christine Kudla im Interview, warum es sich lohnt, in Referendare als Kanzlei-Nachwuchs zu investieren. Ronja Tietje verrät dagegen, welche Bedeutung eine gute Personalführung in Kanzleien hat. In dieser Ausgabe lesen Sie: ►Martin Erlewein: Sechs Monate DSGVO! Die Fragezeichen bleiben ► Interview mit Christine Kudla: Feedback statt Incentives: Wie binde ich den Nachwuchs an meine Kanzlei? ► Interview mit Ronja Tietje: Von wegen Alleinkämpfer: Warum Wertschätzung von Kanzleimitarbeitern so wichtig ist ► Detlef Burhoff: Die Abtretung des Kostenerstattungs-anspruchs – was ist bei § 43 RVG zu beachten? ► Dr. Jörg Kupjetz: Die sechs goldenen Vertragsregeln: So holen Sie das Beste für Ihren Mandanten raus ► Dr. Anja Schäfer: Wie Ihnen als Anwalt die Kommunikation mit schwierigen Mandanten gelingt

KANZLEIPRAXIS

KANZLEIPRAXIS ................................................................................................................................................................................................................... Ein Vertrag braucht keinen Schönheitspreis. Er muss klar und verständlich sein. So knapp wie möglich, 3. so ausführlich wie nötig. Kennen Sie Kollegen, die stundenlang an Verträgen rumdoktern, in der Hoffnung, hierfür den Friedenspreis des Deutschen Buchhandels zu bekommen? Oder vielleicht auch, weil sie einfach nicht abgeben können? Verträge sollten stimmig, richtig interpunktiert und möglichst nicht mit Rechtschreibfehlern ausgestattet sein. Es ist sogar erlaubt, nach weniger als 20 Wörtern einen Punkt („.“) zu machen und erst danach einen neuen Satz zu beginnen. Aufzählungen sind zwar sprachlich simpel, aber es funktioniert und das Wichtigste: Viel mehr Leute werden Sie verstehen. Hamstern sollten wir bei Verträgen auch nicht. Klar, ich finde auch fast täglich in irgendeinem Vertrag eine tolle Klausel, aber muss ich die deshalb gleich in alle meine Verträge einbauen? Nein, nur wenn ich sie brauche und nicht, weil ich mich doppelt und dreifach absichern möchte (gegen was eigentlich?). Ein Vertrag ist niemals richtig oder 4. falsch. Er muss nur das wiedergeben, was die Vertragsparteien wollen. Diese Regel klingt erst einmal seltsam. Gerade Berufsanfänger haben beim Abfassen von Verträgen den tiefen Drang, alles absolut gesetzeskonform niederzuschreiben. Natürlich gibt es rechtliche Grenzen (das Recht der AGBs, Verbraucherschutz etc.), es gibt aber auch die Vertragsfreiheit und Parteiautonomie. Vergessen Sie dies nicht und lassen Sie, gerade im B2B-Bereich, den Parteiwillen regieren! Ein Vertag muss alles enthalten, was 5. geregelt werden soll. …und Nebenabsprachen sind zu vermeiden. Vertrauen ist gut, Hinschreiben ist besser. Nicht selten erlebe ich es, dass eine der Vertragsparteien das Blaue vom Himmel zusagt, es aber partout nicht im Vertrag niedergeschrieben sehen will. Hier werden dann interne Gründe („die Rechtsabteilung“, „bloße Formalie“) vorgeschoben, die Sie bitte niemals überzeugen sollten. Ein Vertrag, der nach seiner Unterschrift noch einmal geändert werden 6. muss, kostet Geld. In unzähligen Fällen mussten Verträge im Nachgang wieder geändert werden, weil die Parteien sich vorher nicht ausreichend Gedanken über bestimmte Punkte gemacht haben. Nun könnte man sagen, dass dies gut für uns Juristen ist, da wir erneut verdienen. Es kann aber in manchen Fällen auch der unterschwellige Vorwurf entstehen, dass man als Anwalt selber unsorgfältig gearbeitet und zu wenig mitgedacht hat. Wenn Sie Ihre Mandanten aktiv darauf hinweisen, werden sie es Ihnen mit Vertrauen, Bindung und Weiterempfehlungen danken. FAZIT: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche! Verträge sind das Fundament für wirtschaftlich Gewolltes. Nicht mehr und nicht weniger. Meine sechs goldenen Regeln sind eine erste Hilfe, um dies umzusetzen. Vielleicht finden Sie zusätzlich zu diesen auch noch eine persönliche goldene Regel, die Sie beim Mandanten und in der Vertragsverhandlung erfolgreich macht. Zum Buch: Verträge verstehen für Nicht-Juristen 249 S., redline Verlag, EUR 16,99 ISBN: 978-3-86881-676-1 Mit kollegialen Grüßen Dr. Jörg Kupjetz Rechtssichere GRATIS-Vorlagen für Ihre Mandanten Das Plus für Ihre Kanzleiwebsite Attraktiver Mehrwert für die Homepage Ihrer Kanzlei Vom Wettbewerb abheben – Mandanten binden Sichtbarkeit im Internet erhöhen – mehr Mandate generieren 14 // FACHINFO-MAGAZIN 1. Vorlagen auswählen und herunterladen 2. Auf der eigenen Website anbieten 3. Gratis-Download durch Mandanten www.formblitz.de/kanzlei-website

KOMMUNIKATION ................................................................................................................................................................................................................... WIE IHNEN ALS ANWALT DIE KOMMUNIKATION MIT SCHWIERIGEN MANDANTEN GELINGT DR. ANJA SCHÄFER Rechtsanwältin Dr. Anja Schäfer war acht Jahre für eine große mittelständische Kanzlei in NRW auf dem Gebiet des Verwaltungsrechts tätig. Heute unterstützt und berät sie von Berlin aus hauptsächlich Rechtsanwältinnen bei Fragen zur strategischen Ausrichtung, zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung, zur Kommunikation im Business sowie zum Auf- und Ausbau des eigenen Netzwerkes. Über eine authentische, klare Kommunikation mit Herz im Business spricht sie regelmäßig in ihrem Podcast, dem „Kommunikationstango“. Neben ihrer Tätigkeit als Business-Coach und Mentorin ist sie Lehrbeauftragte an verschiedenen Hochschulen, hält Vorträge, gibt Workshops und engagiert sich im Deutschen Juristinnenbund sowie der Arbeitsgemeinschaft Anwältinnen. www.anja-schaefer.eu Empfinden Sie mitunter Gespräche mit schwierigen Mandanten als einen ständigen Drahtseilakt zwischen verschiedenen kommunikativen Fettnäpfchen? Erfahren Sie im Folgenden von Rechtsanwältin und Business Coach Dr. Anja Schäfer, wie Ihnen die Kommunikation mit herausfordernden Mandanten gelingt, indem Sie diese in den Mittelpunkt Ihrer Aufmerksamkeit stellen, Fragen stellen, aktiv zuhören und sich auf den Nutzen, den Ihr Gegenüber durch Sie erreichen will, fokussieren. 1. STELLEN SIE DEN MANDANTEN IN DEN MITTELPUNKT DER KOMMUNIKATION Im heutigen Service-Zeitalter ist es wichtiger denn je, den Menschen in den Mittelpunkt der Mandatskommunikation zu stellen. Dies gilt für jeden Mandanten, unabhängig davon, ob Sie diesen leicht für sich begeistern oder er eine kommunikative Herausforderung darstellt. Voraussetzung einer erfolgreichen Mandatskommunikation ist Ihr wirkliches Interesse am einzelnen Mandanten und seinen Themen. Dies gilt besonders für die sog. schwierigen Mandanten, also Menschen, die Sie erst noch von Ihrer Expertise überzeugen müssen. Sammeln Sie alle Informationen, die Sie von bzw. über die betreffende Person und das potentielle Mandat bekommen können, um diese später u. a. für die Präsentation Ihres Angebotes zu nutzen. Fokussieren Sie sich in jedem Gespräch auf den Nutzen und die Ziele, den Ihr (im Einzelfall auch zukünftiger) Mandant – im besten Fall mit Ihnen oder durch Sie – erreichen will. Da entgegen allgemeiner Erwartungen die allermeisten Entscheidungen emotional getroffen werden, sind Zahlen, Daten oder Fakten zu der von Ihnen angebotenen Dienstleistung zunächst zweitrangig. Der Beratungsvertrag wird zwischen Menschen abgeschlossen. Die einzige variable Komponente sind Sie als Anwalt (im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern) und Ihre Fähigkeit, den Mandantennutzen aufzugreifen und diesen durch Ihre Kommunikation und Ihr Auftreten sowie die nachfolgende Bearbeitung des jeweiligen Mandats an Ihre Kanzlei zu binden. 2. STELLEN SIE FRAGEN Wenn Sie mit Ihrem Mandanten – vor allem, wenn dieser von unzugänglicher oder leicht aufbrausender Natur ist – ins Gespräch kommen wollen, müssen Sie dessen Neugier wecken. Dies gelingt Ihnen, wenn Sie selbst neugierig sind, und viele offene Fragen zur Person und/oder Sache stellen. Vermeiden Sie solche, die der andere nur mit einem „Ja“ oder „Nein“ beantworten kann. Achten Sie des Weiteren darauf, dass Sie wohlwollend fragen. Häufig werden Fragen unbewusst wertend, kritisch oder belehrend formuliert, was sich nicht unbedingt förderlich auf das jeweilige Gespräch und die spätere Mandatsbeziehung auswirkt. Setzen Sie Fragen bewusst ein, um nicht nur notwendige Informationen zu erhalten, sondern auch, um das Gespräch zu führen. Lassen Sie Ihren Mandanten von sich und/oder seinen Themen erzählen. Bereits Goethe sagte wohl: „Wer nicht neugierig ist, erfährt nichts.“ Nutzen Sie die Fragestellungen daher strategisch, um vorab und im Einzelfall zu klären, was Ihr Mandant von Ihren Vorschlägen hält, oder wie gegebenenfalls die gewünschte Unterstützung aussehen soll. 15 // FACHINFO-MAGAZIN

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