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MkG-Sonderausgabe: Die Wahl der ersten Anwaltssoftware

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Die erste Sonderausgabe startet mit dem Thema „Die Wahl der ersten Anwaltssoftware und wie man sie effizient nutzt“. Von der Fachautorin Ilona Cosack, Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, erhalten junge Anwälte Expertentipps als Entscheidungsgrundlage, um für ihre Kanzlei die richtige Wahl zu treffen. Marktübersicht inklusive Ergänzend geben 15 „Dos and Don’ts“ konkrete Tipps zur Auswahl, Einsatz und optimalen Nutzung der Software. In einer aktuellen und umfangreichen Marktübersicht stellt MkG Anbieter vor, die vor allem für junge Anwälte und kleine und mittlere Kanzleien in Frage kommen. Inhaltsübersicht Brauche ich eine Anwaltssoftware? Nutzen, Vorteile, Nachteile, Pro und Kontra Auswahl: Bedürfnisse, Preis-/Leistungsverhältnis Workflow: Regeln, Musterformulare, Optimierung, Kanzleiablauf Dos and Don´ts: 15 Tipps zur Auswahl, Einsatz und optimalen Nutzung Marktübersicht Kanzleisoftware: Bekannteste Anbieter auf einen Blick

Workflow e) Verwenden

Workflow e) Verwenden Sie Musterformulare! Überlegen Sie bei jedem Text, der erstellt wird, ob er sich für ein Muster eignet. Auch wenn es bequemer ist, womöglich jetzt schnell das Schreiben zu diktieren, zahlt sich die Mühe aus, sobald der Text ein weiteres Mal verwendet werden kann. Arbeiten Sie im Idealfall mit Platzhaltern bei variablen Daten. So können mühelos in vielen Rechtsgebieten Musterformulare mit den Daten der Akte gefüllt werden und es wird viel Zeit gespart. Muster helfen auch beim Einsatz von neuen Mitarbeitern und Urlaubsvertretern, so gelingt es, einen einheitlichen Standard zu setzen. f) Erstellen Sie ein eigenes Kanzlei-Handbuch Viele Standard-Kontenrahmen sind überdimensioniert Legen Sie für alle Bereiche fest, wie die Software genutzt wird, damit Sie das Potential der Software ausschöpfen. Wer erstellt wann welche Rechnungen? Wie erfolgt das eigene Mahnwesen? Sollen hier Automatikfunktionen genutzt werden oder ist eine manuelle Kontrolle sinnvoll? g) Die Buchhaltung ist das Cockpit Bietet die Buchhaltung einen tagesaktuellen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben? Erfolgt die Aktenbuchhaltung zusammen mit der Finanzbuchhaltung? Sind die statistischen Auswertungen mit dem Kontenrahmen verknüpft? Passen Sie den Kontenrahmen an die Bedürfnisse der Kanzlei an. Die Standard-Kontenrahmen sind überdimensioniert und enthalten häufig Konten, die in der Kanzlei gar nicht benötigt werden. Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen. Benötigt dieser die Auswertungen als Export für seine Software? Wie erfolgt dieser Export? Stimmen Sie auch den Kontenrahmen mit Ihrem Steuerberater ab, damit unnötige Buchungen vermieden werden. Wenn Sie die Buchhaltung auslagern, kann im Idealfall der Steuerfachangestellte die Buchungen in Ihrer Anwaltssoftware vornehmen, damit Sie jederzeit den Überblick behalten und nicht auf die monatlichen Auswertungen des Steuerberaters angewiesen sind. „Dos and Don’ts“ 15 Tipps zur Auswahl, zum Einsatz und optimalen Nutzen von Anwaltssoftware 1. Bedenken Sie, dass die Anwaltssoftware Sie in der Regel das ganze Berufsleben lang begleitet. Eine Fehlinvestition wird teuer. 2. Die Software, die Kollegen nutzen, kann für Ihre Kanzlei ungeeignet sein. Wer keinen Vergleich hat, kann die unterschiedlichen Programme schwer beurteilen. 3. Wenn Sie feststellen, dass die Anwaltssoftware Ihre Anforderungen nicht erfüllt, wechseln Sie die Software, auch wenn es mit Kosten und Mühen verbunden ist. 4. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Auswahl der Anwaltssoftware ein. Die Akzeptanz der Mitarbeiter wird dadurch erhöht und bei auftretenden Problemen wird die Schuldzuweisung („wir wurden ja nicht gefragt…“) vermieden. 5. Investieren Sie in Schulungen. Kein Programm ist selbsterklärend, viele Besonderheiten erschließen sich nicht immer aus dem Handbuch und Tipps und Tricks können erfahrene Schulungsmitarbeiter im persönlichen Dialog besser vermitteln. 6. Sind Sie schon bereit für die Cloud? 10 Infobrief Spezial MkG • Mit kollegialen Grüßen SA | MAI 2017

„Dos and Don’ts“ 7. Bleiben Sie im Dialog mit Ihrem Anbieter, melden Sie Ihre Wünsche und Bedürfnisse an. Im Idealfall können diese bei einem Update berücksichtigt werden. 8. Delegieren Sie Teilbereiche (Buchhaltung, Mahnwesen etc.) auf geeignete Mitarbeiter. Behalten Sie jedoch den Überblick, um Abhängigkeiten zu vermeiden. Arbeiten Sie mit Rückmeldungen. 9. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Mitarbeiter das Potential der Software ausschöpfen. Vielfach wird das Wissen von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergeben. Beim Ausscheiden von Mitarbeitern verschwindet das Wissen. 10. Dokumentieren Sie schriftlich, wie die Software in Ihrer Kanzlei eingesetzt wird. Stellen Sie klare Regeln auf und kontrollieren Sie die Einhaltung. 11. Datensicherung ist das A und O für die digitale Kanzlei. Erstellen Sie ein Datensicherungskonzept und überwachen Sie die Einhaltung. 12. Gönnen Sie allen Berufsträgern und Mitarbeitern in der Kanzlei einen zweiten Bildschirm. Das erleichtert den Einstieg in die digitale Akte. 13. Scannen Sie alle Eingänge ein. Vergeben Sie aussagekräftige Dateinamen. 14. Verzichten Sie auf eine Papierakte. Sammeln Sie übergangsweise alle Papierdokumente ohne Sortierung in Kartons (vgl. Anwaltsblatt 3/2017, Seite 256, Cosack, Der Kanzlei-Workflow im digitalen Wandel – eine Chance für Erfolg). 15. Betrachten Sie die Anwaltssoftware als Cockpit und steuern Sie Ihre Kanzlei souverän ans Ziel. Anwalt PREMIUM 4 Wochen kostenlos testen Infos: www.beck-shop.de/brdb Die modulare Kanzlei-Grundversorgung von C.H.BECK Das komplette zivilrechtliche Rüstzeug für die Bearbeitung Ihrer Mandate erhalten Sie mit dem Grundmodul Zivilrecht. Dazu wählen Sie einfach die Ergänzungsmodule, die zu Ihren Tätigkeitsschwerpunkten passen. Grundmodul Zivilrecht BeckOK BGB (Bamberger/Roth), Musielak/Voit, Zivilprozessordnung und weitere wichtige Kommentare und Handbücher, Arbeitshilfen und Formulare Rechtsprechung und relevante Normen zum Zivilrecht schon ab € 34,–/Monat (zzgl. MwSt., 6-Monats-Abo) 10 Ergänzungsmodule Anwaltsrecht | Arbeitsrecht | Bau- und Architektenrecht | Familien- und Erbrecht | Handels- und Gesellschaftsrecht | Miet- und WEG-Recht | Sozialrecht | Strafrecht | Straßenverkehrsrecht | Verwaltungsrecht je ab € 10,–/Monat, 2 Ergänzungsmodule im Grundpreis inklusive (zzgl. MwSt., 6-Monats-Abo) Verlag C.H.BECK oHG, Wilhelmstraße 9, 80801 München | 158340 facebook.com/beckonline | twitter.com/beckonlinede Infobrief Spezial MkG • Mit kollegialen Grüßen SA | MAI 2017 11

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