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MkG-Sonderausgabe: Die Wahl der ersten Anwaltssoftware

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Die erste Sonderausgabe startet mit dem Thema „Die Wahl der ersten Anwaltssoftware und wie man sie effizient nutzt“. Von der Fachautorin Ilona Cosack, Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, erhalten junge Anwälte Expertentipps als Entscheidungsgrundlage, um für ihre Kanzlei die richtige Wahl zu treffen. Marktübersicht inklusive Ergänzend geben 15 „Dos and Don’ts“ konkrete Tipps zur Auswahl, Einsatz und optimalen Nutzung der Software. In einer aktuellen und umfangreichen Marktübersicht stellt MkG Anbieter vor, die vor allem für junge Anwälte und kleine und mittlere Kanzleien in Frage kommen. Inhaltsübersicht Brauche ich eine Anwaltssoftware? Nutzen, Vorteile, Nachteile, Pro und Kontra Auswahl: Bedürfnisse, Preis-/Leistungsverhältnis Workflow: Regeln, Musterformulare, Optimierung, Kanzleiablauf Dos and Don´ts: 15 Tipps zur Auswahl, Einsatz und optimalen Nutzung Marktübersicht Kanzleisoftware: Bekannteste Anbieter auf einen Blick

Marktübersicht –

Marktübersicht – gängige Softwareanbieter auf einen Blick Anbieterbeschreibung setzt sich auf Folgeseite in gleicher Spalte fort Software Kurzbeschreibung Benutzerfreundlichkeit Dokumentenverwaltung Advolux Anbieter: Haufe Umfassende Usability (Anwenderfreundlichkeit) sowie Gestaltung der Arbeitsabläufe nach den Anforderungen in kleinen und mittleren Kanzleien Betriebssystem • Windows 7, Windows (ältere Versionen) • Linux • MacOS www.professionelles-kanzleimanagement.de/ kanzleisoftware-advolux/ Jeder Nutzer kann zusätzlich individuelle Aufgaben verwalten; Anzeige mit "Tagesaufgabenübersicht" mit Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt; Unterstützt externe Texteditoren Microsoft Office und Open Office; Inhalte können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden; individuelle Anpassungsmöglichkeiten für Menüs und Eingabefelder; sämtliche Bereiche individuell anpassbar; schematisierbare Schreiben und Schriftsätze können unterschriftsreif erstellt werden (z.B. Zahlungsklage, Räumungsklage, Kündigungsschutzklage) Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage, Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS), E-Mails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden, Akten und Dokumente können ohne Einschränkungen über das Internet bearbeitet und gespeichert werden, Elektronischer Rechtsverkehr (EGVP) wird unterstützt Advoware Anbieter: Advo-web GmbH Advoware basiert auf einer Datenbanktechnik und nutzt eine Client-Server-Architektur. Alle Daten werden zentral auf dem Server verwaltet und gespeichert und können von jedem Computer (Client), auf dem Advoware installiert ist, abgerufen werden. Sämtliche gespeicherte Daten können umgehend von anderen PCs genutzt werden. Betriebssystem • Windows 7, Windows (ältere Versionen) • Linux Server www.advo-ware.de Anzeige mit "Tagesaufgabenübersicht" Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm möglich; E-Mails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden; einzelne Standardabläufe können individuell als "Komplettabwicklung" zusammengefasst werden; unterstützt elektronischen Rechtsverkehr (EGVP); Inhalte können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden Programm hat spezielle Funktionen zur Verwaltung von Anlagen in Schriftsätzen; halbautomatische Führung eines Anlagenverzeichnisses; Im internen DMS können für einzelne Aufgaben ad-hoc- Workflows definiert werden: Teilaufgaben hintereinander, parallel, Aufgaben für interne Nutzer; verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden; Akten und Dokumente können ohne Einschränkungen über das Internet bearbeitet und gespeichert werden a-jur Kanzleisoftware Anbieter: Granzow, Dr. Joachim Rechtsanwalt von Rechtsanwälten mitentwickelt, wird laufend optimiert Betriebssystem • Windows 7, Windows (ältere Versionen) www.a-jur.de leistungsfähig aufgrund von Microsoft SQL-Server, sehr bedienerfreundlich; jeder Nutzer kann zusätzlich individuelle Aufgaben verwalten; Anzeige mit "Tagesaufgabenübersicht" mit Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt; Inhalte können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden; individuelle Anpassungsmöglichkeiten für Menüs und/oder Eingabefelder Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS); erstellte/überarbeitete Dokumente werden im internen DMS automatisch versioniert; E-Mails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden; verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden Annotext Anbieter: Wolters Kluwer Deutschland GmbH Programm ist Modular aufgebaut, eignet sich besonders für große bis mittlere Anwaltskanzleien, viele Funktionen zur Prüfung der Wirtschaftlichkeit Betriebssystem • Windows 7, Windows (ältere Versionen) www.annotext.de Anzeige mit "Tagesaufgabenübersicht" mit Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm; im internen DMS können für einzelne Aufgaben ad-hoc-Workflows definiert werden; einzelne Standardabläufe können individuell als "Komplettabwicklung" zusammengefasst werden; Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage; In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden; Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS); E-Mails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden; verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden; Akten und Dokumente können ohne Einschränkungen über das Internet bearbeitet und gespeichert werden; Es gibt eine standardisierte Auswertung, die zeigt, welche Akten mit welchen Beteiligten verknüpft sind und umgekehrt Anwalts-Gebühren.Online Anbieter: Deutscher Anwaltverlag Abrechnungslösung als Webanwendung, die einen Gebührenrechner mit gebührenrechtlichen Fachinformationen (RVG) verknüpft, diese werden laufend aktualisiert Betriebssysteme als Webanwendung mit allen Betriebssystemen kompatibel anwaltsgebuehren.online.de Software führt schrittweise durch Leistungspositionen und macht dabei auf Sonderfälle aufmerksam; Schnellinfo-Funktion zur Klärung des indiviudellen Sachverhalts; einfache Bedienung Rechnungen können sowohl im PDF- als auch im rtf-Format erstellt und bearbeitet werden 12 Infobrief Spezial MkG • Mit kollegialen Grüßen SA | MAI 2017

Marktübersicht – gängige Softwareanbieter auf einen Blick Kontrolle von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen Buchhaltung Datenschutz, Datensicherung und Support Besonderheiten und Synchronisierung In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden, In einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden, Fristen/Wiedervorlagen können verwaltet werden nach 2- und 4-Augen-Prinzip, Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt, Auswertung der Fristen/Wiedervorlagen ist möglich für Bearbeiter, Abteilung und Gesamtkanzlei, Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen Sukzessiv anfallende Gebühren und/oder Auslagen können laufend in "Kostennotierungsbogen" geführt werden; Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten; Es können für jede Akte/jeden Bearbeiter individuelle und einheitliche Stundensätze erfasst werden; Programm kann das Verhältnis "abgerechnete zu nicht abgerechneten Stunden" auswerten für Bearbeiter, Akte und Dezernat; Programm warnt, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen erreicht ist; integrierte Auswertung in Buchhaltung ist enthalten (Summen u. Salden, Gewinnermittlung, Offene Posten) Datenschutz k.A Support k.A Besonderheiten besonders geeignet für jüngere Nutzer Synchronisierung Termine können mit Outlook synchronisiert werden, Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert Advolux Fristen/Wiedervorlagen können nach 2-Augen-Prinzip verwaltet werden; Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt; Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/ Wiedervorlagen Integrierte Buchhaltung; automatisierte Mahnläufe in bestimmten Zeitintervallen; Programm unterstützt Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten; folgende Stundensätze für Akten/Bearbeiter können hinterlegt werden: nach Pauschal-Stundensatz, für jeden Bearbeiter unterschiedlich, für jeden Bearbeiter in jeder Akte unterschiedlich; Stundensätze können im Nachhinein für die komplette Akte auf einmal geändert werden; Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich; Programm warnt, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen erreicht ist; Honorar kann für interne Zwecke auf einzelne Anwälte verteilt werden, nach festen Prozent-Sätzen, Zeit, freie Verteilung Datenschutz Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden Support Online-Hilfe unter http:// onlinehilfe.advoware.de/; Supportforum Besonderheiten unterstützt Anforderungen im Notariat (Urkundenrolle, Massenbuch, Vollzug, Verwahrungsbuch etc.); Unterstützt externes Diktatsystem Dragon NaturallySpeaking Synchronisierung Termine und Aufgaben lassen sich mit Outlook synchronisieren; Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert Advoware In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden; Für jeden Nutzer kann eine "Tagesaufgabenübersicht" mit allen Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt werden; Fristen/Wiedervorlagen können verwaltet werden nach 2- und 4-Augen-Prinzip; Auswertung der Fristen/Wiedervorlagen ist möglich für Bearbeiter und Gesamtkanzlei; Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen; Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt; Abwesenheit von Bearbeitern kann automatisch bei der Fristenberechnung berücksichtigt werden Tools zur Steuerung der Finanzbuchhaltung; Abbildung von Konzernstrukturen möglich; Programm unterstützt Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten; folgende Stundensätze für Akten/Bearbeiter können hinterlegt werden: Standard-Stundensätze; für jeden Bearbeiter unterschiedlich, für jeden Bearbeiter in jeder Akte unterschiedlich; Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich; Rechnungen können automatisch als offene Posten übernommen werden Datenschutz Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden Support bundesweites, Schulungsangebot, Benutzerforum, Fernwartung Besonderheiten Integration benutzerdefinierter Datenfelder; Aufgrund der vielfältigen Möglichkeiten zur Individualisierbarkeit ist diese Software besonders für technikaffine Nutzer geeignet. Synchronisierung Terminkalender mit Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktion, Outlook-Synchronisation und besonderem Schutz gegen Änderungen und Löschungen, benutzerdefinierte Serientermine a-jur Kanzleisoftware Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen, Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt; bei der Kollisionsprüfung kann zusätzlich auf externe Datenbanken zugegriffen werden Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten; unterschiedliche Stundensätze für Akten/Bearbeiter können hinterlegt werden; durch das Programm lassen sich anhand der erfassten Zeiten im Rahmen einer Nachkalkulation standardmäßig Deckungsbeiträge errechnen; Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich; Programm warnt, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen erreicht ist; Honorar kann für interne Zwecke auf einzelne Anwälte verteilt werden, nach festen Prozentsätzen, Zeit; Programm verfügt über eine integrierte Buchhaltung; Automatisierte Mahnläufe in bestimmten Zeitintervallen sind möglich, Rechnungen können automatisch als offene Posten übernommen werden Datenschutz AnNoNet schützt die Kanzlei mit einer hochverschlüsselten Internetverbindung, die dem neuesten Banken-Sicherheitsstandard entspricht; Der Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden; Für einzelne Adressdaten können Berechtigungen auf Nutzerebene vergeben werden Support Support-Hotline Besonderheiten Unterstützung externes Diktatsystem DictaPlus; Das Programm unterstützt die Anforderungen im Notariat (Urkundenrolle, Massenbuch, Vollzug, Verwahrungsbuch etc.); umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten Synchronisierung Termine und Fristen können mit Outlook synchronisiert werden; Benutzerführung ist so gestaltet, dass die Bedienung aller Funktionen über Tablet-PCs/IPad etc. möglich ist; Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert; Mit der Funktion "Mobile Akte" wird die elektronische Akte transportabel. Sie macht Dokumente, Forderungs- und Mandantenkonten für die Nutzung auf einem iPad oder Notebook verfügbar, ohne dass Sie mit dem Kanzleiserver verbunden sein müssen. Annotext k.A. 35.000 Randnummern aus 10.000 Seiten RVG-Fachliteratur werden bei jedem passenden Arbeitsschritt aufgeführt; Software ermittelt passende Honorarregelung für individuellen Fall Schnellinfo-Funktion zur Erklärung des Sachverhalts; Praxisfälle und Lösungen helfen bei korrekter Abrechnung, jede Leistung wird maximal honoriert Datenschutz moderne Verschlüsselungstechnologie Support Support-Hotline, aufgeteilt nach technischen und inhaltlichen Fragen, verfügbar Mo.-Fr., 10-18 Uhr Besonderheiten 2016 erhielt „AnwaltsGebühren.Online“ den Sonderpreis für Medieninnovationen der Akademie der Deutschen Medien; Anbieter bietet kostenlosen 30-Tage-Testzugang an Synchronisierung permanente Aktualisierung der aktuellen Gesetze zur Honorarregelungen (RVG); Webanwendung und somit Zugriff von allen internetfähigen Geräten aus Anwalts-Gebühren.Online Infobrief Spezial MkG • Mit kollegialen Grüßen SA | MAI 2017 13

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