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MkG-Sonderausgabe: Die Wahl der ersten Anwaltssoftware

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Die erste Sonderausgabe startet mit dem Thema „Die Wahl der ersten Anwaltssoftware und wie man sie effizient nutzt“. Von der Fachautorin Ilona Cosack, Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, erhalten junge Anwälte Expertentipps als Entscheidungsgrundlage, um für ihre Kanzlei die richtige Wahl zu treffen. Marktübersicht inklusive Ergänzend geben 15 „Dos and Don’ts“ konkrete Tipps zur Auswahl, Einsatz und optimalen Nutzung der Software. In einer aktuellen und umfangreichen Marktübersicht stellt MkG Anbieter vor, die vor allem für junge Anwälte und kleine und mittlere Kanzleien in Frage kommen. Inhaltsübersicht Brauche ich eine Anwaltssoftware? Nutzen, Vorteile, Nachteile, Pro und Kontra Auswahl: Bedürfnisse, Preis-/Leistungsverhältnis Workflow: Regeln, Musterformulare, Optimierung, Kanzleiablauf Dos and Don´ts: 15 Tipps zur Auswahl, Einsatz und optimalen Nutzung Marktübersicht Kanzleisoftware: Bekannteste Anbieter auf einen Blick

Marktübersicht -

Marktübersicht - gängige Softwareanbieter auf einen Blick Anbieterbeschreibung setzt sich auf Folgeseite in gleicher Spalte fort Software Kurzbeschreibung Benutzerfreundlichkeit Dokumentenverwaltung DATEV Anwalt classic pro Anbieter: DATEV eG Beschreibung: DATEV Anwalt classic pro ist ein innovatives und umfassendes Kanzleisystem, das intuitiv zu bedienen ist, da es sich an anwaltlichen Arbeitsabläufen orientiert. Betriebssystem • Windows 7, Windows (ältere Versionen) www.datev.de/web/de/datev-shop/office-management/ anwalt-classic-pro/ DATEV Anwalt classic pro, ggf. zusätzlich DATEV Anwalt Notariat pro, DATEV Anwalt Inkasso Import pro; jeder Nutzer kann zusätzlich individuelle Aufgaben verwalten; einzelne Standardabläufe können als "Komplettabwicklung" zusammengefasst werden; Anpassungsmöglichkeiten für Menüs und/oder Eingabefelder Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage; Unterstützt Microsoft Office als externe Editoren; Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS); E-Mails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden; Im internen DMS können für einzelne Aufgaben ad-hoc-Workflows definiert werden, die folgende Schritte/Teilaufgaben beinhalten Teilaufgaben hintereinander, Teilaufgaben parallel; verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden; Wenn Dokumente in einer "Webakte" verwaltet werden können, sind integrierte Webakten möglich; Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden; Für einzelne Beteiligte können mehrere Adressen erfasst werden; Elektronischer Rechtsverkehr (EGVP) wird unterstützt Kanzlei-Manager Anbieter: GKO Geeignet für Antwaltskanzleien und Rechtsabteilungen von Unternehmen und Verbänden. Der größte Vorteil des Programms ist seine Übersichtlichkeit und die damit verbundene einfache Bedienung. Diese beruht auf der Philosophie des aktenbezogenen Arbeitens. Mit dem Kanzlei Manager lassen sich alle mandantenbezogenen Arbeitsschritte aus nur einem Dialogfeld heraus veranlassen. Betriebssystem • Windows 7, Windows (ältere Versionen), Linux Server www.gko.de Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden; verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden; einzelne Standardabläufe können individuell als "Komplettabwicklung" zusammengefasst werden; unterstützt elektronischen Rechtsverkehr (EGVP) E-Mails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden; Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS); verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden Kanzlei-Rechner.de/LawFirm Anbieter: kanzlei-rechner.de GmbH All-In-System mit kurzen Wegen und durchgängigen adhoc Workflows, ohne Herstellerschulung oder -Installation einsetzbar, mit kompletten Dokumenten-Workflows, an Standorten und mobil uneingeschränkt nutzbar. Betriebssystem • Windows 7, Windows (ältere Versionen) www.kanzleirechner.de Jeder Nutzer kann zusätzlich individuelle Aufgaben verwalten; Anzeige mit "Tagesaufgabenübersicht" mit Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt möglich; im internen DMS können für einzelne Aufgaben Ad-hoc-Workflowsdefiniert werden, die folgende Schritte/Teilaufgaben beinhalten Teilaufgaben hintereinander, Teilaufgaben parallel Bei Aktenablage können "Haftungsklassen" verwaltet werden; automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage; Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS); E-Mails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden, verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden; Webakten können mit einem integriertem System verwaltet werden; Akten und Dokumente können ohne Einschränkungen über das Internet bearbeitet und gespeichert werden NoRA Advanced Anbieter NoRA GmbH NoRA Advanced bietet die vollstänige elektronische Aktenführung mit entsprechendem Workflow, zahlreiche Reporting-Funktionen zur wirtschaftlichen Steuerung aller erfolgsrelevanter Arbeitsabläufe sowie Integration modernster Technologien zur schnellen Kommunikation mit dem Mandanten. Betriebssystem • Windows 7, Windows (ältere Versionen) www.nora-software.de/ Jeder Nutzer kann zusätzlich individuelle Aufgaben verwalten; für jeden Nutzer kann eine "Tagesaufgabenübersicht" mit allen Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt werden; im internen DMS können für einzelne Aufgaben ad-hoc-Workflows definiert werden, die folgende Schritte/Teilaufgaben beinhalten: Teilaufgaben hintereinander, Teilaufgaben parallel, Aufgaben für interne Nutzer; Anwender kann Standardabläufe individuell als "Komplettabwicklung" zusammenfassen; Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden; Menüs und/ oder Eingabefelder lassen sich individuell anpassen Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage; bei Aktenablage können "Haftungsklassen" verwaltet werden; das Programm hat spezielle Funktionen zur Verwaltung von Anlagen in Schriftsätzen; Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS) 14 Infobrief Spezial MkG • Mit kollegialen Grüßen SA | MAI 2017

Marktübersicht – gängige Softwareanbieter auf einen Blick Kontrolle von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen Buchhaltung Datenschutz, Datensicherung und Support Besonderheiten und Synchronisierung In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden; In einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden; zur Frist/ Wiedervorlage kann ein Freitext notiert werden; Für jeden Nutzer kann eine "Tagesaufgabenübersicht" mit allen Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt werden; Fristen/Wiedervorlagen können verwaltet werden nach 2- und 4-Augen-Prinzip; Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt; Auswertung der Fristen/Wiedervorlagen ist möglich für Bearbeiter, Gesamtkanzlei; Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen Rechnungserstellung nach RVG; Abbildung von Konzernstrukturen ist möglich; sukzessiv anfallende Gebühren und/oder Auslagen können laufend in einem "Kostennotierungsbogen" geführt werden; Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten; folgende Stundensätze für Akten/Bearbeiter können hinterlegt werden Standard-Stundensätze, Für jeden Bearbeiter unterschiedlich, Für jeden Bearbeiter in jeder Akte unterschiedlich; durch das Programm lassen sich anhand der erfassten Zeiten im Rahmen einer Nachkalkulation standardmäßig Deckungsbeiträge errechnen; das Programm kann - auch bei RVG- bzw. Pauschalabrechnung - im Rahmen der Nachkalkulation standardmäßig den tatsächlich realisierten Stundensatz ausgeben für Bearbeiter, Akte, Dezernat, Kanzlei, Art von Mandat; Programm kann das Verhältnis abgerechnete zu nicht-abgerechneten Stunden auswerten für Bearbeiter, Akte; Programm warnt, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen erreicht ist; Honorar kann für interne Zwecke auf einzelne Anwälte verteilt werden, nach festen Prozentsätzen, Zeit, freie Verteilung; Programm verfügt über eine integrierte Buchhaltung; automatisierte Mahnläufe in bestimmten Zeitintervallen sind möglich Datenschutz Der Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden Support DATEV Anwalt classic pro (ehemals DATEV Phantasy) = “Schwergewicht der Kanzleibranche”, kompaktes Paket für nahezu alle Anwendungsfelder, Kollisionsverwaltung, Aufwandserfassung Besonderheiten Unterstützung des Diktatsystems High Speed mit Spracherkennung; Programm unterstützt die Anforderungen im Notariat (Urkundenrolle, Massenbuch, Vollzug, Verwahrungsbuch etc.); Mitgliedschaft in der Genossenschaft DATEV erforderlich; Software kann nur gemietet werden Synchronisierung Termine und/oder Aufgaben können synchronisiert werden mit Outlook; Benutzerführung ist so gestaltet, dass die Bedienung aller Funktionen über Tablet-PCs/IPad etc. möglich ist; Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert DATEV Anwalt classic pro Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage; in einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden; in einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden; für jeden Nutzer kann eine "Tagesaufgabenübersicht" mit allen Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt werden; Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen Buchhaltungsmodul und Statistik nach Datev-Muster; Rechnungen können automatisch als offene Posten übernommen werden Datenschutz Benutzung betimmter Akten kann nur auf bestimmte Personen beschränkt werden Support individueller Hotlineservice mit Möglichkeit der Betreuung durch persönliche Ansprechpartner Besonderheiten unterstützt alle marktüblichen digitalen Diktiersysteme; Schnittstelle zu Supercheck; integrierte Bibliothek-/Literaturverwaltung Synchronisierung Termine und/oder Aufgaben können synchronisiert werden mit Outlook Kanzlei-Manager In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden; In einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden; zur Frist/ Wiedervorlage kann ein Freitext notiert werden; Fristen/ Wiedervorlagen können verwaltet werden nach 2- und 4-Augen-Prinzip; Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt; Auswertung der Fristen/Wiedervorlagen ist möglich für Bearbeiter, Abteilung, Gesamtkanzlei; Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen Die Abbildung von Konzernstrukturen ist möglich; sukzessiv anfallende Gebühren und/oder Auslagen können laufend in einem "Kostennotierungsbogen" geführt werden; Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten; folgende Stundensätze für Akten/Bearbeiter können hinterlegt werden Standard-Stundensätze, Für jeden Bearbeiter unterschiedlich, für jeden Bearbeiter in jeder Akte unterschiedlich; Stundensätze können im Nachhinein für die komplette Akte auf einmal geändert werden; Programm kann - auch bei RVG- bzw. Pauschalabrechnung - im Rahmen der Nachkalkulation standardmäßig den tatsächlich realisierten Stundensatz ausgeben für Bearbeiter, Akte; Programm kann das Verhältnis abgerechnete zu nicht-abgerechneten Stunden auswerten für Bearbeiter, Akte; Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich; Programm warnt, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen erreicht ist; Rechnungen können automatisch als offene Posten übernommen werden; automatisierte Mahnläufe in bestimmten Zeitintervallen sind möglich; es können Listen mit Mandaten/Akten verwaltet werden, die nicht gemahnt werden sollen; Menüs und/oder Eingabefelder lassen sich individuell anpassen Datenschutz Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden; für einzelne Adressdaten können Berechtigungen auf Nutzerebene vergeben werden Support schneller Hotline-Service Besonderheiten niedrige Gesamtkosten (Installation / Schulung / kein zusätzlich kostenpflichtiger Service), ohne störende Vor-Ort-Einsätze (wg. Investitionen in: Installationsverfahren, Schulungsvideos; greift auf Standardkomponenten von Office zurück, bindet Lexware ein; besonderes Preismodell für junge Anwälte zur Einführung in das beA; weitere Informationen unter www.kanzleirechner.de/lawfirm/frame/ index.htm?Seite=../einsteiger-angebot.htm Synchronisierung Termine können mit Outlook synchronisiert werden; Benutzerführung ist so gestaltet, dass die Bedienung aller Funktionen über Tablet-PCs/IPad etc. möglich ist; Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert Kanzlei-Rechner.de/LawFirm In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden; in einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden; zur Frist/ Wiedervorlage kann ein Freitext notiert werden; Fristen/ Wiedervorlagen können nach 2- und 4-Augen-Prinip verwaltet werden; Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen Die Abbildung von Konzernstrukturen ist möglich; sukzessiv anfallende Gebühren und/oder Auslagen können laufend in einem "Kostennotierungsbogen" geführt werden; Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten; durch das Programm lassen sich anhand der erfassten Zeiten im Rahmen einer Nachkalkulation standardmäßig Deckungsbeiträge errechnen; Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich; Tools zur betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei: Kanzlei-Reporting (Deckungsbeitragsrechnungen), betriebswirtschaftliche Kennzahlen (Produktivitätskennzahlen, Erlösverteilungen, Liquiditätsübersichten), ZV-Reporting (Erfolgsstatistiken in der ZV); Programm verfügt über eine integrierte Buchhaltung; automatisierte Mahnläufe in bestimmten Zeitintervallen sind möglich k.A Besonderheiten Unterstützung der externen Diktatsysteme Phillips und Grundig Synchronisierung Termine und/oder Aufgaben können mit Outlook synchronisiert werden, Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert NoRA Advanced Infobrief Spezial MkG • Mit kollegialen Grüßen SA | MAI 2017 15

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