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MkG-Sonderausgabe: Die Wahl der ersten Anwaltssoftware

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Die erste Sonderausgabe startet mit dem Thema „Die Wahl der ersten Anwaltssoftware und wie man sie effizient nutzt“. Von der Fachautorin Ilona Cosack, Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, erhalten junge Anwälte Expertentipps als Entscheidungsgrundlage, um für ihre Kanzlei die richtige Wahl zu treffen. Marktübersicht inklusive Ergänzend geben 15 „Dos and Don’ts“ konkrete Tipps zur Auswahl, Einsatz und optimalen Nutzung der Software. In einer aktuellen und umfangreichen Marktübersicht stellt MkG Anbieter vor, die vor allem für junge Anwälte und kleine und mittlere Kanzleien in Frage kommen. Inhaltsübersicht Brauche ich eine Anwaltssoftware? Nutzen, Vorteile, Nachteile, Pro und Kontra Auswahl: Bedürfnisse, Preis-/Leistungsverhältnis Workflow: Regeln, Musterformulare, Optimierung, Kanzleiablauf Dos and Don´ts: 15 Tipps zur Auswahl, Einsatz und optimalen Nutzung Marktübersicht Kanzleisoftware: Bekannteste Anbieter auf einen Blick

Marktübersicht –

Marktübersicht – gängige Softwareanbieter auf einen Blick Anbieterbeschreibung setzt sich auf Folgeseite in gleicher Spalte fort Software Kurzbeschreibung Benutzerfreundlichkeit Dokumentenverwaltung RA MICRO Anbieter: RA-MICRO Software AG Beschreibung: Deutschlands führende Anwalts- und Notarsoftware mit flexiblen Organisationsmöglichkeiten Betriebssystem • Windows 7, Windows (ältere Versionen) www.ra-micro.de Umfassende Funktionen, Allrounder, keine eigenen Office-Progs nötig, kein MAC, FiBU, E-Mail-System, modularer Aufbau; im internen DMS können für einzelne Aufgaben ad-hoc Workflows definiert werden, die folgende Schritte/Teilaufgaben beinhalten, Teilaufgaben hintereinander, Teilaufgaben parallel, Aufgaben für interne Nutzer; individuelle Anpassungsmöglichkeiten für Menüs und/oder Eingabefelder Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage; eigener Texteditor, unterstützt externe Editoren von Microsoft Office, Open Office; Programm hat spezielle Funktionen zur Verwaltung von Anlagen in Schriftsätzen mit gedruckt oder, sofern das Empfangsgericht teilnimmt, per ERV mit verschickt; Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS); E-Mails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden; verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden; Dokumente können in der "Webakte" eConsult verwaltet werden; Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden; elektronische EMA-Anfragen und elektronischer Rechtsverkehr (EGVP) werden unterstützt Renostar Anbieter: bl-Firmengruppe Fachsoftware für Rechtsanwälte, Notare, Inkassofirmen, Rechtsabteilungen; modularer Aufbau Betriebssystem • Windows 7, Windows (ältere Versionen) • MacOS www.renostart.de Jeder Nutzer kann zusätzlich individuelle Aufgaben verwalten; Anzeige mit "Tagesaufgabenübersicht" mit Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt möglich; Programm verfügt über einen eigenen Texteditor und unterstützt Microsoft Office; Im DMS können für einzelne Aufgaben Ad-hoc- Workflows definiert werden, die Teilaufgaben hintereinander und interne Nutzer beinhalten; einzelne Standardabläufe können individuell als "Komplettabwicklung" zusammengefasst werden; Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden; individuelle Anpassungsmöglichkeiten für Menüs und/oder Eingabefelder Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage; Bei Aktenablage können "Haftungsklassen" verwaltet werden; das Programm besitzt eine eigene Standardtextverwaltung mit Expertentexten zur Verwaltung von Anlagen in Schriftsätzen; Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS); E-Mails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden; verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden; Dokumente können mit Schnittstellen zu eConsult und drebis in "Webakten" verwaltet werden; Akten und Dokumente können ohne Einschränkungen über das Internet bearbeitet und gespeichert werden; Elektronischer Rechtsverkehr (EGVP) und EMA-Anfragen werden unterstützt; integrierte Lohnbuchhaltung timeSensor legal Anbieter: timeSensor AG timeSensor® LEGAL eignet sich besonders für Anwender, welche bereits Apple Produkte einsetzen, und hohe Ansprüche an eine leicht bedienbare Oberfläche stellen Betriebssystem • Windows 7, Windows (ältere Versionen) • MacOS timesensor.de Jeder Nutzer kann zusätzlich individuelle Aufgaben verwalten; einzelne Standardabläufe können individuell als "Komplettabwicklung" zusammengefasst werden; Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden; individuelle Anpassungsmöglichkeiten für Menüs und/oder Eingabefelder Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage; dem Schriftsatz können beliebig viele Anlagen hinzugefügt werden. Diese werden gemeinsam mit dem Schriftsatz in der Datenbank gespeichert, versioniert und ausgegeben; Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS); E-Mails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden; im internen DMS können für einzelne Aufgaben Ad-hoc-Workflows definiert werden, die folgende Schritte/ Teilaufgaben beinhalten: Teilaufgaben hintereinander, parallel und Aufgaben für interne Nutzer; verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden; Akten und Dokumente können ohne Einschränkungen über das Internet bearbeitet und gespeichert werden WinMacs Anbieter: Rummel AG Effiziente und flexibel erweiterbare Anwalts- und Notariatssoftware mit optinalem integrierbarem Dokumenten-Management-System, Geeignet für Kanzleien jeder Größe Betriebssystem • Windows 7, Windows (ältere Versionen) www.rummel-ag.de/produkte/kanzleisoftware-winmacs Individuelle Anpassungsmöglichkeiten für Menüs und/oder Eingabefelder; unterstützt elektronischen Rechtsverkehr (EGVP) Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage; bei der Erstellung von Dokumenten kann zwischen unterschiedlichen Adressen eines Beteiligten ausgewählt werden; Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS); E-Mails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden; verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden 16 Infobrief Spezial MkG • Mit kollegialen Grüßen SA | MAI 2017

Marktübersicht – gängige Softwareanbieter auf einen Blick Kontrolle von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen Buchhaltung Datenschutz, Datensicherung und Support Besonderheiten und Synchronisierung In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden; in einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden; zur Frist/ Wiedervorlage kann ein Freitext notiert werden; Fristen/ Wiedervorlagen können verwaltet werden nach 2-Augen-Prinzip, 4-Augen-Prinzip; Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt Sukzessiv anfallende Gebühren und/oder Auslagen können laufend in einem "Kostennotierungsbogen" geführt werden; Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten; folgende Stundensätze für Akten/Bearbeiter können hinterlegt werden Standard-Stundensätze, für jeden Bearbeiter unterschiedlich, für jeden Bearbeiter in jeder Akte unterschiedlich; Programm kann - auch bei RVG- bzw. Pauschalabrechnung - im Rahmen der Nachkalkulation standardmäßig den tatsächlich realisierten Stundensatz ausgeben für Bearbeiter, Akte, Dezernat, Kanzlei, Art von Mandat; Programm kann das Verhältnis abgerechnete zu nicht-abgerechneten Stunden auswerten für Bearbeiter, Akte, Dezernat; Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich; Programm unterstützt Vorkalkulation; Honorar kann für interne Zwecke auf einzelne Anwälte verteilt werden, nach festen Prozentsätzen, freie Verteilung; Rechnungen können automatisch als offene Posten übernommen werden; integrierte Personalverwaltung mit Urlaubsplanung und Vertretungsregelung; integrierte Lohnbuchhaltung Datenschutz Der Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden; für einzelne Adressdaten können Berechtigungen auf Nutzerebene vergeben werden Support Anwendersupport ist bis in die Abendstunden und auch samstags mit einigen Leitungen besetzt. Außerhalb der Öffnungszeiten der Supportcenter: software-technischer Notfallservice auf 2 Leitungen ganzjährig (nachts, sonnund feiertags) Besonderheiten Neues virtuellen Netzwerk "vSystem": Hier geht es zum Vorstellungsvideo; Programm unterstützt die Anforderungen im Notariat (Urkundenrolle, Massenbuch, Vollzug, Verwahrungsbuch etc.); unterstützt Diktiersysteme DictaNet, Dragon für DictaNet (Spracherkennung) Synchronisierung Termine und/oder Aufgaben können synchronisiert werden mit: Outlook, Google, iCal; Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert RA MICRO In einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden; Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt; in einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden; Fristen/Wiedervorlagen werden nach dem 4-Augen-Prinzip verwaltet; Abwesenheit von Bearbeitern kann automatisch bei der Fristenberechnung berücksichtigt werden; Auswertung der Fristen/Wiedervorlagen ist möglich für Bearbeiter und Gesamtkanzlei; Es gibt eine Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen Abbildung von Konzernstrukturen ist möglich; Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten; es können Standard-Stundensätze und individuelle Stundensätze für Bearbeiter sowie Stundensätze für jeden Bearbeiter in jeder Akte erfasst werden; es kann ein maximaler durchschnittlicher Stundensatz festgelegt und automatisch berücksichtigt werden (sog. "blended rate"); Stundensätze können im Nachhinein für die komplette Akte auf einmal geändert werden; es können auch bei RVG- bzw. Pauschalabrechnung bei der Nachkalkulation standardmäßig tatsächlich realisierter Stundensatz ausgeben für Akte oder die Art von Mandat errechnet werden; Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich; Programm unterstützt Vorkalkulationen; Honorare können nach festen Prozentsätzen, Zeit und freie Verteilung auf einzelne Anwälte verteilt werden; integrierte Buchhaltung; Rechnungen können automatisch als offene Posten übernommen werden; es können Listen mit Mandaten/Akten verwaltet werden, die nicht gemahnt werden sollen Datenschutz Der Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden; Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert Support Komplettes Inbetriebnahme- und Wartungskonzept Online, wahlweise komplette Systembetreuung, Betreuung eines Online-Kanzleimarketing-Konzeptes. Besonderheiten Unterstützt die Diktiersysteme Nuance Speech Magic, Dragon Soule, ReNoDictate; Programm unterstützt die Anforderungen im Notariat (Urkundenrolle, Massenbuch, Vollzug, Verwahrungsbuch etc.); Hersteller bietet auch entsprechende Software für OiS/Mac-Betriebssysteme Synchronisierung Termine und/oder Aufgaben können mit Outlook synchronisiert werden Renostar In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden; für jeden Nutzer kann eine "Tagesaufgabenübersicht" mit allen Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt werden; Fristen/Wiedervorlagen können verwaltet werden nach 2- und 4-Augen-Prinzip; Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten; folgende Stundensätze für Akten/ Bearbeiter können hinterlegt werden Standard-Stundensätze, Für jeden Bearbeiter unterschiedlich, Für jeden Bearbeiter in jeder Akte unterschiedlich; Stundensätze können im Nachhinein für die komplette Akte auf einmal geändert werden; Programm warnt, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen erreicht ist; weitere Auswertungen/Tools zur betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei: Saldoübersicht mit Periodentotal, Monatsdurchschnitt, Periodenbudget und Budgetabweichungen, Kontenblätter, Statistikmodul mit 'Drill Down'; Rechnungen können automatisch als offene Posten übernommen werden; integrierte Lohnbuchhaltung Datenschutz Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden; Für einzelne Adressdaten können Berechtigungen auf Nutzerebene vergeben werden Support Hotline mit festen Service-Zeiten; Trainingsportal mit Lernvideos, Es werden Schulungen vor Ort oder Online angeboten Besonderheiten Unterstützung aller mac-kompatiblen Diktiersysteme; Schnittstelle zu Outlook-Kontakten; automatischer Download der Wechselkurse der EZB, - Apple-spezifische Schnittstellen (iCal, Adressbuch, Mail, Spotlight), - Google (Translation), - Microsoft (Externe Timesheets via Excel Schnittstelle); für größere Budgets Synchronisierung Termine und/oder Aufgaben können synchronisiert werden mit: Outlook, iCal; Benutzerführung ist so gestaltet, dass die Bedienung aller Funktionen über Tablet-PCs/IPad etc. möglich ist; Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert; bei einer Adress-Aktualisierung bleiben individuelle Daten erhalten timeSensor legal In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden; in einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden; für jeden Nutzer kann eine "Tagesaufgabenübersicht" mit allen Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt werden; Fristen/Wiedervorlagen können verwaltet werden nach 2- und 4-Augen-Prinzip; Auswertung der Fristen/Wiedervorlagen ist möglich für Bearbeiter, Gesamtkanzlei; Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten; folgende Stundensätze für Akten/ Bearbeiter können hinterlegt werden Standard-Stundensätze, Für jeden Bearbeiter unterschiedlich, Für jeden Bearbeiter in jeder Akte unterschiedlich; Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich; Programm warnt, wenn in Akten Zeiten erfasst sind, die Akte aber über einen bestimmten Zeitraum nicht abgerechnet wurde; Honorar kann für interne Zwecke auf einzelne Anwälte verteilt werden, nach festen Prozent-Sätzen, Zeit, freie Verteilung; Programm verfügt über eine integrierte Buchhaltung; automatisierte Mahnläufe in bestimmten Zeitintervallen sind möglich Datenschutz Der Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden; standardmäßig lässt sich nachvollziehen, wer eine Adresse eingegeben und geändert hat Besonderheiten Unterstützt externes Diktatsystem WM Voice; Programm unterstützt die Anforderungen im Notariat (Urkundenrolle, Massenbuch, Vollzug, Verwahrungsbuch etc.) Synchronisierung Termine können mit Outlook synchronisiert werden; Benutzerführung ist so gestaltet, dass die Bedienung aller Funktionen über Tablet-PCs/IPad etc. möglich ist; Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert WinMacs Die Tabelle erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Die Auflistung ist mit keinerlei Empfehlung oder Bewertung durch den Autor verbunden. Stand: April 2017.Quelle: http://www.ag-kanzleimanagement.de/informationen/it/kanzleisoftware-uebersicht-der-funktionen-der-verschiedenen-programme/ Infobrief Spezial MkG • Mit kollegialen Grüßen SA | MAI 2017 17

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