Aufrufe
vor 1 Jahr

MkG-Sonderausgabe: Die Wahl der ersten Anwaltssoftware

  • Text
  • Software
  • Kanzleimanagement
  • Verlag
  • Akte
  • Programm
  • Anwaltssoftware
  • Kanzlei
Die erste Sonderausgabe startet mit dem Thema „Die Wahl der ersten Anwaltssoftware und wie man sie effizient nutzt“. Von der Fachautorin Ilona Cosack, Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, erhalten junge Anwälte Expertentipps als Entscheidungsgrundlage, um für ihre Kanzlei die richtige Wahl zu treffen. Marktübersicht inklusive Ergänzend geben 15 „Dos and Don’ts“ konkrete Tipps zur Auswahl, Einsatz und optimalen Nutzung der Software. In einer aktuellen und umfangreichen Marktübersicht stellt MkG Anbieter vor, die vor allem für junge Anwälte und kleine und mittlere Kanzleien in Frage kommen. Inhaltsübersicht Brauche ich eine Anwaltssoftware? Nutzen, Vorteile, Nachteile, Pro und Kontra Auswahl: Bedürfnisse, Preis-/Leistungsverhältnis Workflow: Regeln, Musterformulare, Optimierung, Kanzleiablauf Dos and Don´ts: 15 Tipps zur Auswahl, Einsatz und optimalen Nutzung Marktübersicht Kanzleisoftware: Bekannteste Anbieter auf einen Blick

Brauche ich eine

Brauche ich eine Anwaltssoftware? 1. Brauche ich eine Anwaltssoftware? (Nutzen, Vorteile, Nachteile, Pro / Kontra) a) Wofür will ich die Anwaltssoftware einsetzen? Befragungen der BRAK vor der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) haben ergeben, dass etwa die Hälfte aller zugelassenen Anwälte mit Anwaltssoftware arbeitet. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die andere Hälfte ohne Anwaltssoftware auskommt. Ob der Nutzen einer Anwaltssoftware so groß ist, dass er den Aufwand rechtfertigt, der mit der Einführung und dauerhaften Wartung einer Anwaltssoftware einhergeht, hat jeder Anwalt für seine Kanzlei zu entscheiden. Je nach Einsatz in der Kanzlei kann die Anwaltssoftware die Arbeitsabläufe unterstützen und vereinfachen. Die klassische Handakte in Papierform besteht aus den Daten des Mandanten und der Beteiligten, der Korrespondenz und dem Kostenblatt. Alle Erfordernisse können auch elektronisch abgebildet werden. Neben der Reduzierung des Erfassungsaufwandes für wiederkehrende Daten sind durch das Akteninformationssystem alle gespeicherten Informationen jederzeit und bei entsprechender technischer Anbindung auch von jedem Ort aus abrufbar. Die Suche nach der Papierakte entfällt. b) Welche Kosten entstehen? Zu Beginn des EDV-Zeitalters Anfang der 80er Jahre waren für die Einführung und Schulung zu einer Anwaltssoftware mindestens 14 Tage notwendig. Die Hardware für eine 4-Platz-Anlage kostete etwa 50.000 Euro. Die Schulungskosten kamen noch hinzu. advoware onlineAkte 2.0 für Browser, iOS & Android – ab Juli 2017 advoware Kanzleisoftware ist die ideale Komplettlösung für alle Kanzleigründer. Seit 1993 haben sich bereits über 5.000 Kanzleien für advoware entschieden. Eine gute Wahl, denn advoware erreicht durch seine Benutzerfreundlichkeit und innovative Technologien immer wieder höchste Zufriedenheitswerte. Selbstverständlich sind Sie mit advoware bestens auf das besondere elektronische Anwaltspostfach vorbereitet. Fragen Sie nach unseren attraktiven Berufseinsteigerkonditionen: www.advoware.de/berufseinsteiger Heutzutage sind Hardware und vor allem Speicherkapazität so günstig, dass die Kosten weitaus geringer sind. Allerdings sind die Anschaffungskosten eines Systems im Verhältnis zu den Gesamtkosten, die auf die gesamte Nutzungsdauer anfallen, verschwindend gering und können vernachlässigt werden. Ein Beispiel: Eine Softwarelizenz pro Arbeitsplatz kostet z.B. 500 Euro. Die Wartungskosten pro Monat (oftmals für 12 Monate im Voraus berechnet) 50 Euro. Bei einer Laufzeit von 30 Jahren ab Berufsstart bis Berufsende (optimistisch betrachtet!) entstehen – ohne Inflationsanpassungen – Kosten von 18.000 Euro für einen Arbeitsplatz. Hinzu kommen gegebenenfalls Schulungskosten für die Einführung, weitere Kosten für Server und zusätzliche Arbeitsplätze und die kalkulatorische Berechnung der Arbeitszeit für Anwälte und Mitarbeiter, wenn das System nicht funktioniert. So kommt im Laufe der Jahre eine erkleckliche Summe zusammen. Entscheidend sind also weniger die Anschaffungs- als vielmehr die Folgekosten, die auch bei kostenlos angebotenen Programmen entstehen. c) Macht ein Umstieg Sinn? Aus Kostengründen und vor allem wegen des Aufwandes der Umstellung scheuen viele Anwender den Umstieg auf eine andere Anwaltssoftware, obwohl sie mit ihrem Anbieter unzufrieden sind. Denn die bisher auf dem alten System vorhandenen Daten müssen durch teure Datenkonvertierung auf das neue System transferiert werden, wobei eine 1:1-Übertragung von den Anbietern nicht gewährleistet wird. Bei schlechter Datenqualität (Adress-Dubletten, unvollständigen Standardtexten etc.) sollte auch eine manuelle Eingabe in Betracht gezogen werden. Je nach Datenvolumen hat man dadurch die einmalige Chance, die Fehler der Vergangenheit auszumerzen. Wer den Umstieg vollzogen hat, kann dann vielleicht sagen (Anwenderaussage im Internet): „Nach dem reibungslosen Wechsel zu ABC habe ich nun endlich wieder die Gelassenheit, mich voll auf meine eigentliche Arbeit zu konzentrieren“. 4 Infobrief Spezial MkG • Mit kollegialen Grüßen SA | MAI 2017

Brauche ich eine Anwaltssoftware? d) Kaufen oder mieten? Die mittlerweile vielfach angebotenen Mietmodelle sind nur vermeintlich günstiger: Mit der Entscheidung für ein Mietmodell bindet man sich dauerhaft an den Anbieter, denn mit einer Kündigung verliert man alle eingegebenen Daten oder muss den Umstieg auf eine andere Anwaltssoftware meistern. Über den Zeitraum eines Berufslebens betrachtet ist eine Mietsoftware erheblich teurer als eine Kaufsoftware. Der Kaufpreis amortisiert sich in kurzer Zeit, während die Mietkosten permanent entstehen. e) Kollisionsprüfung nutzen Ein wichtiges Entscheidungskriterium für den Einsatz einer Anwaltssoftware ist auch die Kollisionsprüfung. Beim manuellen Prozessregister kam es immer wieder vor, dass beispielsweise in Familien- oder Verkehrssachen beide Parteien als Mandanten angenommen wurden und diese Erkenntnis erst im Laufe des Mandats offenbar wurde mit der Folge, dass beide Mandate niedergelegt werden mussten. Bereits bei der Vergabe von Terminen sollte im Anwaltsprogramm geprüft werden, ob eine Interessenkollision besteht. In der Regel prüfen die Programme automatisch bei der Anlage einer Akte und der Adresse, ob eine Interessenkollision vorliegt. Dann ist es allerdings zu spät, weil im Zweifel beide Mandate niedergelegt werden müssen. f) Musterformulare nutzen Auch viele Kanzleien, die ohne Anwaltssoftware arbeiten, nutzen Textbausteine oder wiederkehrende Standardtexte. Dabei werden die Daten des Mandanten und der Beteiligten manuell eingegeben. Die Gefahr, dass Daten überschrieben oder auch falsche Daten verwendet werden, ist hoch. Hier kommt der große Vorteil von Anwaltssoftware zum Zuge: Daten müssen nur einmal erfasst und können dann vielfach verwendet werden. Die Verknüpfung von Daten und Korrespondenz, die Erstellung von Rechnungen und die Verwaltung von Wiedervorlagen und Fristen machen Anwaltssoftware auch für die Nutzung durch Anwälte attraktiv. Ursprünglich war die Software als Arbeitserleichterung für Mitarbeiter vorgesehen. Der „klassische“ Anwalt diktierte seine Schriftsätze, Mitarbeiter tippten die Diktate ab, die Briefe wurden ausgedruckt und dem Anwalt zur Unterschrift vorgelegt. Wozu hätte der Anwalt einen Computer mit Kanzleisoftware gebraucht? g) Vorteile für die Nutzung durch den Anwalt Erst die ganzheitliche Nutzung bringt für den Anwalt Vorteile: Viele Anwälte erstellen heutzutage ihr Schriftgut selbst, Spracherkennung ist auf dem Vormarsch. Die Korrektur erfolgt direkt auf dem Bildschirm. Je nach Empfänger kann die Korrespondenz digital versendet werden. Auf einen Blick kann der Anwalt sehen, welche Wiedervorlagen und Fristen in der Akte zu beachten sind, welche Besprechungen und Gerichtstermine anstehen, ob eine Vorschussrechnung erstellt und bezahlt wurde. Hinzu kommt die juristische Recherche in Datenbanken oder im Internet, deren Ergebnis direkt in die Schriftsatzerstellung einbezogen werden kann. Gute Gründe, die für den Einsatz von Anwaltssoftware sprechen. Man spart Zeit und Geld, wenn man die Software umfänglich einsetzt und auf die Papierakte verzichtet. Langfristig ist die Mietsoftware meist teurer Es lohnt sich, alle Potenziale einer Anwaltssoftware auszuschöpfen Infobrief Spezial MkG • Mit kollegialen Grüßen SA | MAI 2017 5

Online-Kiosk

eMagazin kanzleimarketing.de: Sonderausgabe "Erfolgsrezept Mandantenbindung"
MkG Spezial Kanzleigründung leicht gemacht
Fachinfo-Magazin HSB - Ausgabe 2/18
DSGVO: Sofortmaßnahmen für Anwaltskanzleien
DSGVO: Die zehn wichtigsten To-dos für Steuerkanzleien
Reisekostentabelle für auswärtige Anwälte 2018
30 Tage – 30 Mandatsanfragen
Die Wahl der passenden Steuerrechtsdatenbank - Funktionen, Usability und Vergleich
Suchmaschinenoptimierung für Rechtsanwälte: Wie "Anwalts-SEO" funktioniert und was Suchdienste dazu beitragen.
Die Wahl der passenden juristischen Datenbank
Die Wahl der richtigen Krankenversicherung für Steuerberater
Reisekostentabelle für auswärtige Anwälte 2017
Cyberkriminalität und Cyberschutz für Rechtsanwälte und Mandanten
Kanzleimarketing kompakt
Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben
eBroschüre Wie Rechtsanwaltskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben
Reisekostentabelle für auswärtige Anwälte 2016
Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei
Die Wahl der richtigen Krankenversicherung für Rechtsanwälte
Anwaltssuche und Rechtsberatung im Internet
Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei
Daten- und Aktenvernichtung in Krankenhäusern und Arztpraxen
Datenschutz in der Zahnarztpraxis
MkG Spezial Kanzleigründung leicht gemacht
Fachinfo-Magazin MkG - Ausgabe 03/2018
Fachinfo-Magazin MkG - Ausgabe 02/2018
MKG-Fachinfo-Magazin Ausgabe 1/18
InfoBrief MkG 06/2017
Wegweiser zur Fachanwaltschaft
Infobrief MkG Ausgabe 05/2017
Infobrief-MkG 04/2017
MkG-Infobrief Ausgabe 3/2017
MkG-Sonderausgabe: Die Wahl der ersten Anwaltssoftware
Infobrief MkG Ausgabe 02/2017
Infobrief MkG Ausgabe 2017/01
Infobrief MkG, Ausgabe 2016/06
Infobrief MkG 5/2016
Infobrief MkG 03/2015
Infobrief MkG 04/2016
Infobrief MkG Ausgabe 01/2016
Infobrief MkG Ausgabe 02/2016
Infobrief MkG Ausgabe 03/2016
eMagazin kanzleimarketing.de: Sonderausgabe "Erfolgsrezept Mandantenbindung"
eMagazin kanzleimarketing.de 02/2018
eMagazin kanzleimarketing.de 01/2018
Magazin kanzleimarketing.de 04/2017
kanzleimarketing.de Ausgabe 03/2017
eMagazin kanzleimarketing.de "Legal Tech als Chance"
eMagazin kanzleimarketing.de 2/2017
eMagazin kanzleimarketing.de
Fachinfo-Magazin HSB - Ausgabe 2/18
Fachinfo-Magazin HSB - Ausgabe 1/18
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 03/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbetraege Ausgabe 2/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 1/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 3/2016
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 01/2015
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 01/2016
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 02/2016

Freie Fachinformationen GmbH
Leyboldstraße 12 / 50354 Hürth
Tel.: 02233 80575-14
E-Mail: info@ffi-verlag.de
Deutschland


© 2016 by Freie Fachinformationen GmbH