Aufrufe
vor 1 Jahr

MkG-Sonderausgabe: Die Wahl der ersten Anwaltssoftware

  • Text
  • Software
  • Kanzleimanagement
  • Verlag
  • Akte
  • Programm
  • Anwaltssoftware
  • Kanzlei
Die erste Sonderausgabe startet mit dem Thema „Die Wahl der ersten Anwaltssoftware und wie man sie effizient nutzt“. Von der Fachautorin Ilona Cosack, Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, erhalten junge Anwälte Expertentipps als Entscheidungsgrundlage, um für ihre Kanzlei die richtige Wahl zu treffen. Marktübersicht inklusive Ergänzend geben 15 „Dos and Don’ts“ konkrete Tipps zur Auswahl, Einsatz und optimalen Nutzung der Software. In einer aktuellen und umfangreichen Marktübersicht stellt MkG Anbieter vor, die vor allem für junge Anwälte und kleine und mittlere Kanzleien in Frage kommen. Inhaltsübersicht Brauche ich eine Anwaltssoftware? Nutzen, Vorteile, Nachteile, Pro und Kontra Auswahl: Bedürfnisse, Preis-/Leistungsverhältnis Workflow: Regeln, Musterformulare, Optimierung, Kanzleiablauf Dos and Don´ts: 15 Tipps zur Auswahl, Einsatz und optimalen Nutzung Marktübersicht Kanzleisoftware: Bekannteste Anbieter auf einen Blick

Auswahl f) Ist die

Auswahl f) Ist die Anwaltssoftware auch Steuerungselement? Im Idealfall bietet die Software auch betriebswirtschaftliche Auswertungen, die den Anwalt in die Lage versetzen, strategische Entscheidungen vorzubereiten. Soll beispielsweise ein Rechtsgebiet verstärkt beworben werden oder ist es sinnvoll, auf die Annahme von Mandaten in einem anderen Rechtsgebiet zu verzichten? Nur wenn hier die Software aussagekräftige Auswertungen liefert, ist sie hilfreich. Wer zusätzliche Excel-Tabellen bemühen muss, fährt wieder zweigleisig und hat Zusatzaufwand. Viele langjährig am Markt befindliche Programme richten auch heute noch ihren Fokus auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter. g) Ist die Buchhaltung integriert? Die „virtuelle Mandantenakte” als Pendant zum beA Die Verknüpfung mit der Buchhaltung ist ein wichtiges Entscheidungskriterium. Der Anwalt sollte jederzeit in der Lage sein, erstellte Rechnungen und bezahlte Rechnungen „auf einen Blick“ zu erkennen. Die papierlose Kanzlei funktioniert nur, wenn alle benötigten Informationen digital zur Verfügung stehen. Offene-Posten-Listen zeigen, wie hoch die Außenstände sind. Das setzt voraus, dass die Rechnungserstellung professionell erfolgt und die Mitarbeiter geschult werden, damit korrigierte Rechnungen nicht mehrfach auftauchen und die Offene-Posten-Liste ein Luftschloss darstellt, das in Wirklichkeit nicht existiert. h) Wie sicher und komfortabel ist die digitale Kommunikation? Im digitalen Zeitalter ist der elektronischen Korrespondenz ein hoher Stellenwert einzuräumen. Wie funktioniert die Anbindung an E-Mail-Programme (sofern die Kanzlei darüber versendet), gibt es eine Anbindung an die „virtuelle Mandantenakte“, bei der der Mandant 24/7 in „seine Akte“ sehen kann und auf gesichertem Weg Nachrichten empfangen und hochladen kann? Dieses Alleinstellungsmerkmal nutzen bislang noch wenige Kanzleien. Dieser sichere und geschützte Übertragungsweg ist das Pendant für den Mandanten zum beA für die Korrespondenz mit Kollegen und Gerichten. Im Laufe des Jahres 2017 werden die Softwareanbieter die Schnittstelle zum beA zur Verfügung stellen. Dann kann „mit einem Klick“ aus der Software heraus eine Nachricht versendet und empfangen werden. Prüfen Sie, mit welchen Kosten dieser Komfort in Rechnung gestellt wird. Anbieter lassen sich den Entwicklungsaufwand über die Wartungspauschale bezahlen, passen diese gegebenenfalls an oder sehen hier eine Möglichkeit, Bestandskunden zur Kasse zu bitten. i) Welche mobilen Geräte können eingesetzt werden? Wie funktioniert die Synchronisation mit mobilen Geräten? Der moderne Anwalt empfängt auf seinem Smartphone seine E-Mails, diktiert zwischen zwei Terminen und sendet das digitale Diktat an seine Kanzlei oder den Büroservice. Wenn er wieder in der Kanzlei eingetroffen ist, findet er das Schreiben schon in seiner elektronischen Akte oder kann bei Nutzung weitergehender Technologie auch von unterwegs auf seine digitale Kanzleiakte zugreifen. Werden die Kalendereinträge automatisch mit dem Kalender synchronisiert, so dass auch von unterwegs jederzeit ein neuer Termin abgestimmt werden kann? Viele Services stehen heute zur Verfügung, legen Sie mit einer Prioritätenliste fest, was Ihnen wichtig ist. 8 Infobrief Spezial MkG • Mit kollegialen Grüßen SA | MAI 2017

Workflow 3. Workflow mit Anwaltssoftware (Regeln, Musterformulare, Verbesserung / Optimierung Kanzleiablauf) a) Von der Stange oder maßgeschneidert? Jede Anwaltssoftware, die auf dem Markt ist, ist Standardsoftware. Sie soll für möglichst viele Anwender geeignet sein. Eine maßgeschneiderte oder individuell programmierte Software ist aus finanziellen Gründen illusorisch. Passen Sie die Anwaltssoftware soweit wie möglich Ihren eigenen Bedürfnissen an. Die Anbieter liefern „Konfektionsware“ aus, beispielsweise beim Kontenrahmen, bei den statistischen Auswertungen und den Musterformularen. Passen Sie die Anwaltssoftware so weit wie möglich an Ihre Bedürfnisse an b) Definieren Sie Regeln Bevor Sie mit dem Echtsystem beginnen, sollten Sie schriftliche Regeln definieren. Wie werden Adressen gespeichert, welches Rubrum wird verwendet etc. Zwar gibt es bei vielen Softwares mittlerweile eine phonetische Suche, d.h. der Name Maier wird ebenso gefunden wie Mayer, Meier und Meyer, dennoch ist diese Arbeitserleichterung noch nicht bei allen Programmen Standard. Wenn Sie in Familiensachen eine Akte Müller./.dto. anlegen, wird die Gegnersuche schwierig. Adressen, die in einer Akte beteiligt sind, dürfen nur dann geändert werden, wenn diese Änderung für alle anderen Akten, an der die Adresse beteiligt ist, relevant ist. Beispiel: Angelegt wird die Rechtsschutzversicherung vor Ort, es meldet sich die Hauptstelle. Gegebenenfalls kann es sein, dass die RSV vor Ort in einer anderen Akte noch benötigt wird. Wenn jetzt die Adresse vor Ort in die Adresse der Hauptstelle geändert wird, gehen zukünftig alle Schreiben in allen Akten an die Hauptstelle. c) Nutzen Sie drebis Dieser Fehler bei der Adressänderung lässt sich vermeiden, wenn man auch mit Versicherungen digital kommuniziert. Hierzu stellt die Versicherungswirtschaft die Software-Plattform „drebis“ zur Verfügung. Sie ermöglicht den direkten Informationsaustausch zwischen Rechtsanwälten und Rechtsschutzversicherungen ohne Medienbruch. Es kann als Webanwendung oder über die Anwaltssoftware genutzt werden. Viele Anbieter haben eine drebis-Schnittstelle in ihr Programm integriert, so dass die Daten aus der Anwaltssoftware direkt in drebis übernommen werden. Die Versicherungen arbeiten schon lange digital. drebis bietet für Kanzleien den Vorteil, dass die Bearbeitungsdauer erheblich reduziert wird. Die Deckungszusage bei Rechtsschutzversicherungen erfolgt binnen zwei Tagen und auch Vorschussrechnungen werden sofort bezahlt. Die Kanzlei kann mit eingescannten Dokumenten direkt aus der elektronischen Akte heraus arbeiten und reduziert die Bearbeitungszeit. Derzeit nehmen leider noch nicht alle Versicherungen an drebis teil. Einheitliche Dateinamen sichern einen festen Workflow d) Einheitliche Schreibweise von Dateinamen Legen Sie fest, wie Dateinamen in Ihrer Kanzlei lauten. Die meisten Programme und auch Scanner vergeben einen automatischen Dateinamen, der nicht brauchbar ist. Aus dem Dateinamen sollte auch der Inhalt des Dokuments erkennbar sein, arbeiten Sie gegebenenfalls mit einem Abkürzungsverzeichnis. Mit klar gekennzeichneten Dateinamen findet sich jeder in einer elektronischen Akte zurecht und kann sofort das passende Dokument finden. Achten Sie darauf, dass auch Dokumente, die als Anlage an das Gericht geschickt werden, korrekt bezeichnet werden. Beachten Sie, dass die Justiz Hinweise beim Elektronischen Rechtsverkehr für die Versendung von Nachrichten über das beA gibt. Es wird darum gebeten, z.B. keine Umlaute zu verwenden, die Datei darf maximal 60 Zeichen lang sein und auch Sonderzeichen und der Schrägstrich sind nicht zulässig. Infobrief Spezial MkG • Mit kollegialen Grüßen SA | MAI 2017 9

Online-Kiosk

eMagazin kanzleimarketing.de: Sonderausgabe "Erfolgsrezept Mandantenbindung"
MkG Spezial Kanzleigründung leicht gemacht
Fachinfo-Magazin HSB - Ausgabe 2/18
DSGVO: Sofortmaßnahmen für Anwaltskanzleien
DSGVO: Die zehn wichtigsten To-dos für Steuerkanzleien
Reisekostentabelle für auswärtige Anwälte 2018
30 Tage – 30 Mandatsanfragen
Die Wahl der passenden Steuerrechtsdatenbank - Funktionen, Usability und Vergleich
Suchmaschinenoptimierung für Rechtsanwälte: Wie "Anwalts-SEO" funktioniert und was Suchdienste dazu beitragen.
Die Wahl der passenden juristischen Datenbank
Die Wahl der richtigen Krankenversicherung für Steuerberater
Reisekostentabelle für auswärtige Anwälte 2017
Cyberkriminalität und Cyberschutz für Rechtsanwälte und Mandanten
Kanzleimarketing kompakt
Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben
eBroschüre Wie Rechtsanwaltskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben
Reisekostentabelle für auswärtige Anwälte 2016
Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei
Die Wahl der richtigen Krankenversicherung für Rechtsanwälte
Anwaltssuche und Rechtsberatung im Internet
Daten- und Aktenvernichtung in der Steuerberatungskanzlei
Daten- und Aktenvernichtung in Krankenhäusern und Arztpraxen
Datenschutz in der Zahnarztpraxis
MkG Spezial Kanzleigründung leicht gemacht
Fachinfo-Magazin MkG - Ausgabe 03/2018
Fachinfo-Magazin MkG - Ausgabe 02/2018
MKG-Fachinfo-Magazin Ausgabe 1/18
InfoBrief MkG 06/2017
Wegweiser zur Fachanwaltschaft
Infobrief MkG Ausgabe 05/2017
Infobrief-MkG 04/2017
MkG-Infobrief Ausgabe 3/2017
MkG-Sonderausgabe: Die Wahl der ersten Anwaltssoftware
Infobrief MkG Ausgabe 02/2017
Infobrief MkG Ausgabe 2017/01
Infobrief MkG, Ausgabe 2016/06
Infobrief MkG 5/2016
Infobrief MkG 03/2015
Infobrief MkG 04/2016
Infobrief MkG Ausgabe 01/2016
Infobrief MkG Ausgabe 02/2016
Infobrief MkG Ausgabe 03/2016
eMagazin kanzleimarketing.de: Sonderausgabe "Erfolgsrezept Mandantenbindung"
eMagazin kanzleimarketing.de 02/2018
eMagazin kanzleimarketing.de 01/2018
Magazin kanzleimarketing.de 04/2017
kanzleimarketing.de Ausgabe 03/2017
eMagazin kanzleimarketing.de "Legal Tech als Chance"
eMagazin kanzleimarketing.de 2/2017
eMagazin kanzleimarketing.de
Fachinfo-Magazin HSB - Ausgabe 2/18
Fachinfo-Magazin HSB - Ausgabe 1/18
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 03/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbetraege Ausgabe 2/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 1/2017
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 3/2016
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 01/2015
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 01/2016
Infobrief Hohe Schmerzensgeldbeträge 02/2016

Freie Fachinformationen GmbH
Leyboldstraße 12 / 50354 Hürth
Tel.: 02233 80575-14
E-Mail: info@ffi-verlag.de
Deutschland


© 2016 by Freie Fachinformationen GmbH