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MkG-Spezial: Cyberschutz in der Anwaltskanzlei

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Anwält*Innen sind schon immer zur Verschwiegenheit und Geheimhaltung verpflichtet. Doch im digitalen Zeitalter steigt die Häufigkeit von Cyber-Angriffen auch in Anwaltskanzleien. Genau hier setzt die Sonderausgabe des MkG-Fachinfo-Magazins (Mit kollegialen Grüßen) „Cyberschutz in der Anwaltskanzlei“ an. Der kompakte Leitfaden klärt sowohl über die wichtigsten Vorsichtsmaßnahmen als auch über die technischen Mindeststandards von IT-Sicherheit und Datenschutz in der Anwaltskanzlei auf: • Welche rechtlichen Pflichten haben Anwält*Innen in Sachen IT-Sicherheit? • Was sind die technischen Mindeststandards von IT-Sicherheit und Datenschutz? • Wann müssen Anwält*Innen haften? • Welche Rolle spielt hierbei die DSGVO? • Wann macht eine Cyberschutzversicherung Sinn? Eine praktische Checkliste der wichtigsten Sicherheits-vorkehrungen am Ende der Sonderausgabe hilft zusätzlich, die Empfehlungen zeitnah umzusetzen.

CHECKLISTE

CHECKLISTE ................................................................................................................................................................................................................... CHECKLISTE DER WICHTIGSTEN SICHERHEITSVORKEHRUNGEN IN DER ANWALTSKANZLEI BITTE BERÜCKSICHTIGEN SIE: Vor dem oben geschilderten Hintergrund müssen sich die konkreten IT-Sicherheitsmaßnamen auf den spezifischen Schutzbedarf in einer Kanzlei beziehen. Die Checkliste bietet einen Anhaltspunkt für durchschnittliche Kanzleien, sie sollte aber nicht unhinterfragt auf jede Kanzlei angewendet werden. Der Bedarf an Schutzmaßnahmen sollte für jede Kanzlei individuell ermittelt werden. T T T T T T T T T Starke Passwörter Achten Sie darauf, dass Sie das Beste aus Ihrer bisherigen Infrastruktur rausholen. Hierzu gehören die Verwendung von starken anstelle von schwachen Passwörtern und die regelmäßige Änderung wichtiger Passwörter. Software-Updates Verwenden Sie nur solche Software, die einen gewissen Sicherheitsstandard aufweist und die regelmäßig auch mit Updates unterstützt wird. Nur durch eine schnelle Beseitigung von Sicherheitslücken seitens des Softwareherstellers ist es Ihnen möglich, Ihre Daten erfolgreich zu schützen. Hier gilt auch das Prinzip Qualität vor Quantität: Nutzen Sie deshalb lieber weniger und qualitativ hochwertige Software als viele verschiedene Tools von einer Vielzahl von Anbietern (hierdurch steigt nämlich das Risiko von Sicherheitslücken). Verschlüsselung von Datenbeständen Zur Verschlüsslung von Daten auf Festplatten stehen kostenlose Softwaretools wie etwa „Veracrypt“ oder auch Standard-Windows-Funktionen zur Verfügung. Diese sollten genutzt werden. Professionelle Kanzleisoftware sollte eigene Verschlüsselungsmechanismen aufweisen. Vermeidung der Nutzung derselben Geräte/Software für berufliche und private Zwecke Stellen Sie sich die Frage, ob private Hardware/Software beruflich und berufliche Hardware/Software privat genutzt wird, da durch die Doppelnutzung regelmäßig ein gesteigertes Sicherheitsrisiko begründet wird. Zugangsberechtigung Auf analoger und digitaler Ebene sollten verschiedene Ebenen der Zugangsberechtigung erstellt werden. Desto weniger Personen Zugriff auf Daten haben, desto geringer sind auch die Sicherheitsrisiken. Fernzugriff Falls Sie auf Ihre Daten auch außerhalb des Büros zugreifen möchten, ist es wichtig, dass diese externen Zugriffe einen hinreichenden Schutz aufweisen. So sollte bei empfindlichen Daten regelmäßig mit einer VPN-Verbindung gearbeitet werden. Backup-System Achten Sie darauf, hinreichende externe Backups von Daten zu erstellen, um so den Verlust von Daten präventiv zu vermeiden. Zumindest „Transportverschlüsselung“ von E-Mails Verschlüsselung von E-Mails per TLS wird empfohlen. Die Abkürzung TLS steht für „Transport Layer Security“. Bei TLS handelt es sich um eine selbständig ablaufende Verschlüsselung des Transportweges der E-Mail. Die meisten E-Mail-Server verwenden TLS automatisch. Dies gilt auch für E-Mail-Server von Anbietern wie gmx.de oder web.de. Fragen Sie Ihren IT-Dienstleiter, ob auch Ihre E-Mails automatisch per TLS verschlüsselt werden (und lassen sie sich von Mandanten in Ihrer Mandatsvereinbarung bestätigen, dass diese Verschlüsslung dem Mandanten genügt und dass auch der Web-Server des Mandanten die TLS-Verschlüsselung beherrscht). Mitarbeiterschulung Häufig ist der Mensch das „schwächste Glied“ in der Kette der IT-Sicherheit. Es ist also wichtig, dass die Mitarbeiter ein Sicherheitsbewusstsein entwickeln. Häufig fehlt es schlicht an der Kenntnis über den Themenbereich. Achten Sie darauf, dass Mitarbeiter Schulungen in IT-Sicherheit erhalten, die unter anderem die oben genannten Themen umfassen. 16 // SONDERAUSGABE

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