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MkG Spezial Kanzleigründung leicht gemacht

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Neue Spezialausgabe: Kanzleigründung leicht gemacht! MkG Spezial liefert die besten Tipps & Checklisten Fachinfo-Magazin MkG – Mit kollegialen Grüßen Spezialausgabe, Juli 2018, 18 Seiten, im PDF-Format, gratis Das Jurastudium allein reicht nicht zur Kanzleigründung. Wer als Anwalt selbstständig sein will, braucht auch unternehmerisches Know-how. Diese Spezial-Ausgabe des Fachinfo-Magazins MkG (Mit kollegialen Grüßen) ist ein kompakter Ratgeber für junge Juristinnen und Juristen, die den Schritt in die Selbstständigkeit wagen. Sie führt die wichtigsten Grundvoraussetzungen zur Kanzleigründung auf, erklärt, was in ein Businesskonzept gehört und wie man geeignete Mitarbeiter findet. Aus dem Inhalt: ►Einführung: Zahlen, Daten, Fakten zum Rechtsmarkt ►Voraussetzungen: Rechtliche, persönliche und praktische Bedingungen ►Planung: Kanzleivision und Positionierung, Gründungs- und Businesskonzept ►Umsetzung: Zeitplan erstellen ►Mitarbeiter finden ►Die nötige Infrastruktur: Büroeinrichtung & IT

INFRASTRUKTUR

INFRASTRUKTUR ................................................................................................................................................................................................................... DIE AUSSTATTUNG FÜR PAPIER- BASIERTE BÜROABLÄUFE Die Ausstattung einer Kanzlei kann also gerade am Anfang sehr unterschiedlich ausfallen. In der Regel wird beim Kauf einer Kanzlei der Infrastruktur kaum noch ein Wert beigemessen. Bei technischen Bürogeräten wie Kopierer, Aktenvernichter und Scanner 27 , muss zwar nicht immer das neueste Modell genutzt werden, diese Geräte dürfen jedoch auch nicht überaltert sein, damit eine effiziente Dienstleistung gewährleistet bleibt. Vergessen wird in aller Regel der Bedarf an Ablage. Dabei ist einerseits in der Tat ausreichend „Arbeitsfläche“ für die leider immer noch papierbasierten Büroabläufe zur Verfügung zu haben. Andererseits noch viel wichtiger ist der Stauraum für abgeschlossene Akten, die nicht nur sicher und zuverlässig über Jahre und Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen sondern auch noch systematisiert sein sollen. Leider gehört es nach wie vor zum Kanzleialltag, dass aus abgelegten Akten Informationen benötigt werden, die nicht im System erfasst sind – auch wenn die Prozesse bei der Ablage noch so durchdacht sind (Originale auskehren, alles Wesentliche einscannen und digital vorhalten etc.). So sind eben auch entsprechende Speicherkapazität und Software von Anfang an notwendiger Bestandteil Ihrer Kanzleieinrichtung. Wichtig in Zeiten der DSGVO sind heute aber vor allem Sicherungssysteme, die ihre Papierakten und digitalen Akten zuverlässig vor unberechtigtem Zugriff schützen. GUT FUNKTIONIERENDE UND SKALIERBARE KANZLEISOFTWARE Bei der Kanzleisoftware sollten Sie sich für die Lösung eines Anbieters entscheiden, die ohne Weiteres erweiterbar ist – und nun auch die erforderliche Kompatibilität zum beA aufweist. Grundsätzlich benötigen Sie jedoch zum Start nicht notwendigerweise eine Mandantensoftware. Allerdings kann diese viele hilfreiche Elemente abbilden sowie eine gewisse Ordnung herstellen. Der Weg zur elektronischen Akte, der durch das beA vorgeben ist, ist hiermit eingeschlagen. Gleichzeitig können damit buchhalterische Aufgaben kosteneffektiv wahrgenommen werden und auch die Archivierungskosten gering halten werden. In vielen Fällen kann eine gut funktionierende Kanzleisoftware Mitarbeiter ersetzen, regelmäßige Arbeitsabläufe technisieren und automatisieren, wie beispielsweise bei der Mandatserfassung, der Information der Mandanten im laufenden Verfahren sowie im Kosten-Mahnverfahren. In den meisten Kanzleien wird es noch einen Festnetzanschluss geben. Dies ist jedoch immer mehr entbehrlich. Alternative Anbieter erobern den Markt. Die meisten Smartphones können alle wesentlichen Hilfsmittel für eine effektive Bürokommunikation abbilden. So kann selbstverständlich neben dem reinen telefonieren auch das E-Mail-System abgebildet werden. Darüber hinaus ist natürlich auch die Kalenderund Diktierfunktion erhältlich oder Recherche im Internet möglich. Sogar kurze Notizen und Texte können verfasst werden, Erinnerungen eingestellt werden und automatisierte Prozesse definiert werden. Ja sogar der Zugriff auf die elektronische Akte in der Kanzlei von außerhalb der Kanzlei ist möglich. Mit entsprechender Software ist es auch möglich, zu jeder Zeit des Mandates dem Mandanten eine konkrete Kosten- und Gebührenauflistung für das aktuelle Mandat zu geben. All diese Funktionen lassen es heute undenkbar erscheinen, als Anwalt ohne dieses Kommunikationsmittel tätig geworden zu sein. Selbstverständlich gibt es hier nach wie vor gewisse Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit, die sicherlich nicht bis zur letzten Konsequenz ausgeräumt werden können. Dass die Bibliothek einer Kanzlei gar nicht gut genug sein kann, gilt nach wie vor. Heute können mittels elektronischer Speichermedien und des Internets Recherchearbeiten weitaus schneller und gründlicher erledigt werden als früher. Diese Möglichkeiten muss eine Kanzlei nutzen. Dazu gehört auch, dass jeder Arbeitsplatz in einer Anwaltskanzlei mit einem Computer und Internetzugang ausgestattet ist. Der Austausch von Dokumenten mit Mandanten gestaltet sich äußerst schwierig, wenn die Kanzlei nur die Uraltversion eines gängigen Textverarbei- 16 // SONDERAUSGABE 27 Für Kanzleigründer empfehlen sich hier die modernen Kombigeräte mit Leasingverträgen, wie beispielsweise der Bizhub Legal von Konica Minolta.

INFRASTRUKTUR ................................................................................................................................................................................................................... tungsprogramms benutzt. Mittlerweile bestehen genügend technische Möglichkeiten, Mandanten online Zugriff auf die für sie geführten Akten zu geben. Der Mandant hat jederzeit die Möglichkeit, online den Bearbeitungsstand seiner Angelegenheit zu kontrollieren und alle bisherigen Aktivitäten, einschließlich der erstellten Dokumente nachzuvollziehen und einzusehen. Vorrangig Unternehmen, wohl auch zunehmend Privatmandanten, werden einen solchen Service gerne in Anspruch nehmen. Eine Kanzlei sollte mit dem Angebot einer solchen Dienstleistung nicht warten, bis Mandanten sie anmahnen, sondern diese von sich aus anbieten. CHECKLISTE: • Telefonanlage, Anrufbeantworter • Kanzleikonto • Kanzleischild, Stempel, Briefkopfdefinition • PC-System mit Mandanten-Software (Abrechnung und Archivierung) • Kopierer mit Fax- und Scanfunktion, Drucker • Büromöbel inklusive Sicherungstechnik • Büro-Verbrauchsgegenstände und Kleinzubehör, Fristenkalender und Formulare • Anwaltsbedarf (Robe, Rechtsanwaltsausweis, Gesetzestexte, Kommentare) Meine Fälle: oft komplex. Meine Fallbearbeitung: jetzt ganz einfach. Mit Legal-Tech-Lösungen von DATEV. Jetzt NEU! Juristische Textanalyse DATEV-Lösungen für Anwälte bringen Ihrer Kanzlei in jedem Fall mehr. Zum Beispiel mehr Effizienz durch Legal-Tech-Software für die anwaltliche Fallbearbeitung und für digitale Workflows in der Kanzlei organisation. Oder mehr Know-how mit Wissens- und Weiterbildungsangeboten zu aktuellen juristischen Themen. Dazu mehr Sicherheit dank zuverlässiger Cloud-Lösungen und mehr unternehmerischen Erfolg durch betriebswirtschaftliche Anwendungen. 17 // SONDERAUSGABE Informieren Sie sich auf www.datev.de/anwalt oder unter 0800 3283872.

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