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Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben

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Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben Leitfaden Verrechnungsstellen: Rechtliches, Arten, Ablauf, Kosten Von Hans-Günther Gilgan Kaum ein Steuerberater ist nicht von teilweisen oder totalen Forderungsausfällen betroffen. Mehrmonatige Außenstände sind keine Seltenheit. Häufig kämpfen dann die Steuerberatungskanzleien selbst mit Liquiditätsproblemen. Damit dies nicht so weit kommt, sollten Steuerberater frühzeitig ein effektives Forderungsmanagement entwickeln. Eine Möglichkeit, die seit 2008 auch Steuerberatern zugänglich ist, ist die Beauftragung einer Verrechnungsstelle. Viele Steuerberater scheuen dieses Forderungsmanagement durch Factoring aufgrund von Vorurteilen und fehlenden Kenntnissen in der Praxis. Die kostenlose eBroschüre aus dem NWB-Verlag durchleuchtet auf 20 Seiten knapp und verständlich alle Aspekte des Themas und zeigt auf, wie Factoring für Steuerberater funktionieren kann. So erhalten Sie eine umfangreiche Informationsgrundlage zum Factoring für Steuerberater. Aus dem Inhalt: - Gründe für Forderungsausfälle - Finanzierungsmöglichkeiten für Steuerberater - Rechtliche Aspekte des Factorings - Funktionen des Factorings (Finanzierungs-, Dienstleistungs- und Versicherungsfunktion) - Arten des Factorings - Übersicht, Kosten und Voraussetzungen - Praktischer Ablauf - Vor- und Nachteile des Factorings - Erfahrungen von Steuerberatern - Weiterführende Literatur

5. Übersicht zum

5. Übersicht zum Forderungsmanagement Das reine Forderungsmanagement kann auch „outgesourct“ und dem Factor übertragen werden. So können Personal und die entsprechenden Kosten eingespart werden. Damit ergeben sich besonders für Kanzleien mit oftmals vorzuweisenden Zahlungsausfällen Vorteile hinsichtlich der Organisation des Forderungsmanagements und des Eintreibens offener Zahlungen. Der Factor stellt die Gebührenforderungen gezielt und konsequent an die Schuldner. Dadurch wird das Forderungsmanagement für den Steuerberater selbst kostengünstiger, oftmals auch erfolgreicher und sicherer. Beim Forderungsmanagement in Eigenregie muss der Prozess inkl. Arbeitsanweisungen und Musterdokumenten entwickelt und implementiert werden. Zudem wird Personal im Bereich Eigenorganisation gebunden, fällt also für die Kerndienstleistungen und damit die Wertschöpfung aus. Wird das Forderungsmanagement hingegen ausgegliedert, entfallen die vorstehenden Nachteile. Welche der beiden Möglichkeiten die Kanzleileitung wählt, hängt im Ergebnis davon ab, welche Variante günstiger ist. In der Berechnung sind insbesondere folgende Parameter zu berücksichtigen: • Personalkosten für Forderungsmanagement, • jährliche Forderungsverluste in % vom Umsatz, • gewährte Skonti in %, • entgangene Wertschöpfung sowie • Inanspruchnahme Kontokorrent. Hier eine Beispielrechnung: Kanzleiumsatz: 500.000,00 € Angedienter Umsatz (50 %; siehe Abschnitt B.9.1.2) 250.000,00 € Personalkosten für Forderungsmanagement: 2.000,00 € Jährliche Forderungsverluste in % vom Umsatz 3 % 15.000,00 € Gewährte Skonti in % 1 % 5.000,00 € Kosten FOM in Eigenregie 22.000,00 € Kosten Factoring 2,99 % 14.950,00 € Vorteil Factoring jährlich 7.050,00 € Zu den Vorteilen kommt noch die individuelle Wertschöpfung hinzu (siehe Abschnitt B.11.6), da die Arbeitskraft nicht in Organisationsaufwand, sondern in Kerndienstleistungen investiert werden kann. Schließlich lässt sich dadurch auch der allbekannte Fristendruck reduzieren. 5. Übersicht zum Forderungsmanagement Zur Abgrenzung und Darstellung des Leistungsumfangs der jeweiligen Forderungsmanagementinstrumente siehe folgende Gegenüberstellung: Leistung Full-Service- Factoring Reines (Inhouse-) Factoring Reines Forderungsmanagement Erläuterung Reduzierung der Außenstände ja ja nein Zinsersparnis ja ja nein Opportunitätsertrag ja ja nein Durch sofortigen Forderungsausgleich Durch sofortigen Forderungsausgleich Durch sofortigen Forderungsausgleich Ausfallschutz ja ja nein Durch Kreditversicherung Gilgan | Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben | NWB Verlag 20

6. Kosten des Factorings Zeitersparnis/Entlastung ja nein ja Produktivitätsgewinn ja nein ja Mehr Konzentration auf das Kerngeschäft Mehr Konzentration auf das Kerngeschäft Liquiditätssicherheit ja ja nein Planbare Zahlungsströme Bonitätstransparenz des Debitors Entspannung im Mandatsverhältnis Ohne Einwilligung des Debitors ja ja nein ja nein ja ja ja ja Durch Bonitätsprüfung; ggf. Argument für Vorschussanforderung Durch Trennung von Leistungserbringung und Honorareinzug Wenn Factor Berufsgesellschaft ist Bearbeitung von Vorschüssen ja* ja* ja Zertifizierungsvorteil ja ja ja * = Soweit sich der Vorschuss auf erbrachte Teilleistungen bezieht, sonst nein Durch Dokumentation des Prozesses Ratingvorteil ja ja nein Durch Bilanzverkürzung 6. Kosten des Factorings Im Factoringverfahren entstehen grundsätzlich Kosten durch • die Factoringgebühr, • den Vorfinanzierungszinssatz und • die Delkredereprüfung. Die Factoringgebühren liegen inkl. aller Kosten meist um die Skontogrenze von 3 %. Je größer der angediente Umsatz, umso geringer die Gebühren (darin enthalten sind die Factoringgebühr, Zinsen für die bevorschusste Forderung, Bonitätsprüfungsgebühren der Debitoren, Druck und Versand von Mahnungen, Prolongationsgebühren usw.). Auch Flatgebühren inkl. aller Kosten können vereinbart werden. 7. Voraussetzungen für den Einsatz von Factoring Um das Factoring nutzen zu können, sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen. 7.1 Anforderungen an die Forderungen Zunächst einmal muss es sich um existente Forderungen handeln, anderenfalls greift die Veritätshaftung. Danach treten der Factor und die Forderungsausfallversicherung nicht für Schäden ein, die durch nicht existente Forderungen verursacht werden. Folgende Fallkonstellationen sind zu unterscheiden: 7.1.1 Formell/materiell fehlerhafte Rechnungen Betroffen sind solche Rechnungen, die nicht den Anforderungen der gesetzlichen Vergütungsverordnung entsprechen, etwa weil die Formerfordernisse nach §§ 4, 9 oder 14 StBVV nicht eingehalten wurden. Solche Mängel sind jedoch unbeachtlich, wenn sie heilbar sind; das ist bis zum Schluss einer mündlichen Verhandlung im Gerichtsverfahren möglich. Steuerberater sind daher gut beraten, ihre Rechnungen sorgfältig zu erstellen, insbesondere auf die Formvorschriften und die Angemessenheit der Gebühr zu achten. Sind die Formfehler nicht mehr heilbar, greift die Veritätshaftung. Gilgan | Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben | NWB Verlag 21

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