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Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben

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Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben Leitfaden Verrechnungsstellen: Rechtliches, Arten, Ablauf, Kosten Von Hans-Günther Gilgan Kaum ein Steuerberater ist nicht von teilweisen oder totalen Forderungsausfällen betroffen. Mehrmonatige Außenstände sind keine Seltenheit. Häufig kämpfen dann die Steuerberatungskanzleien selbst mit Liquiditätsproblemen. Damit dies nicht so weit kommt, sollten Steuerberater frühzeitig ein effektives Forderungsmanagement entwickeln. Eine Möglichkeit, die seit 2008 auch Steuerberatern zugänglich ist, ist die Beauftragung einer Verrechnungsstelle. Viele Steuerberater scheuen dieses Forderungsmanagement durch Factoring aufgrund von Vorurteilen und fehlenden Kenntnissen in der Praxis. Die kostenlose eBroschüre aus dem NWB-Verlag durchleuchtet auf 20 Seiten knapp und verständlich alle Aspekte des Themas und zeigt auf, wie Factoring für Steuerberater funktionieren kann. So erhalten Sie eine umfangreiche Informationsgrundlage zum Factoring für Steuerberater. Aus dem Inhalt: - Gründe für Forderungsausfälle - Finanzierungsmöglichkeiten für Steuerberater - Rechtliche Aspekte des Factorings - Funktionen des Factorings (Finanzierungs-, Dienstleistungs- und Versicherungsfunktion) - Arten des Factorings - Übersicht, Kosten und Voraussetzungen - Praktischer Ablauf - Vor- und Nachteile des Factorings - Erfahrungen von Steuerberatern - Weiterführende Literatur

7. Voraussetzungen für

7. Voraussetzungen für den Einsatz von Factoring 7.1.2 Scheinrechnungen Scheinrechnungen sind solche, denen weder ein Mandat noch eine Leistung zugrunde liegt (betrügerische Absicht). Scheinrechnungen sind daher nicht ausfallversicherbar, auch nicht im Rahmen des echten Factoring. 7.1.3 Für das Factoring geeignete Forderungen Schließlich müssen Forderungen für das Factoring auch geeignet sein, wie z.B. Forderungen aus Dienstleistungsgeschäften, denen vollständig erbrachte Leistungen zugrunde liegen. 16 Diese dürfen in der Regel nicht älter als sieben Tage sein. Danach scheiden Vorschussrechnungen als factorbare Forderungen insoweit aus, als sie sich auf noch nicht erbrachte Leistungen beziehen. Soweit jedoch schon Teilleistungen erbracht wurden, sind sie factorbar. Außerdem darf die Abtretung im Verhältnis zwischen Zedent und Debitor vertraglich nicht ausgeschlossen sein (§ 399 BGB). Auch Forderungen, die zuvor z.B. im Rahmen einer Globalabtretung an ein Kreditinstitut abgetreten wurden, können nicht gefactort werden. 7.2 Anforderungen an die Steuerberaterkanzlei Steuerberaterkanzleien, die das Factoring nutzen wollen, müssen kreditfähig und kreditwürdig sein. Um dies zu überprüfen, benötigt der Factor zum Abschluss des Factoringvertrags zwingend folgende Unterlagen: • Zulassungsnachweis aller Berufsträger der Kanzlei (Kopie der Kanzlei oder der Kammerzugehörigkeit), • Identifikationsnachweis aller Berufsträger der Kanzlei (Kopie des Personalausweises mit Vorder- und Rückseite; bei Kapitalgesellschaften: Handelsregisterauszug), • Garantieerklärung für Werthaltigkeit der Forderung, • Negativerklärung (über das Nichtbestehen einer Globalzession) aller Banken, mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht und die in der Summen- und Saldenliste aufgeführt sind, • BWA des Vorjahres und des laufenden Geschäftsjahres, • Jahresabschlüsse bzw. Einnahmenüberschussrechnungen der letzten zwei Jahre, • Summen- und Saldenliste des Vorjahres und des laufenden Geschäftsjahres und • aktuelle OP-Liste zum Zeitpunkt des Abschlusses des Factoringvertrags. 8. Forderungsdurchsetzung Der Factor kann für den Steuerberater das Mahn- und Inkassowesen übernehmen, bis hin zur gerichtlichen Durchsetzung der Forderung. 8.1 Mahnung Wer mahnt, muss regelmäßig mahnen. Sofern der Debitor nicht zahlt, kann der Factor im Rahmen des Factoringvertrags das Mahnwesen übernehmen. In diesem Zusammenhang kann der Factor mit den Debitoren des Steuerberaters auch Ratenzahlungen oder Stundungen vereinbaren. Dafür werden selbstverständlich Zinsen in Rechnung gestellt, die im Ergebnis dem Steuerberater zufließen. 8.2 Mahnbescheid/Klage Nach erfolgloser Durchführung außergerichtlicher Beitreibungsversuche nimmt der Factor gerichtliche Hilfe zur Durchsetzung dieser Abwicklungsforderungen in Anspruch und verlangt hierfür – im Rahmen des unechten Factoring – grundsätzlich einen angemessenen Vorschuss von der Kanzlei, der ggf. auch Kostenerstattungsansprüche des Debitors umfasst (siehe aber auch Abschnitt B.11.8). Im Rahmen des echten Factoring macht der Factor hingegen seinen eigenen Anspruch geltend, so dass die Kosten der Rechtsverfolgung zu seinen Lasten gehen. 16 Walter, Factoring als alternatives Finanzierungsinstrument für den Mittelstand, 1. Auflage 2010, S. 25. Gilgan | Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben | NWB Verlag 22

9. Praktischer Ablauf des Factorings Vor der Einleitung gerichtlicher Maßnahmen gegen einen Debitor wird die Kanzlei jedoch unterrichtet und kann dann, wenn sie die weitere Beitreibung durch den Factor wünscht, der Einleitung der gerichtlichen Maßnahmen gegen den betreffenden Debitoren innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens (spätestens 90 Tage nach Rechnungsfälligkeit der betroffenen Forderung) zustimmen. Unterbleibt die Erteilung der Zustimmung, gleich ob echtes oder unechtes Factoring, ist die Kanzlei verpflichtet, die betroffenen Honorarforderungen vom Factor gegen Erstattung des Kaufpreises unter Rückabtretung der Forderung zurückzukaufen; der Factor ist dann nicht mehr verpflichtet, die Beitreibung der Abwicklungsforderung fortzuführen. 9. Praktischer Ablauf des Factorings Die Abwicklung des Factorings erfolgt üblicherweise durch Abschluss eines Rahmenvertrags sowie nachfolgend einzelner Ausführungsverträge. 9.1 Der Rahmenvertrag Der Rahmenvertrag regelt die grundsätzliche Beziehung zwischen Kanzlei und Factor; er ist schuldrechtlicher Natur. Die Abtretung erfolgt i.d.R. in Form einer Globalzession, die bereits mit Abschluss des Rahmenvertrags vereinbart wird. Danach tritt die Kanzlei alle gegenwärtigen und zukünftigen Forderungen gem. § 398 BGB unter der aufschiebenden Bedingung (§ 158 Abs. 1 BGB) an den Factor ab, dass dieser die Forderung ankauft. Statt im Rahmen einer Globalabtretung können die Forderungen auch einzeln abgetreten und angekauft werden. Mit dem Forderungsübergang gehen weitere Rechte über, z.B. die Auskunftspflicht der Kanzlei gegenüber dem Factor nach § 402 BGB. Danach hat die Kanzlei dem Factor die zur Durchsetzung der Forderung notwendigen Auskünfte zu erteilen und zum Beweis der Forderung dienende Urkunden, soweit sie sich in seinem Besitz befinden, auszuliefern. 9.1.1 Allgemeines Zunächst einmal werden die zu erbringenden Dienstleistungen des Factors festgelegt. Dabei kann es sich um das echte Factoring handeln, bei dem die Forderung kreditversichert ist. Der Delkrederefall tritt z.B. ein, wenn • ein gerichtliches Insolvenzverfahren eröffnet oder vom Gericht mangels Masse abgewiesen wurde, • ein vom Gericht festgestellter Schuldenbereinigungsplan angenommen wurde, • ein außergerichtlicher Liquidations- oder Quotenvergleich mit Schuldnern zustande gekommen ist oder • Maßnahmen der Einzelzwangsvollstreckung des Factors gegen den Debitoren nicht zur vollen Befriedigung geführt haben. Wird das echte Factoring gewählt, kann dies optional im stillen oder offenen Verfahren durchgeführt werden. Beim stillen Factoring wird die Abtretung dem Debitoren gegenüber nicht offengelegt. Die Vertragspartner können aber auch vereinbaren, dass das Forderungsausfallrisiko und die Kosten für die gerichtliche Beitreibung bei der Kanzlei verbleiben (unechtes Factoring). Unabhängig vom Abschluss eines Factoringvertrags besteht auch die Möglichkeit des reinen Forderungsmanagements. In diesem Rahmen kann der Factor Rechnungs- und Mahndruck entweder auf seinem Geschäftsbogen oder dem der Kanzlei vornehmen. Zudem besteht auch die Möglichkeit, eine mündliche Mahnstufe zu vereinbaren. Dazu ist es notwendig, dass die Kanzlei dem Factor sowohl aktuelle Rufnummern als auch E-Mail-Adressen seiner Debitoren übermittelt. 9.1.2 Bruttojahresumsatz Grundlage des Factorings und vor allem der damit verbundenen Gebühren ist der Bruttojahresumsatz. Davon zu unterscheiden ist der angediente Umsatz, das bedeutet, die Kanzlei muss grundsätzlich weder ihren kompletten Jahresumsatz noch einen irgendwie bezifferten Mindestumsatz andienen. Umsätze von Debitoren, die die Honorare z.B. durch Lastschrift rechtzeitig und in voller Höhe entrichten, müssen also dem Factor nicht unbedingt angedient werden. Insoweit kann das Forderungsmanagement in der Kanzlei verbleiben. Allerdings sollten nicht ausschließlich die schlechten Risiken Gegenstand des Factorings sein. Einige Anbieter im Markt fordern allerdings einen festen Mindestumsatz bzw. einen prozentualen Anteil am Gesamtumsatz. Gilgan | Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben | NWB Verlag 23

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