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Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben

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Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben Leitfaden Verrechnungsstellen: Rechtliches, Arten, Ablauf, Kosten Von Hans-Günther Gilgan Kaum ein Steuerberater ist nicht von teilweisen oder totalen Forderungsausfällen betroffen. Mehrmonatige Außenstände sind keine Seltenheit. Häufig kämpfen dann die Steuerberatungskanzleien selbst mit Liquiditätsproblemen. Damit dies nicht so weit kommt, sollten Steuerberater frühzeitig ein effektives Forderungsmanagement entwickeln. Eine Möglichkeit, die seit 2008 auch Steuerberatern zugänglich ist, ist die Beauftragung einer Verrechnungsstelle. Viele Steuerberater scheuen dieses Forderungsmanagement durch Factoring aufgrund von Vorurteilen und fehlenden Kenntnissen in der Praxis. Die kostenlose eBroschüre aus dem NWB-Verlag durchleuchtet auf 20 Seiten knapp und verständlich alle Aspekte des Themas und zeigt auf, wie Factoring für Steuerberater funktionieren kann. So erhalten Sie eine umfangreiche Informationsgrundlage zum Factoring für Steuerberater. Aus dem Inhalt: - Gründe für Forderungsausfälle - Finanzierungsmöglichkeiten für Steuerberater - Rechtliche Aspekte des Factorings - Funktionen des Factorings (Finanzierungs-, Dienstleistungs- und Versicherungsfunktion) - Arten des Factorings - Übersicht, Kosten und Voraussetzungen - Praktischer Ablauf - Vor- und Nachteile des Factorings - Erfahrungen von Steuerberatern - Weiterführende Literatur

9. Praktischer Ablauf

9. Praktischer Ablauf des Factorings 9.1.3 Kanzlei-Limitkonto Auf der Grundlage des angedienten Bruttojahresumsatzes wird ein sog. Kanzlei-Limitkonto eingerichtet, innerhalb dessen die Kanzlei alle ihre bestehenden und künftigen Forderungen aus dem Steuerberatungsverhältnis mit den Debitoren an den Factor abtritt. Die Festlegung des Limits hilft dem Factor, das Ausfall- und Forderungsrisiko besser kalkulieren zu können. Es beträgt grundsätzlich 1/8 des angedienten Umsatzes; dabei wird eine durchschnittliche Forderungslaufzeit von 45 Tagen (45/360 = 1/8) zugrunde gelegt. Das Kanzleilimit kann höher festgelegt werden, z.B. wenn die Forderungslaufzeit von vornherein länger gewählt wird oder bei Kanzleien in Urlaubsregionen mit Saisongeschäft. Das Limit in Höhe von 1/8 des Bruttojahresumsatzes ist meist ausreichend, da dieser nicht auf einmal erwirtschaftet wird, sondern sukzessive im Verlauf des Wirtschaftsjahres. Insoweit wäre ein dem Bruttojahresumsatz entsprechendes Kanzlei-Limitkonto unnötig. Der Factor ist verpflichtet, Honorarforderungen bis zur Höhe dieses Limits anzukaufen. Beispiel: Angedienter Bruttojahresumsatz (BJU): 160.000 € Kanzlei-Limitkonto 1/8 des BJU: 20.000 € Der Factor kauft gleichzeitig Forderungen bis 20.000 € an. Wenn das Limit erschöpft ist, werden die Forderungen als Abwicklungsforderungen behandelt und nachgekauft, sobald das Kanzleilimit durch Begleichung von Forderungen der Debitoren wieder frei geworden ist. Auf der Grundlage des Ankaufs wird auch für Debitoren ein Limit (z.B. 1.500 €) vergeben, bis zu dessen Höhe Forderungen erworben werden. Dies ist wie ein Kontokorrent zu sehen. Zahlt der Debitor zügig binnen zwei Wochen nach Rechnungsdatum, kann theoretisch ein Honorarumsatz von 52/2 * 1.500 € = 39.000 € im echten Verfahren p.a. angekauft und ausgezahlt werden. Die Inanspruchnahme/Auslastung des Kanzlei-Limitkontos liegt nach statistischen Erhebungen eines Anbieters im Jahreszeitraum zwischen 58 und 82 %. 17 Bei dieser Erhebung handelt es sich um angeschlossene Kanzleien, die ihren Bruttojahresumsatz um Factoreinzüge und A-Mandate gekürzt haben und so einen Factoring-Jahresumsatz in Höhe von 65–80 % ihres Brutto-Kanzleiumsatzes zum Factoring-Ankauf geben. 9.1.4 Bestimmung der Fälligkeiten Im Rahmenvertrag legt die Kanzlei auch die Fälligkeit der Honorarforderung fest. Die Bestimmung der Fälligkeit kann für jeden Debitoren individuell erfolgen und jederzeit den aktuellen Mandatsverhältnissen angepasst werden. 9.1.5 Mahnläufe Die Mahnläufe werden ebenfalls im Rahmenvertrag geregelt. Auch hier bestimmt die Kanzlei selbst, wann und wie oft welcher Debitor gemahnt wird. Diese Bestimmung ist nicht nur bei Vertragsschluss, sondern jederzeit möglich. So kann die Kanzlei stets individuell auf die wirtschaftliche Situation des Debitoren eingehen und das Mahnwesen entsprechend steuern. 9.1.6 Zahlungseingänge Der Factor richtet für jeden Steuerberater ein eigenes Konto ein; Zahlungen des Debitors fordert er auf dieses Konto ein. Dadurch wird der direkte Zahlungsrückfluss an den Factor erreicht. 17 Erhebung bei Factoringkunden der DEGEV eG 2014. Gilgan | Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben | NWB Verlag 24

10. Vergleich des Factorings mit Kontokorrentkredit 9.2 Ausführungsverträge In Ausführung des Rahmenvertrags werden nachfolgend die Honorare im Rahmen des Kanzlei-Limitkontos abgetreten. Die Abwicklung erfolgt durch Einreichung der Rechnungen an den Factor. Soweit die Einreichung elektronisch erfolgt und daher das Formerfordernis des § 9 StBVV in Form der eigenhändigen Unterschrift des Steuerberaters in Rede steht, lässt sich dieses Schriftformerfordernis entweder im Rahmen des Steuerberatungsvertrags abbedingen oder später, im Fall eines Honorarprozesses, bis zum Schluss der mündlichen Verhandlung nachholen. Empfehlung: Falls es zum Honorarprozess kommt, sollte dem Debitoren vor Klageerhebung die Rechnung sicherheitshalber noch einmal im Original unterschrieben zugeleitet werden (z.B. mit der letzten Mahnung), damit Einwendungen gegen die Fälligkeit und damit den Klageanlass definitiv ausgeschlossen sind. Sobald die Rechnung durch den Factor erfasst ist, erfolgt die Auszahlung des Rechnungsbetrags – anbieterabhängig in voller Höhe ohne Abzüge oder abzüglich eines Sicherheitseinbehalts – auf das Konto der Kanzlei. 18 Das Geld ist i.d.R. spätestens 36 Stunden nach Einreichung der Rechnung für die Kanzlei verfügbar. 10. Vergleich des Factorings mit Kontokorrentkredit Stellt man den klassischen Kontokorrentkredit dem Factoring gegenüber, so ergibt sich folgendes Bild: Finanzierungsmerkmale Factoring Kontokorrent Prüfung Bilanzen, BWA, Bonität ja ja Stellung „harter“ Sicherheiten nein ja Persönliche Bürgschaft erforderlich nein ja Automatisch wachsende Finanzierungslinie ja nein Inkl. Debitorenmanagement ja nein Inkl. Mahn- und Inkassowesen ja nein Inkl. Forderungsausfallschutz ja nein Finanzierungshöhe offener Forderungen 100 % ca. 25 % Bilanztechnische Geltung als Eigenkapital ja nein Führt zu Ratingverbesserung ja nein Liquiditätsrückzahlungspflicht nein ja Der Vergleich zeigt, dass die Anforderungen an das Factoring wesentlich geringer sind als an den Kontokorrentkredit. Lediglich die Prüfung der Bilanzen, BWA und Bonität ist in beiden Fällen notwendig. Während sich das Factoring jedoch darin erschöpft, verlangt der Kontokorrentkredit darüber hinaus noch Sicherheiten und Bürgschaften. Die Forderungen werden beim Kontokorrentkredit deutlich geringer bewertet und kreditiert und müssen zudem zurückgezahlt werden. 11. Vorteile des Factorings Grundsätzlich sind nicht alle Vorteile des Factorings für den Mittelstand auch gleichzeitig für die Branche der steuerberatenden Berufe von Vorteil (z.B. Effekt der Bilanzverkürzung und damit verbunden Kennziffernverbesserungen, Refinanzierung internationalen Güterverkehrs usw.). Andererseits zeitigt das Spezialfactoring Vorteile, die für die Steuerberaterbranche zurecht geschnitten sind. 18 Hinweis: Das ist das Geschäftskonto des Steuerberaters, nicht sein für Zwecke der Zahlung von Debitoren vom Factor eingerichtetes Konto. Gilgan | Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben | NWB Verlag 25

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