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Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei

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Man sollte es nicht annehmen, aber es passiert. Ob wissentlich oder unwissentlich entsorgen Rechtsanwaltskanzleien Akten im Altpapier oder Daten auf dem Sperrmüll. So geschehen Anfang April 2015, als ein Passant in einem Altpapiercontainer in Bonn vertrauliche Anwaltsunterlagen fand. Die Staatsanwaltschaft ermittelt gegen ein Anwaltsehepaar wegen Datenschutzverstößen. Es droht ein hohe Geldbuße und bis zu einem Jahr Gefängnis. Dass ein solcher Verstoß die Ausnahme ist, ist zu hoffen. Keine Ausnahme sind dagegen unbewusste Verstöße, die in vielen Kanzleien an der Tagesordnung sind. Unsicherheit herrscht zum Beispiel bei diesen Fragen: Welche Sicherheitsstufe braucht mein Aktenvernichter? Welche Akten muss ich wie lange aufbewahren? Wie lösche ich elektronische Altdaten rechtssicher? Was muss ich bei der Auswahl und Beauftragung von Drittfirmen beachten? Diese und weitere wichtige Fragen beantwortet der Datenschutzexperte Rechtsanwalt Dr. Robert Kazemi in der neuen eBroschüre „Daten und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei“. Der Autor vermittelt auf nur 5 Seiten kurz und verständlich, wie Kanzleien rechtssicher mit alten Akten und Daten umgehen. 7 Grundregeln zum Umgang mit Alt-Daten und -Akten geben zudem Sicherheit auf einen Blick.

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Akten im Altpapier – warum das nicht passieren darf und worauf wir achten sollten Akten im Altpapier – warum das nicht passieren darf und worauf wir achten sollten Anfang April berichtete die Presse deutschlandweit über einen äußerst brisanten Fund in einem Bonner Altpapiercontainer. Ein (ehemaliges) Anwaltsehepaar hatte ca. 400 Mandantenakten in 18 Kartons verpackt und kurzerhand im Altpapiercontainer entsorgt. Nach Angaben der Staatsanwaltschaft Köln stammten die Akten aus den 1990er und frühen 2000er Jahren, ihre Aufbewahrungsfrist war folglich abgelaufen; gleichwohl ermittelt die Staatsanwaltschaft nun wegen Verstoßes gegen § 203 StGB. Zu Recht, denn die anwaltliche Schweigepflicht kennt keine Verjährung und greift damit weit über die Zeiträume hinaus, in denen den Rechtsanwalt Aufbewahrungspflichten treffen. Keine Aufbewahrung in alle Ewigkeit Der Bonner Fall sollte trotzdem nicht zum Anlass genommen werden, nun Mandantenakten bis in alle Ewigkeit in den eigenen Kanzleiräumen aufzubewahren und diese womöglich noch in die Rente mitzunehmen. Das, was sich im Rahmen eines Anwaltslebens, selbst in der digitalen Welt, an Papier ansammelt, ist schlicht zu viel, um es aus einem falsch verstandenen Geheimhaltungsinteresse des Mandanten gar nicht zu entsorgen. Der Fall aus Bonn verdeutlicht jedoch, dass wir mit Mandantenakten und -daten nicht sorglos umgehen dürfen, sondern auch im Rahmen der Archivierung und späteren Vernichtung die anwaltliche Schweigepflicht zu beachten haben. Archivierung über zehn Jahre empfehlenswert Doch wie lange hat der Rechtsanwalt die im Rahmen der Berufsausübung anfallenden Daten überhaupt aufzubewahren? Die Beantwortung dieser Frage hängt von der Kategorie der betroffenen Daten ab. Betrachtet man – wie die Staatsanwaltschaft Köln im Falle der ehemaligen Bonner Kollegen – zunächst das Anwalt-Mandanten-Verhältnis, liefert § 50 Abs. 2 Satz 1 BRAO eine erste Orientierung. Hiernach hat der Rechtsanwalt seine Handakten für die Dauer von fünf Jahren nach Beendigung des Auftrags aufzubewahren. Da die „Handakte“ im Sinne der Norm indes nur diejenigen „Schriftstücke, die der Rechtsanwalt aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat“, umfasst, nicht aber auch den „Briefwechsel zwischen dem Rechtsanwalt und seinem Auftraggeber und die Schriftstücke, die dieser bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat“, helfen die dortigen Vorgaben nur bedingt weiter. Denn auch wenn hinsichtlich der sonstigen Bestandteile der Handakte keine Aufbewahrungspflichten aus der BRAO abzuleiten sind, ergibt sich die Notwendigkeit der weitergehenden Aufbewahrung auch dieser Unterlagen – jedenfalls aus haftungsrechtlichen Gesichtspunkten. So empfehlen die Rechtsanwaltskammern unter Beachtung des anwaltlichen Eigeninteresses und der Verjährungsregelung in § 199 Abs. 3 BGB (hierzu aktuell BGH, Urt. v. 6.2.2014, IX ZR 245/12, NJW 2014, 993) die Aufbewahrung der vollständigen Handakte jedenfalls für einen Zeitraum von zehn Jahren, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem das jeweilige Mandat beendet wurde (vgl. hierzu beispielsweise die Stellungnahme der BRAK München). Mit Blick auf die besondere Verjährungsregelung erbrechtlicher Ansprüche (vgl. § 199 Abs. 3a BGB), kann sich – jedenfalls im Falle der erbrechtlichen Beratung – u.U. sogar die 30-jährige Aufbewahrung der vollständigen Handakte empfehlen. Auch Steuerunterlagen müssen aufbewahrt werden Für an den Mandanten gerichtete Rechnungen bzw. die hiervon aufzubewahrenden Kopien gilt diese Verpflichtung von Gesetzes wegen (vgl. § 14b Abs. 1 UStG). Sonstige nicht mandatsbezogene Aufbewahrungspflichten finden sich beispielsweise im Steuerrecht, im Rahmen dessen neben § 14b UStG insbesondere auf die Vorgaben in § 147 AO hinzuweisen ist. Kazemi | Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei | Deutscher Anwaltverlag 5

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