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Die Wahl der passenden Kanzleisoftware

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Mit der richtigen Software zukunftsfähig bleiben und effizienter arbeiten In vielen Kanzleien ist jetzt, im Zuge der derzeitigen Krise, der richtige Zeitpunkt, um strategische Überlegungen anzustellen: Muss neben neuer Hardware auch eine Anpassung der Software vorgenommen werden? Falls ja – wie finden Anwältinnen und Anwälte die für ihre Kanzlei passende Software? Die Fachinfo-Broschüre „Die Wahl der passenden Kanzleisoftware“ führt auf, welche strategischen Überlegungen vor einem Softwarewechsel angestellt werden sollten. Diese werden ergänzt durch Tipps zur Umsetzung und eine umfangreiche Marktübersicht sowie einen Link zum neuen Kanzleisoftware-Test des FFI-Verlags. Durch die Abfrage von Vorlieben und Rahmenbedingungen zeigt er, welche Anbieter für die individuellen Bedürfnisse infrage kommen.

AUSWAHL EINER

AUSWAHL EINER ANWALTSSOFTWARE 2. Auswahl einer Anwaltssoftware Bedürfnisse, Preis-/Leistungsverhältnis? a) Welches Betriebssystem soll eingesetzt werden? Windows, macOS und Linux sind die aktuell am weitesten verbreiteten Betriebssysteme. In mehr als 90 Prozent der Kanzleien wird Windows als Betriebssystem eingesetzt. Dementsprechend ist die Auswahl der Anwaltsprogramme für macOS sehr überschaubar. Linux wird in der Regel als Server-Betriebssystem genutzt. b) Hard- und Software aus einer Hand? Die wenigsten Anwaltssoftwareanbieter vertreiben heutzutage auch Hardware. Das kann dazu führen, dass bei Problemen zunächst geklärt werden muss, ob Hard- oder Software ursächlich sind. Auch die Art der Verkabelung spielt eine Rolle. Gut beraten ist, wer einen IT-Fachbetrieb vor Ort hat, der bei Problemen schnelle Hilfe bietet. Zwar lösen die meisten Anbieter heutzutage Probleme über die Fernwartung, bei Hardwareschwierigkeiten oder notwendigem Austausch sollte professionelle Unterstützung erfolgen. Der Kauf aus dem Technikmarkt ist nur dann eine Option, wenn When you have to be right AnNoText Kanzleiorganisation und digitales Mandatsmanagement für Anwaltskanzleien – individuell auf Ihre Wünsche zugeschnitten Mit der Leistungsfähigkeit von AnNoText als allumfassende Plattform für Kanzlei- und Mandatsmanagement, verfügen Kanzleien jeder Größe und Funktion über sämtliche Werkzeuge, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Organisieren Sie Ihre gesamte Kanzlei an einem zentralen Ort und gewinnen Sie dank automatisierbarer Workflows mehr Freiräume für Mandantenberatung und Kanzleientwicklung. Zudem bietet AnNoText smarte Tools und Integrationen für ein digitales, harmonisiertes und zeitgemäßes Mandatsmanagement mit zahlreichen LegalTech- Anwendungen aus einer Hand. Cosack | Die Wahl der passenden Kanzleisoftware 10 annotext.de

AUSWAHL EINER ANWALTSSOFTWARE Kanzleiinhaber oder Mitarbeiter in der Lage sind, technische Probleme schnell selbst zu lösen. c) On-Premise oder Cloud? Bei den neuen Anbietern, die den Softwaremarkt aufmischen, ist die Cloud teilweise Pflicht. Andere bieten die Wahlmöglichkeit. Prüfen Sie vor der Entscheidung für die Cloud: • Stehen die Server in Deutschland? • Welches Sicherheitskonzept liegt zugrunde? • Erfüllt das Konzept die berufsrechtlichen Voraussetzungen? • Ist der Anbieter auf Anwaltskanzleien spezialisiert? • Garantiert der Anbieter die Übernahme von Updates auch für die Software? • Welches Datensicherungskonzept liegt zugrunde? • Wäre auch eine Private Cloud möglich? • Welche Kosten entstehen pro Arbeitsplatz/monatlich/jährlich? • Wie wird das Insolvenzrisiko des Anbieters abgedeckt? Meine Interviewpartnerinnen aus „Einfrau“-Kanzleien, Rechtsanwältin Nina Diercks aus Hamburg und Rechtsanwältin Claudia Otto aus Frankfurt, berichteten mir, dass sie ihre Kanzleien auch deshalb so erfolgreich führen könnten, weil in der Cloud jederzeit Zugriff auf alle Dokumente bestehe. Die Entscheidung für eine Cloud kann gerade für kleinere Kanzleien eine gute Alternative sein, um das IT-Thema auszulagern. d) Welche Module sind notwendig und nützlich? Jede Anwaltssoftware bietet die Möglichkeit, Adressdaten von Mandanten, Gerichten und Dritten zu speichern. Manche Anbieter liefern ein Gerichtsverzeichnis mit. Bei der Anlage einer Akte werden die Daten mit der Akte verknüpft. Adressdaten können beliebigen Akten Checkliste: ; Ermitteln Sie anhand der Bedürfnisse Ihrer Kanzlei die notwendigen (Must-haves), die nicht zwingend notwendigen (Nice-to-haves) und die entbehrlichen Module. Bietet eine Software die notwendigen Module (z. B. Bilanzierung) nicht, fällt sie mit diesem K.-o.-Kriterium direkt aus dem Auswahlverfahren. ; Lassen Sie sich vom Anbieter nicht sein Standardrepertoire mit den Aufgaben, die das Programm besonders gut kann, vorführen, sondern nehmen Sie aus jedem Dezernat eine Beispielakte und prüfen Sie, welches Programm die Aufgaben dieser Akte am besten löst. ; Vergeben Sie beim Softwarevergleich für alle Einzelheiten auf einer Skala von 0–10 (nicht erfüllt bis voll erfüllt) Ihre individuelle Punktzahl. Lassen Sie Kollegen und Mitarbeiter an der Softwareauswahl teilhaben und diese ebenfalls einen Bewertungsbogen ausfüllen. So kann man sich trotz Vorlieben für die Optik oder die Bedienerfreundlichkeit (ein wichtiges Kriterium!) ein objektives Urteil über die verschiedenen Kandidaten bilden und wird staunen, dass man mit dem „Bauchgefühl“ oftmals daneben liegt. zugeordnet werden. Ändern sich z. B. Anschrift oder Telefonnummer der Adresse, so werden diese Änderungen für alle Akten, mit der diese Adresse verknüpft ist, automatisch wirksam. Das birgt allerdings auch Gefahren bei Programmen, die keine phonetische Suche aufweisen: Wird z. B. eine Rechtsschutzversicherung wie die D.A.S. einmal mit Punkt und ein anderes Mal ohne Punkt erfasst, erkennen manche Systeme nicht, dass es sich um dieselbe Adresse handelt. So kommen gerade im Bereich der Versicherungen häufig Adressdubletten zum Vorschein, die mühsam und von Hand bereinigt werden müssen. Cosack | Die Wahl der passenden Kanzleisoftware 11

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