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Die Wahl der passenden Kanzleisoftware

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Mit der richtigen Software zukunftsfähig bleiben und effizienter arbeiten In vielen Kanzleien ist jetzt, im Zuge der derzeitigen Krise, der richtige Zeitpunkt, um strategische Überlegungen anzustellen: Muss neben neuer Hardware auch eine Anpassung der Software vorgenommen werden? Falls ja – wie finden Anwältinnen und Anwälte die für ihre Kanzlei passende Software? Die Fachinfo-Broschüre „Die Wahl der passenden Kanzleisoftware“ führt auf, welche strategischen Überlegungen vor einem Softwarewechsel angestellt werden sollten. Diese werden ergänzt durch Tipps zur Umsetzung und eine umfangreiche Marktübersicht sowie einen Link zum neuen Kanzleisoftware-Test des FFI-Verlags. Durch die Abfrage von Vorlieben und Rahmenbedingungen zeigt er, welche Anbieter für die individuellen Bedürfnisse infrage kommen.

AUSWAHL EINER

AUSWAHL EINER ANWALTSSOFTWARE e) Zielformulierung: Was soll erreicht werden? Wollen Sie erstmals eine Anwaltssoftware einführen oder die Software wechseln? In jedem Fall gilt: Machen Sie eine Bestandsaufnahme. Checkliste Einführung: ; Welche Bereiche sollen mithilfe der Software gelöst werden? ; Sind alle Personen bereit, eine Standardisierung der Arbeitsweise mitzutragen? ; Gibt es Standards für alle Aufgabenbereiche? ; Wer kümmert sich um die Einführung? Zusätzlich bei Softwarewechsel: ; Wie unterscheidet sich die derzeit genutzte Software von den möglichen Alternativen? ; Lohnt/Rechnet sich der Wechsel? ; Sind alle Personen bereit, den Wechsel mitzutragen? ; Wie gut ist der bisherige Datenbestand (Dubletten, Aktualität etc.)? ; Sollen die Alt-Daten übernommen (konvertiert) werden? ; Wer kümmert sich um den Wechsel? f) Ist die Anwaltssoftware auch Steuerungselement? Prüfen Sie, ob die Anwaltssoftware auch aus betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten Unterstützung bietet: Können interne und externe Stundenverrechnungssätze eingepflegt werden? Gibt es einen Vergleich zwischen Abrechnung nach RVG mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit? Können Mitarbeiterstunden erfasst werden? Können Sie nach Empfehlungen von Dritten oder Rechtsgebieten selektieren und Mandanten in A-, B- oder C-Kriterien einordnen? Klären Sie anhand Ihrer Erwartungen, welche Auswertungen die Software bietet. g) Ist die Buchhaltung integriert? Gibt es eine integrierte Akten- und Finanzbuchhaltung oder eine Schnittstelle zu einer professionellen Buchhaltungssoftware? Kann der Anwalt auf Anhieb erkennen, welches Honorar wann in Rechnung gestellt wurde und wie viel offen steht bzw. wann bezahlt wurde? Ist ein eigenes Mahnwesen möglich, nach welchen Kriterien? Eine Offene-Posten-Liste spiegelt im Idealfall die Wirklichkeit wider. In der Praxis erlebt man leider, dass die Offene-Posten-Liste nicht korrekt ist, weil Rechnungen mehrfach eingebucht werden, die nicht alle abgerechnet werden können. Hier ist eine Schulung aller Personen, die damit befasst sind, unumgänglich. h) Wie sicher und komfortabel ist die digitale Kommunikation? Langsam, aber stetig verliert die Korrespondenz per Brief ihren Stellenwert. Digitale Kommunikation nimmt immer mehr Raum ein. Dabei versenden viele Anwaltskanzleien – auch mit Einwilligung des Mandanten und zwischenzeitlich seit 1. Januar 2020 auch durch die Änderung von § 2 BORA – ihre Korrespondenz per ungesicherter E-Mail. Gibt es eine Schnittstelle zum E-Mail-Programm und wie komfortabel können ein- und ausgehende Mails zur Akte gespeichert werden? Alternative Möglichkeiten einer verschlüsselten Korrespondenz über eine Mandantenplattform bieten dem Mandanten rund um die Uhr Zugang zu „seiner“ Akte und sind auch im Jahr 2020 noch ein Alleinstellungsmerkmal, das von zu wenigen Kanzleien genutzt wird. Cosack | Die Wahl der passenden Kanzleisoftware 14

AUSWAHL EINER ANWALTSSOFTWARE Vorsicht bei der beA-Schnittstelle: Obwohl etwa die Hälfte der Softwareanbieter angibt, das beA vollständig integriert zu haben, fehlt seitens der BRAK bei allen Anbietern immer noch die rechtssichere Möglichkeit der beA-Schnittstellen, den Export von beA-Nachrichten automatisiert durch die Anwaltssoftware zu erledigen. Derzeit gibt es nur die rechtssichere Möglichkeit, Nachrichten manuell über die beA-Seite zu exportieren. Nur dann wird die erforderliche Signaturdatei für die ZIP-Datei, die beA produziert, erstellt. i) Welche mobilen Geräte können eingesetzt werden? Ist eine Synchronisation mit mobilen Geräten möglich? Der Anwalt liest auf seinem Smartphone seine E-Mails, nutzt die Wartezeit bei Gericht für ein Diktat und sendet dieses an seine Kanzlei oder den Büroservice. Wieder in der Kanzlei zurück, ist das Schreiben schon in der elektronischen Akte. Unterwegs mit Laptop oder Tablet, kann man auch auf die digitale Kanzleiakte zugreifen, wenn die Digitalisierung der Anwaltskanzlei vollständig umgesetzt ist. Nachdem das beA im Juni 2020 durch den neuen Betreiber, die Firma Wesroc GbR, übernommen wurde, bleibt zu hoffen, dass diese Programmierung baldmöglichst erfolgt, damit das beA dann komplett über die Programme der Softwareanbieter, die beA integriert haben, genutzt werden kann. Werden Kalendereinträge automatisch mit dem Smartphone synchronisiert, damit auch von unterwegs jederzeit ein neuer Termin abgestimmt werden kann? Viele Services stehen zur Verfügung – legen Sie also mit einer Prioritätenliste fest, was ein „Must-have“ oder „Niceto-have“ ist. When you have to be right Es ist Zeit für Kleos! Die für die Cloud entwickelte Kanzleisoftware. Kleos ist die Kanzleisoftware für smarte Anwälte, die von den digitalen Möglichkeiten für ihr Kanzleimanagement profitieren möchten, ohne sich um den Betrieb der IT zu kümmern. Dank einer intuitiven Lösung, die im Büro und unterwegs Ihre fakturierbare Zeit maximiert, die sensible Mandanten- und Kanzlei-Daten sicher für Sie speichert und die zudem einen exzellenten Mandantenservice ermöglicht, organisieren Sie Ihre gesamte Kanzlei ganz einfach und sparen gleichzeitig IT-Kosten. Testen Sie Kleos jetzt kostenfrei oder vereinbaren Sie eine Präsentation: kleos.wolterskluwer.de Cosack | Die Wahl der passenden Kanzleisoftware 15

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