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Die Wahl der passenden Kanzleisoftware

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Mit der richtigen Software zukunftsfähig bleiben und effizienter arbeiten In vielen Kanzleien ist jetzt, im Zuge der derzeitigen Krise, der richtige Zeitpunkt, um strategische Überlegungen anzustellen: Muss neben neuer Hardware auch eine Anpassung der Software vorgenommen werden? Falls ja – wie finden Anwältinnen und Anwälte die für ihre Kanzlei passende Software? Die Fachinfo-Broschüre „Die Wahl der passenden Kanzleisoftware“ führt auf, welche strategischen Überlegungen vor einem Softwarewechsel angestellt werden sollten. Diese werden ergänzt durch Tipps zur Umsetzung und eine umfangreiche Marktübersicht sowie einen Link zum neuen Kanzleisoftware-Test des FFI-Verlags. Durch die Abfrage von Vorlieben und Rahmenbedingungen zeigt er, welche Anbieter für die individuellen Bedürfnisse infrage kommen.

WORKFLOW MIT

WORKFLOW MIT ANWALTSSOFTWARE 3. Workflow mit Anwaltssoftware Regeln, Musterformulare, Verbesserung/Optimierung Kanzleiablauf a) Von der Stange oder maßgeschneidert? Alle auf dem Markt befindlichen Anwaltssoftwareprogramme sind Standardsoftware und decken ein breites Spektrum ab. Eine individuelle Software, die für die Bedürfnisse der einzelnen Kanzlei bzw. des einzelnen Anwenders geeignet ist, ist in der Regel nicht finanzierbar. Die Anbieter liefern „Konfektionsware“ aus, beispielsweise beim Kontenrahmen, bei den statistischen Auswertungen und den Musterformularen. Passen Sie – ggf. gemeinsam mit dem Anbieter – soweit möglich, das Programm an Ihre Bedürfnisse an. Trennen Sie sich von Mustern und Bereichen, die nicht in Ihr Portfolio passen und erstellen Sie passende Muster für Ihre Bereiche. b) Definieren Sie Regeln verschlüsselte Webplattform „drebis“ zur Verfügung. Sie ermöglicht den direkten Informationsaustausch zwischen Anwälten und Rechtsschutz-/Haftpflichtversicherungen ohne Medienbruch. Viele Anbieter haben eine drebis-Schnittstelle in ihr Programm integriert, sodass die Daten aus der Anwaltssoftware direkt in drebis übernommen werden. Versicherungen arbeiten schon lange digital. Drebis bietet für Kanzleien den Vorteil, dass die Bearbeitungsdauer seitens der Versicherer erheblich verkürzt wird. Die Deckungszusage bei der Rechtsschutzversicherung erfolgt binnen zwei Tagen und auch Vorschussrechnungen werden sofort bezahlt. Die Kanzlei kann mit eingescannten Dokumenten direkt aus der elektronischen Akte heraus arbeiten und reduziert die Bearbeitungszeit. Leider nutzen noch nicht alle Versicherungen drebis. d) Einheitliche Schreibweise von Dateinamen Ein hoher Grad der Einheitlichkeit kann nur dann erreicht werden, wenn in der Kanzlei Regeln aufgestellt werden. Nach welchem Schema werden Namen gespeichert? Schon beim „Freiherrn von und zu“ werden Fragen auftreten, die zu klären sind. Wie wird das Rubrum gestaltet? Bleiben Sie kurz und prägnant. Wann darf eine Adresse geändert werden, die für mehrere Akten verwendet wird? Die Änderung wirkt sich in allen Akten aus, auch wenn sich z. B. eine Zweigstelle meldet. Beispiel: Es wird die Hauptstelle der Rechtsschutzversicherung angelegt, es meldet sich die Zweigstelle. Jetzt muss differenziert werden, welche Adresse an welchen Akten beteiligt ist und ob ggf. zwei unterschiedliche Adressen der RSV angelegt werden sollen. c) Nutzen Sie drebis Fehler bei der Adressänderung lassen sich vermeiden, wenn man auch mit Versicherungen digital kommuniziert. Hierzu stellt die Versicherungswirtschaft die Durch die Vorgaben zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVB 2018 vom 19.12.2017 und ERVB 2019 vom 20.12.2018) werden beim Versenden über das beA bestimmte Dateiformate (PDF/A, ggf. zusätzlich TIFF) verpflichtend. Zusätzlich sind Dateinamen, aus denen der Inhalt des Dokuments ersichtlich ist, zu verwenden. Geben Sie daher Regeln für das einheitliche Benennen von Dateinamen vor. Bei eingescannten oder von Mandanten eingereichten Dokumenten ist darauf zu achten, dass die Dateien die Vorgaben der ERVV (barrierefrei, druckbar, kopierbar, durchsuchbar, Schriftarten eingebettet) erfüllen. Derzeit haben die Justizserver bei Umlauten und Sonderzeichen noch Schwierigkeiten in der Verarbeitung, vermeiden Sie daher Umlaute, Sonderzeichen und den Schrägstrich. Bindestrich und Unterstrich sind zulässig. In den einzelnen Bundesländern gibt es unterschiedliche Regelungen für die Dateilänge zwischen 50 und 90 Zeichen. Achten Sie darauf, dass die Dateilänge 50 Zeichen nicht überschreitet, so bleiben Sie auf der sicheren Seite. Cosack | Die Wahl der passenden Kanzleisoftware 16

WORKFLOW MIT ANWALTSSOFTWARE „Dos and Don’ts“ 15 Tipps zur Auswahl, zum Einsatz und optimalen Nutzen von Anwaltssoftware 1. Bedenken Sie, dass eine Entscheidung für eine bestimmte Anwaltssoftware in der Regel das ganze Berufsleben andauert. Eine Fehlinvestition kann teuer werden. 2. Die Software, die von Kollegen genutzt wird, kann für Ihre Kanzlei ungeeignet sein. Wer nur sein eigenes Programm kennt, kann die verschiedenen Programme kaum beurteilen. 3. Wenn Sie feststellen, dass die derzeitige Anwaltssoftware Ihre Anforderungen nicht erfüllt, wechseln Sie die Software, auch wenn es mit Aufwand und Kosten verbunden ist (ein Nichtwechsel ist weitaus teurer). 4. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Auswahl der Anwaltssoftware ein. Dadurch erhöhen Sie die Akzeptanz und zeigen Wertschätzung. 5. Investieren Sie in Schulungen. Kein Programm ist selbsterklärend. Feinheiten erschließen sich nicht immer aus der virtuellen Hilfe. Erfahrene Schulungskräfte können Tipps und Tricks im persönlichen Dialog viel besser vermitteln. Gleichwohl sind Schulungsvideos zum Einstieg eine hilfreiche Unterstützung. 6. On-Premise oder Cloud? Wägen Sie die Vor- und Nachteile gut ab. 7. Bleiben Sie mit Ihrem Anbieter im Dialog, melden Sie Fehler und reichen Sie Verbesserungsvorschläge ein. Im Idealfall profitieren Sie beim nächsten Update. 8. Delegieren Sie Teilbereiche (Buchhaltung, Mahnwesen etc.) auf geschulte Mitarbeiter. Behalten Sie immer den Überblick, um Abhängigkeiten zu vermeiden. Arbeiten Sie mit Rückmeldungen. 9. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle das Potenzial der Software ausschöpfen. Oft wird das Wissen mündlich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergeben. Mit dem Ausscheiden von Mitarbeitern verschwindet auch deren Wissen. 10. Dokumentieren Sie schriftlich, wie die Software in Ihrer Kanzlei eingesetzt wird. Stellen Sie klare Regeln auf und kontrollieren Sie die Einhaltung. 11. Datensicherung ist das A und O für die digitale Kanzlei (es sei denn, sie nutzen die Cloud). Erstellen Sie ein Datensicherungskonzept und überwachen Sie die Einhaltung. 12. Gönnen Sie allen Personen in der Kanzlei mindestens einen zweiten Bildschirm. Das erleichtert den Einstieg und die Arbeit mit der digitalen Akte. 13. Scannen Sie alle Eingänge ein. Vergeben Sie aussagekräftige Dateinamen, die den Vorgaben der ERVV entsprechen. 14. Verzichten Sie auf eine Papierakte. Fast alle meine Interviewpartner, unabhängig von der Größe der Kanzlei, würden, wenn sie noch einmal am Anfang des Weges stünden, • früher anfangen, • schneller digitalisieren, • konsequenter umsetzen, • auf Papier verzichten, • keine Papierakte mehr führen, • eingescannte Dokumente vernichten, • nicht an der Hardware sparen, • in Schulungen investieren, • mutig und unerschrocken vorangehen. 15. Betrachten Sie die Anwaltssoftware als Cockpit, um Ihre Kanzlei souverän ans Ziel zu steuern. Cosack | Die Wahl der passenden Kanzleisoftware 17

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Wie Steuerberatungskanzleien Honorare sichern und liquide bleiben
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Daten- und Aktenvernichtung in der Anwaltskanzlei
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