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Die Wahl der passenden Kanzleisoftware

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Mit der richtigen Software zukunftsfähig bleiben und effizienter arbeiten In vielen Kanzleien ist jetzt, im Zuge der derzeitigen Krise, der richtige Zeitpunkt, um strategische Überlegungen anzustellen: Muss neben neuer Hardware auch eine Anpassung der Software vorgenommen werden? Falls ja – wie finden Anwältinnen und Anwälte die für ihre Kanzlei passende Software? Die Fachinfo-Broschüre „Die Wahl der passenden Kanzleisoftware“ führt auf, welche strategischen Überlegungen vor einem Softwarewechsel angestellt werden sollten. Diese werden ergänzt durch Tipps zur Umsetzung und eine umfangreiche Marktübersicht sowie einen Link zum neuen Kanzleisoftware-Test des FFI-Verlags. Durch die Abfrage von Vorlieben und Rahmenbedingungen zeigt er, welche Anbieter für die individuellen Bedürfnisse infrage kommen.

WORKFLOW MIT

WORKFLOW MIT ANWALTSSOFTWARE e) Verwenden Sie Musterformulare Die von den Anbietern teilweise mitgelieferten Texte sind aus Sicht der Kanzlei häufig ungeeignet. Formulieren Sie die Texte so, dass sie in Ihrer Kanzlei auch verwendet werden. Wenn Sie mit variablen Daten, z. B. einem individuellen Einschub, arbeiten, können Sie Platzhalter nutzen. So sparen Sie Zeit bei wiederkehrenden Texten. Prüfen Sie jeden diktierten Text auf seine Tauglichkeit zur Standardisierung. Mit einem einheitlichen Standard können Sie die Einarbeitung von Urlaubsvertretern und neuen Mitarbeitern oder Aushilfen deutlich erleichtern. f) Erstellen Sie ein eigenes Kanzlei-Handbuch Jede Software ist nur so gut wie ihre Nutzer diese bedienen können. Viel Wissen geht beim Weggang von Mitarbeitern verloren. Legen Sie Wert auf eine intensive Nutzung und bieten Sie für alle Niveaus Schulungen an. Schöpfen Sie das Potenzial der Software aus. Bauen Sie für alle Bereiche, ggf. in einem internen Wiki, Bearbeitungshinweise und Musteranwendungen auf. Legen Sie Regeln fest. Prüfen Sie regelmäßig die Einhaltung. Mein Interviewpartner, Rechtsanwalt Christian Solmecke, berichtete mir, dass die Schwierigkeit regelmäßig darin bestehe, die Anleitungen aktuell zu halten. Zwar werde in seiner Kanzlei ein einmal aufgesetzter Prozess in der Praxis ständig weiter optimiert, aber im Büroalltag werde dann vergessen, die Beschreibungen anzupassen – mit der Folge, dass sie veralten (vgl. Digitalisierung erfolgreich umsetzen – Ein Leitfaden für jede Anwaltskanzlei, S. 51, Rn. 2) . g) Die Buchhaltung ist das Cockpit Welche statistischen Auswertungen liefert die Software? Das Motto des virtuellen Anwaltstages 2020 lautete „Die Kanzlei als Unternehmen“. Die unternehmerische Seite der anwaltlichen Tätigkeit stand im Fokus. In der Coronakrise hat sich gezeigt, dass Digitalisierung den Kanzleialltag prägen, erleichtern und sicherstellen kann. • Haben Sie einen tagesaktuellen Überblick über Einnahmen und Ausgaben? • Erfolgt die Aktenbuchhaltung zusammen mit der Finanzbuchhaltung? • Sind die statistischen Auswertungen mit dem Kontenrahmen verknüpft? (Passen Sie den Kontenrahmen an die Bedürfnisse der Kanzlei an.) • Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen? • Benötigt dieser die Auswertungen als Export für seine Software? • Wie erfolgt dieser Export? • Stimmen Sie auch den Kontenrahmen mit Ihrem Steuerberater ab, damit unnötige Buchungen vermieden werden. • Wenn Sie die Buchhaltung auslagern, können Buchungen im Idealfall durch Steuerfachangestellte in Ihrer Anwaltssoftware vorgenommen werden, damit Sie jederzeit den Überblick behalten und nicht auf die monatlichen Auswertungen des Steuerberaters angewiesen sind. Cosack | Die Wahl der passenden Kanzleisoftware 18

FAZIT Fazit Die passende Anwaltssoftware zu finden, ist machbar. Kompromisse gehören dazu. Die Coronakrise hat uns gezeigt, dass man innerhalb kurzer Zeit alles daran setzen kann, um die Arbeitsfähigkeit der Kanzlei aufrechtzuerhalten. Das Homeoffice ist für viele Kanzleien eine Option, um Mitarbeiterbedürfnissen entgegenzukommen und auch Raumkosten zu sparen. Mit der richtigen Anwaltssoftware können alle standortunabhängig arbeiten. Das gelingt nur, wenn die Kanzlei die Fesseln der Papierakte abstreift und die digitale Kanzlei zum Alltag wird. Professor Stephan Ory betont in seinem Interview die Notwendigkeit, die digitalen Herausforderungen anzunehmen, um im Anwaltsberuf wettbewerbsfähig zu bleiben: „Allerdings halte ich die Digitalisierung einer Kanzlei für die Basis der Überlebensstrategie.“ (vgl. Digitalisierung erfolgreich umsetzen – Ein Leitfaden für jede Anwaltskanzlei, S. 246, Rn. 29) Die Justiz träumt von einer gemeinsamen Cloud, in der Richter, Anwälte und Mandanten zusammen kommunizieren und strukturierte Datensätze die Vorbereitung für Entscheidungen liefern. Warten wir nicht darauf, setzen wir um, was heute möglich ist. Es bleibt spannend – ich wünsche Ihnen gutes Gelingen. Jetzt testen, welche Kanzleisoftware am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt Möchten Sie herausfinden, welche Software wirklich zu Ihnen passt? Machen Sie den Kanzleisoftware-Test auf anwaltskanzleisoftware.de und erfahren Sie, welche Anbieter für Sie infrage kommen.* hier testen * Alle Angaben wurden von den Softwareanbietern zur Verfügung gestellt. Ilona Cosack übernimmt keine Gewähr für Cosack die Richtigkeit | Die Wahl und das der Ergebnis passenden dieses Kanzleisoftware Selbsttests. 19

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