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Die Wahl der passenden Kanzleisoftware

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Mit der richtigen Software zukunftsfähig bleiben und effizienter arbeiten In vielen Kanzleien ist jetzt, im Zuge der derzeitigen Krise, der richtige Zeitpunkt, um strategische Überlegungen anzustellen: Muss neben neuer Hardware auch eine Anpassung der Software vorgenommen werden? Falls ja – wie finden Anwältinnen und Anwälte die für ihre Kanzlei passende Software? Die Fachinfo-Broschüre „Die Wahl der passenden Kanzleisoftware“ führt auf, welche strategischen Überlegungen vor einem Softwarewechsel angestellt werden sollten. Diese werden ergänzt durch Tipps zur Umsetzung und eine umfangreiche Marktübersicht sowie einen Link zum neuen Kanzleisoftware-Test des FFI-Verlags. Durch die Abfrage von Vorlieben und Rahmenbedingungen zeigt er, welche Anbieter für die individuellen Bedürfnisse infrage kommen.

Die

Die Wahl der passenden Kanzleisoftware 2. aktualisierte Neuauflage Editorial Liebe Leserinnen, liebe Leser, vor drei Jahren ist die erste Sonderausgabe zur Auswahl der ersten Anwaltssoftware erschienen. Begleitend dazu ging 2018 die Website anwaltskanzleisoftware.de online, um Ihnen noch mehr Möglichkeiten der Interaktion und Auswahl zu bieten. 2020 erscheint nun die 2. Auflage dieses Ratgebers zur Auswahl der passenden Anwaltssoftware. Vorab, um Ihre Erwartungen in die richtigen Bahnen zu lenken: Leider ist es nicht so einfach, die passende Anwaltssoftware zu finden. Denn, wie so oft, steckt „der Teufel“ im Detail, sprich, die Auswahlkriterien sind entscheidend, denn jede Anwaltssoftware hat ihre Stärken und Schwächen. Es gibt keine Anwaltssoftware, die zu 100 Prozent alle Bedürfnisse der unterschiedlichsten Anforderungen der Anwender abdeckt. Denn dann wären wir bei einer Individualsoftware angekommen, die von den Entwicklungskosten das Budget vieler Kanzleien überschreiten dürfte. Die gängigen Lösungen für Anwaltskanzleien/-notariate sind Standardsoftware, d. h. sie bieten Möglichkeiten, die die meisten Bedürfnisse von Anwälten und Mitarbeitern abdecken. Besonderheiten, die nur einzelne Anwender benötigen, können und werden nicht zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus beginnt sich die Anwaltswelt – langsam, aber sicher – zu wandeln. Weg von der eigenen Infrastruktur mit Server, Datensicherung, Updates und IT-Techniker hin zur Cloud, auch wenn diese noch zaghaft eingesetzt wird. Passend zur Cloud haben sich neue Anbieter in diesen Markt gewagt, die neue Lösungen präsentieren. Immer näher rückt der Zeitpunkt, ab dem das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) in den Kanzleien die Kommunikation mit den Gerichten verändern wird. Je nach Ausrichtung wird das beA bereits eifrig genutzt oder immer noch ignoriert; spätestens zum 1. Januar 2022 ist das Geschichte, dann muss jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt für die Korrespondenz mit dem Gericht verpflichtend das beA nutzen. Bereits seit dem 1. Januar 2020 ist das in der Arbeitsgerichtsbarkeit in Schleswig-Holstein der Fall. Andere Bundesländer können den Stichtag zum 1. Januar 2021 nutzen, um ebenfalls vorzuziehen und die aktive Nutzungspflicht anzuordnen. Es bleibt also nicht mehr viel Zeit, um die eigene Anwaltskanzlei auf die notwendige Digitalisierung vorzubereiten. Diese Broschüre soll Ihnen dabei helfen, für Ihre Kanzlei die richtige Entscheidung zu treffen: Egal, ob Sie sich erstmals für eine Anwaltssoftware entscheiden, die bisher eingesetzte Software intensiver nutzen wollen oder einen Wechsel anstreben. Nutzen Sie die Anwaltssoftware als Cockpit, um Ihre Kanzlei auf den richtigen Kurs zu bringen. Dazu wünsche ich Ihnen gutes Gelingen und viel Erfolg, Ilona Cosack Cosack | Die Wahl der passenden Kanzleisoftware 4

EINLEITUNG Einleitung Warum interessieren Sie sich für Anwaltssoftware? Haben Sie sich bislang mit Bordmitteln beholfen und wollen jetzt die Vorteile der Verknüpfung nutzen oder setzen Sie bereits eine Anwaltssoftware ein, die nicht mehr zeitgemäß ist und streben einen Wechsel an? Der Markt der Softwareanbieter ist immer in Bewegung. Manche Anbieter sind seit Jahrzehnten konstant vertreten, andere verschwinden und neue Anbieter wagen sich „in die Höhle der Löwen“. Wir machen mobil. Die Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im Deutschen Anwaltverein hat gemeinsam mit dem Anwaltsblatt zum 1. Virtuellen Anwaltstag im Juni 2020 eine aktuelle Marktübersicht für Kanzleisoftware vorgestellt und herausgefunden, dass von den dort im Jahr 2013 ausgewerteten 36 Programmen im Jahr 2020 noch 25 Programme am Markt sind. Wichtig für eine Entscheidung ist also ebenfalls die Investitionssicherheit, die der Hersteller bietet. Auch die Schnittstelle zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) wurde abgefragt: Noch nicht einmal die Hälfte der befragten Anbieter, gerade einmal 47 Prozent geben an, das beA vollständig integriert zu haben. 22 Prozent beschreiben die beA-Schnittstelle als weitgehend integriert. Bei sechs Prozent der Anbieter ist die Integration geplant, während bei 25 Prozent eine beA-Schnittstelle gar nicht geplant ist. Das Coronavirus hat uns alle vor ungeahnte Herausforderungen gestellt. Um die Gesundheit und die Arbeitsfähigkeit zu erhalten, haben viele Anwälte* und Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus gearbeitet. Neben neuer Hardware musste dafür auch die Software angepasst werden und der notwendige Wechsel von der Papierakte zur digitalen Akte vollzog sich schneller als jemals gedacht. Es wurde improvisiert und vieles ist geglückt. In vielen Kanzleien fängt langsam wieder der Normalbetrieb an und jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um strategische Überlegungen anzustellen: Was können wir aus dieser „verrückten Zeit“ lernen? Ist Homeoffice eine Alternative zur Arbeit in der Kanzlei? Werden zukünftig andere Kommunikationsformen wichtiger? Und wie kann uns die Anwaltssoftware dabei unterstützen? Auf diese und weitere Fragen erhalten Sie in dieser Broschüre eine Antwort. Actaport – Die Anwaltssoftware. › flexibles Arbeiten an jedem Ort › perfekt organisierte Mandate › maximale Sicherheitsstandards › ohne Installation schnell startklar › für Mac & Windows * Im Zuge der besseren Lesbarkeit wird nachstehend die männliche Form verwendet, sie gilt auch für weiblich und divers. Jetzt kostenfrei testen Cosack | Die Wahl der passenden Kanzleisoftware 5

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