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Die Wahl der passenden Kanzleisoftware

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Mit der richtigen Software zukunftsfähig bleiben und effizienter arbeiten In vielen Kanzleien ist jetzt, im Zuge der derzeitigen Krise, der richtige Zeitpunkt, um strategische Überlegungen anzustellen: Muss neben neuer Hardware auch eine Anpassung der Software vorgenommen werden? Falls ja – wie finden Anwältinnen und Anwälte die für ihre Kanzlei passende Software? Die Fachinfo-Broschüre „Die Wahl der passenden Kanzleisoftware“ führt auf, welche strategischen Überlegungen vor einem Softwarewechsel angestellt werden sollten. Diese werden ergänzt durch Tipps zur Umsetzung und eine umfangreiche Marktübersicht sowie einen Link zum neuen Kanzleisoftware-Test des FFI-Verlags. Durch die Abfrage von Vorlieben und Rahmenbedingungen zeigt er, welche Anbieter für die individuellen Bedürfnisse infrage kommen.

BRAUCHE ICH EINE

BRAUCHE ICH EINE ANWALTSSOFTWARE? e) Kaufen oder mieten? Beim Ein- oder Umstieg in die Cloud gibt es keine Alternative. Am Abo-Modell führt bei der Cloud kein Weg vorbei. Also ist auch dieser Gesichtspunkt für oder gegen die Entscheidung zur Cloud mit zu berücksichtigen. Bei den klassischen Varianten mit einer On-Premise-Lösung besteht in der Regel eine Wahlmöglichkeit. Stellen Sie dann auf die voraussichtliche Nutzungszeit der Software ab, um eine Vergleichbarkeit herzustellen. f) Kollisionsprüfung nutzen Je größer die Kanzlei, desto wichtiger ist es, vor der Mandatsannahme – also weit vor der Anlage der Akte in der Anwaltssoftware – zu prüfen, ob eine Kollision vorliegt. Im Idealfall wäre die Telefonanlage mit der Anwaltssoftware verbunden, sodass direkt beim Erkennen der Telefonnummer angezeigt wird, mit welchen Akten der Anrufer schon im System vorhanden ist. Immer vorausgesetzt, der Anrufer überträgt seine Rufnummer. Oder Ihre Kanzlei ist schon so innovativ wie die Anwaltskanzlei der Kollegin aus Österreich, Dr. Eva Maria Baumgartner, M.B.A., „Woman of Legal Tech 2018“ (ausgezeichnet wurden Frauen, die durch ihre Tätigkeiten im deutschen, österreichischen und schweizerischen Raum den Bereich Legal Tech geprägt und gestaltet haben). Sie berichtete mir im Interview, dass es in ihrer Kanzlei kein Festnetztelefon mehr gäbe und alle Mitarbeiter mit Smartphones arbeiteten. Dann muss auch hier gewährleistet sein, dass die Kollisionsprüfung manuell durchgeführt wird. Machen Sie Ihre Kanzlei Digital fit. * *im Rechenzentrum hosten und sicher von zu Hause arbeiten Kanzleisoftware Advolux advolux.de Cosack | Die Wahl der passenden Kanzleisoftware 8

BRAUCHE ICH EINE ANWALTSSOFTWARE? g) Musterformulare nutzen Je mehr Daten vorliegen, desto besser kann eine Verknüpfung der Daten gelingen. Auch Kanzleien, die ohne Anwaltssoftware arbeiten, nutzen immer wiederkehrende Texte, um die Arbeit zu vereinfachen. Aber erst mit der passenden Anwaltssoftware wird daraus ein „Workflow“, also ein Ablauf, der mehr oder weniger automatisiert erfolgen kann. Beispiel: Nehmen wir ein klassisches Mandat in einer Verkehrsunfallsache. Der Mandant kommt (im Idealfall, bevor ihn ein Anruf der gegnerischen Haftpflichtversicherung erreicht, die ihn am Anwaltsbesuch hindern will) und erteilt Ihnen den Auftrag, seinen Sachschaden und weitere Ansprüche, wie Nutzungsausfall, ggf. Schmerzensgeld und Haushaltsführungsschaden, geltend zu machen. Im Zuge des Gesprächs und der Unterlagen stellt sich heraus, dass ggf. Ermittlungen gegen den Mandanten wegen Fahrens ohne Fahrerlaubnis eingeleitet werden. in dieser Angelegenheit ohnehin klagen muss, könnte die Anspruchsbegründung schon so formulieren, dass sie auch für eine etwaige Klage genutzt werden kann. Beispiele lassen sich für viele Rechtsgebiete und Fallkonstellationen finden. Daraus entsteht dann „Legal Tech“, das mittels einer großen Datenmenge und einem möglichst gleichbleibenden Sachverhalt (z. B. Fluggastentschädigung, Mietendeckel oder Abmahnverfahren), ggf. mithilfe von KI, die entsprechenden Musterformulare automatisiert erstellt. Die menschliche Mitarbeit beschränkt sich auf Kontrolle, Unterschrift und Versand. h) Vorteile für die Nutzung durch den Anwalt Bei der Marktübersicht der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement wurde festgestellt, dass dem Thema Controlling mehr und mehr Raum gegeben wird. Allerdings wurden gravierende Unterschiede in der Handhabung festgestellt. Es handelt sich also um zwei unterschiedliche Aufträge und es sind somit zwei Akten anzulegen. Zum einen der zivilrechtliche Anspruch und zum anderen die Vertretung in der Ermittlungssache. Für beide Akten kann der einmal angelegte Datensatz des Mandanten verwendet werden. Für die Vertretung in der Unfallsache können Mustertexte genutzt werden, in die sämtliche bekannten Daten automatisiert übernommen werden, den entsprechend vorhandenen Mustertext vorausgesetzt. Für die strafrechtliche Vertretung kann automatisiert Akteneinsicht beantragt und ein Vorschuss angefordert werden. In der Anwaltssoftware sind auch die Rahmengebühren der Nr. 4100 ff. VV RVG hinterlegt, sofern nicht eine Vergütungsvereinbarung zum Tragen kommt. Diese Arbeitsabläufe können so standardisiert werden, dass so wenig wie möglich individueller Sachverhalt eingegeben werden muss. Wer davon ausgeht, dass er Eine Anwaltssoftware mit integrierter Buchhaltung und Zeiterfassung bietet für den Anwalt den Vorteil, direkt auf einen Blick zu erkennen, ob sich das Mandat wirtschaftlich führen lässt. Eine saubere Offene-Posten-Liste offenbart, wie viele Außenstände die Kanzlei hat. Die Lösung kann die Einführung eines eigenen Mahnwesens sein, sodass offene Forderungen gar nicht auf die lange Bank geschoben werden. In Zeiten der Personalknappheit kann der Anwalt auch ohne qualifiziertes Personal sein Anwaltscockpit so gestalten, dass er effizient seine Arbeit erledigt und ggf. auch Teile der Arbeit outsourct. So gibt es externe Rechtsanwaltsfachangestellte als selbständige Dienstleister, die Schriftverkehr, Buchhaltung, Gebührenabrechnungen, Mahnverfahren oder Zwangsvollstreckung entweder inhouse oder auch per Fernzugriff erledigen und damit den Anwalt entlasten. Cosack | Die Wahl der passenden Kanzleisoftware 9

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