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Fachinfo-Magazin MkG 02/2019

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In der Ausgabe 02/19 des Fachinfo-Magazins MkG (Mit kollegialen Grüßen) werden u.a. zwei wesentliche Bausteine für den Kanzleierfolg beleuchtet: die Kanzlei-IT und die Kanzlei-Mitarbeiter. Erfahren Sie, wo bei der IT-Sicherheit die größten Schwachstellen liegen und wie man Mitarbeiter motiviert und somit leistungsstärker und zufriedener macht. In dieser Ausgabe lesen Sie: ►Holger Esseling: Die zehn größten Irrtümer zur IT-Sicherheit in Anwaltskanzleien ► Ilona Cosack: beA-Frühjahrsputz: Automatisches Löschen beginnt ► Ronja Tietje: Kanzlei-Kapital Mitarbeiter: So motivieren und führen Sie richtig ► Karoline Fritz: Neues vom Forum – Junganwälte auf dem Deutschen Anwaltstag ► Dr. Anja Schäfer: Erfolgreich das eigene berufliche Netzwerk online ausbauen ► Interview mit Harald Minisini: Neue Chancen in der Zwangsvollstreckung ► MkG-Video: Wie arbeitet ein Legal Tech-Team?

LEGAL TECH &

LEGAL TECH & DIGITALISIERUNG ................................................................................................................................................................................................................... DIE ZEHN GRÖSSTEN IRRTÜMER ZUR IT-SICHERHEIT IN ANWALTSKANZLEIEN HOLGER ESSELING Dipl.-Kfm. Holger Esseling ist Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH, einem IT-Dienstleister mit über 30 Jahren Erfahrung in seiner einzigen Zielgruppe: Anwaltskanzleien. Als Berater für Kanzlei-Strategie, Digitalisierung und IT-Sicherheit kennt er sich nicht nur bestens im relevanten Berufs- und Strafrecht aus, vor allem verfügt er über einen reichen Erfahrungsschatz an IT-Pannen und Best-Practices. Gerne teilt er dieses Wissen, in der Überzeugung, dass es sich dadurch mehrt. Lebensfreude und Erfolg sind dem ambitionierten Hobbykoch und Golfer beruflich wie privat hohe Ziele, die er auch mit seinen Kunden und Lesern erreichen will. www.michgehl.de „Cybersicherheit in der Rechtsanwaltskanzlei“ Leitfaden von Datenschutzexperte Dr. Lutz Martin Keppeler. Ab dem 08.05.2019 zum Gratis- Download erhältlich im FFI-Kiosk 4 // FACHINFO-MAGAZIN Seit über 30 Jahren sind wir als IT-Dienstleister ausschließlich in Anwaltskanzleien unterwegs. Auf Basis dieser Erfahrung möchten wir aus der Praxis heraus aufzeigen, wo die entscheidenden Engpässe liegen. Als Grundproblem lässt sich feststellen, dass es für viele Anwaltskanzleien nicht mehr wirtschaftlich wäre, alle Vorgaben und Empfehlungen zur IT-Sicherheit umzusetzen. Darüber hinaus ist das Ziel „100-prozentige IT-Sicherheit“ illusorisch. Es gilt also, stets eine Kosten-Nutzen-Abwägung zu treffen, möglichst berufsrechtskonform zu bleiben und die wesentlichen Gefahren so weit wie möglich, zu verhindern. Bei allen Schreckensszenarien, die von IT-Anbietern mitsamt Lösung verbreitet werden, verlieren dabei offensichtlich einige Entscheider in Anwaltskanzleien den Überblick und den Fokus auf das Wesentliche. Grund genug, einen ganz praktischen Blick auf die zehn größten Irrtümer zu werfen. 1. ES LÄUFT DOCH ALLES Der wohl gefährlichste aller Irrtümer lässt sich mit diesem Satz zusammenfassen: „Es läuft doch alles“. Die Anwendungen funktionieren reibungslos und in den letzten Jahren gab es keinen Systemausfall oder Datenverlust. Warum also sollte die Kanzlei nun aktiv werden? Die offensichtliche Funktionsfähigkeit wiegt den Entscheider in scheinbarer Sicherheit, über der das Damoklesschwert des nächsten Sicherheitsvorfalls schwebt. Auf die Einzelheiten gehen wir bei den folgenden Irrtümern weiter ein. An dieser Stelle soll aber der wichtige Hinweis im Fokus stehen: Eine regelmäßige Überprüfung der IT-Sicherheit durch externe Spezialisten ist unabdingbar, um Hoffnung und Intransparenz durch Gewissheit und Klarheit zu ersetzen. MEINE DATENSICHERUNG 2. FUNKTIONIERT Die größte Abweichung zwischen Soll- und Ist-Zustand stellen wir immer wieder bei der Datensicherung fest. Mit ganz wenigen Ausnahmen betreibt jede Anwaltskanzlei eine Sicherung ihrer Daten. Häufig kommen Wechselfestplatten zum Einsatz, auf denen unverschlüsselt der gesamte Kanzleidatenbestand gesichert wird, was zu weiteren Problemen führen kann. Zudem kann auf Datenbestände häufig nur einige Tage rückwirkend zurückgegriffen werden – weshalb Viren häufig erst nach ein oder zwei Wochen aktiv werden und so bereits die gesamte Datensicherung befallen haben. Der Kernpunkt ist jedoch: Kaum eine Kanzlei führt regelmäßig eine Notfallübung durch. Lassen sich die Daten wirklich wiederherstellen? Wie lange dauert es, bis wieder gearbeitet werden kann? Diese existenziellen Fragen kann kaum ein IT-Entscheider in Anwaltskanzleien beantworten. Nur mit regelmäßiger faktischer Rekonstruktion der Daten lässt sich ein Datenverlust zuverlässig ausschließen. Wenn nur ein Punkt der IT-Sicherheit angegangen werden sollte, dann wäre es dieser: Ein professionelles, schriftliches Datensicherungskonzept mit Notfallübungen. MEIN VIRENSCANNER HÄLT 3. VIREN AB Noch vor wenigen Jahren sorgte der Betrieb eines Virenscanners zu einer starken Erhöhung der IT-Sicherheit. Heutzutage stellen wir fest, dass kaum eine aktuelle Schadkampagne sich von den gängigen Antivirus-Lösungen aufhalten lässt. Das Suchen nach Schadsoftware auf Basis von Virendefinitionsdateien ist weitgehend wirkungslos geworden und doch verlassen sich

LEGAL TECH & DIGITALISIERUNG ................................................................................................................................................................................................................... viele Anwender auf diesen vermeintlichen Schutz. Wir möchten nicht dafür plädieren, den Virenscanner abzuschalten, er ist jedoch zwingend durch weitere Sicherheitsmaßnahmen zu ergänzen. MEINE E-MAILS SIND 4. GESCHÜTZT Ein wesentliches Einfallstor für Schadsoftware jeglicher Art ist die E-Mail. Viele Kanzleien setzen daher irgendeinen Spamfilter ein und gehen in der Folge davon aus, hinreichend geschützt zu sein. Dabei wird jedoch nicht hinterfragt, was genau eigentlich gefiltert wird. Professionelle Mail-Protection-Systeme können sehr differenziert verschiedene Inhalte blockieren. Das muss ihnen allerdings jemand sagen, und schon landen wir bei einer regelmäßigen Überprüfung und einem Sicherheitskonzept durch einen (externen) Spezialisten. Die letzten Crypto-Trojaner-Wellen wurden beispielsweise in erster Linie per Mail versendet, getarnt als Rechnungen oder Bewerbungen im Word-Format mit Makros. Anwaltskanzleien sind hier ein gefundenes Fressen, denn viele Kanzleianwendungen erfordern es, dass diese Makros standardmäßig aktiviert sind. Die E-Mail wird in der Regel von einem Spamfilter, einer Firewall und einem Virenscanner nicht aufgehalten, da sie vorgibt, von einem bekannten Absender zu kommen und mittlerweile so gut geschrieben ist, dass selbst der Mensch sie für echt hält. Die einzige zuverlässige Lösung: Word-Dateien mit Makros werden blockiert. Dann gibt es hin und wieder Diskussionen mit Kollegen und Mandanten, wenn E-Mails nicht zugestellt werden können. Das jedoch ist meistens der Preis: Höhere Sicherheit schränkt den Komfort ein. UNSERE UPDATES SIND 5. AKTUELL In unbegründeter Sicherheit wiegen sich viele IT-Entscheider in Anwaltskanzleien auch, wenn es um die Aktualität der Updates geht. Windows-Updates werden in der Regel automatisch vorgenommen, Drittanbieter werden meist vergessen. Doch gerade in Java, Adobe oder Browsern lauern öffentlich bekannte Sicherheitslücken, die umgehend geschlossen werden sollten. Die Strategie vieler Kanzleien: „Updates macht bei uns jeder selbst“. Hier haben wir bereits einen kleinen Übersetzer im Kopf, der die Aussage richtigstellt: Es kümmert sich keiner darum. Entweder beschäftigen Kanzleien einen wirklich engagierten IT-Dienstleister, der mindestens wöchentlich neue Updates einspielt oder sie nutzen eine automatisierte Patch-Management-Software auch für Drittanbieter. UNSERE FIREWALL BIETET 6. RUNDUMSCHUTZ Wenn wir eine Firewall im Serverraum der Kanzlei finden, dann atmen wir als IT-Experten schon einmal auf. Hier scheint sich jemand Gedanken um IT-Sicherheit zu machen und dafür sogar Geld auszugeben. Manchmal trügt der Schein, denn der kleine Kasten steht dort seit Jahren, wird jedoch von niemandem aktiv administriert. Welche Einstellungen sind dort gesetzt? Wann ist das letzte Update gelaufen? Ist sie überhaupt eingeschaltet? Wenn diese Fragen zu Achselzucken führen, dann wird es dringend Zeit, einem IT-Dienstleister die Administration zu übergeben. Darüber hinaus sei zu bedenken: Eine Firewall ist ein wichtiger Baustein der IT-Sicherheit, aber auch dieser schützt nicht vor allen Gefahren. MITARBEITERSCHULUNGEN 7. SIND NICHT SO WICHTIG Alle Vorfälle der IT-Sicherheit, die wir in den letzten Jahren erlebt haben – wirklich alle – lassen sich letztlich auf menschliches Versagen zurückführen. Da wurde die falsche E-Mail angeklickt, das mysteriöse Dokument geöffnet oder die seltsame Webseite aufgerufen und schon ist es passiert. > Firmen und Freie Berufe > Cyberversicherung Wenn in der digitalen Welt reale Sicherheit wichtig ist. 5 // FACHINFO-MAGAZIN Die Anzahl der Angriffe auf IT-Systeme nimmt kontinuierlich zu. Aus der Nutzung des Internets und vernetzter Kommunikationsgeräte resultiert für Sie eine Vielzahl von Risiken. Aus diesen Gründen ist es notwendig, sich für den Fall der Fälle abzusichern. Die HDI Cyberversicherung bietet Ihnen einen umfangreichen Schutz und professionelle Soforthilfe rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr. IT-Sicherheitstrainings für Ihre Mitarbeiter runden das Sicherheitspaket zusätzlich ab. www.hdi.de/cyberversicherung

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