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Fachinfo-Magazin MkG 02/2019

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In der Ausgabe 02/19 des Fachinfo-Magazins MkG (Mit kollegialen Grüßen) werden u.a. zwei wesentliche Bausteine für den Kanzleierfolg beleuchtet: die Kanzlei-IT und die Kanzlei-Mitarbeiter. Erfahren Sie, wo bei der IT-Sicherheit die größten Schwachstellen liegen und wie man Mitarbeiter motiviert und somit leistungsstärker und zufriedener macht. In dieser Ausgabe lesen Sie: ►Holger Esseling: Die zehn größten Irrtümer zur IT-Sicherheit in Anwaltskanzleien ► Ilona Cosack: beA-Frühjahrsputz: Automatisches Löschen beginnt ► Ronja Tietje: Kanzlei-Kapital Mitarbeiter: So motivieren und führen Sie richtig ► Karoline Fritz: Neues vom Forum – Junganwälte auf dem Deutschen Anwaltstag ► Dr. Anja Schäfer: Erfolgreich das eigene berufliche Netzwerk online ausbauen ► Interview mit Harald Minisini: Neue Chancen in der Zwangsvollstreckung ► MkG-Video: Wie arbeitet ein Legal Tech-Team?

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LEGAL TECH & DIGITALISIERUNG ................................................................................................................................................................................................................... Vor diesem Hintergrund ist es schwer verständlich, warum weniger als zehn Prozent der Anwaltskanzleien angeben, dass sie in den letzten zwölf Monaten eine Mitarbeiterschulung zur IT-Sicherheit durchgeführt haben. Die Lösung für dieses Problem liegt auf der Hand. ICH BRAUCHE 8. ADMINISTRATIONSRECHTE Der Fisch stinkt vom Kopf her – diese Weisheit ist so unbeliebt wie wahr. Wenn wir uns ansehen, welche Anwendungen auf den Arbeitsplätzen, insbesondere jenen der Berufsträger, betrieben werden, dann reibt man sich schon einmal verwundert die Augen. Aus Sicht des IT-Experten ist klar: Je weniger Rechte der Anwender hat, desto sicherer ist das System. Es wird nicht nur verhindert, dass fragwürdige Programme installiert werden, auch kann ein Virus ohne Rechte in der Regel keinen Schaden anrichten. Diese Entwicklung führt zusammen mit anderen Vorteilen zu einer immer stärkeren Zentralisierung der Kanzlei-IT auf einem Terminalserver und einer immer größeren Standardisierung der IT-Systeme zur einfacheren Wartung und Störungsbehebung. ES IST GÜNSTIGER, DIE IT 9. SELBST ZU BETREIBEN Zugegeben, ob es sich hier um einen Irrtum handelt oder nicht, hängt von der Auslastung und den Verzichtskosten des Anwalts ab. Als Kanzleigründer mit wenigen Mandaten mag es durchaus günstiger sein, sich selbst um die IT zu kümmern. Wer als erfolgreich etablierter Berufsträger jedoch mehr als eine Stunde in der Woche als IT-Administrator arbeitet, der sollte entweder sehr viel Freude daran haben oder sein Verhalten in Frage stellen. Wir beobachten in der Praxis genau diese Entwicklung: Zu Beginn administrieren die Anwälte, Mitarbeiter oder deren Freunde oder Neffen die IT. Irgendwann wird das System langsam, es kommt zu Ausfällen, Virenbefall, im schlimmsten Fall zu Datenverlust. Oder einfach nur dazu, dass niemand mehr Zeit und Lust hat, sich darum zu kümmern. In der Folge wird ein IT-Dienstleister eingesetzt, der allerdings nicht das Rundum-Sorglos-Paket umsetzen soll, sondern nur ausgewählte Bereiche wie Virenschutz und Datensicherung. Kommt es nun zum nächsten Zwischenfall, wird ein Full Service-Anbieter beauftragt oder die Kanzlei-IT ausgelagert. Häufig begegnen wir der Sorge, dass die Auslagerung der Kanzlei-IT in ein Rechenzentrum unsicher sei. Je nach Rechenzentrum ist diese Befürchtung auch gar nicht unbegründet. Sucht man jedoch gezielt nach Anwaltsrechenzentren, die berufsrechtskonform betrieben werden, dann ist das Gegenteil richtig: Der Betrieb der IT in der Kanzlei ist unsicher. Wir haben schon Server gesehen, die auf dem Mandanten-WC betrieben werden. Selbst wenn es so weit nicht kommt: Wer hat schon 24/7 Zutrittskontrolle, Argon-Gaslöschanlage, redundante Strom- und Datenleitungen, Failover-Server und Videoüberwachung in seinen Räumlichkeiten? Entscheidend ist bei der Auslagerung jedoch ein zentraler Punkt: Der Anbieter übernimmt die Verantwortung für die Verfügbarkeit der Systeme. Wo er sonst als Dienstleister unterstützend zur Seite steht, wird er als Betreiber des Rechenzentrums eine garantierte Verfügbarkeit (in der Regel 99,5 Prozent) vertraglich zusichern. Das dreht die Perspektive in eine Richtung, die sich viele Anwälte erfahrungsgemäß wünschen: „Die IT soll zuverlässig und sicher laufen und ich möchte möglichst wenig damit zu tun haben“. DIE AUSLAGERUNG DER Mit kollegialen Grüßen 10. KANZLEI-IT IST UNSICHER Holger Esseling Meine Fälle bearbeite ich jetzt voll digital. Mit Legal Tech von DATEV. Jetzt neu: Juristische Textanalyse für Anwälte Als Rechtsanwalt bekommen Sie bei DATEV in jedem Fall mehr: Die Juristische Textanalyse zum Beispiel, die Sie bei der Fallbearbeitung unterstützt. Oder weitere professionelle Lösungen rund um Recherche, digitale Zusammenarbeit in der Kanzlei, Abrechnung und betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Für einen durchgängig digitalen Workflow. 6 // FACHINFO-MAGAZIN www.datev.de/anwalt

LEGAL TECH & DIGITALISIERUNG ................................................................................................................................................................................................................... beA – FRÜHJAHRSPUTZ: AUTOMATISCHES LÖSCHEN BEGINNT ILONA COSACK Ilona Cosack, Inhaberin der ABC Anwalts- Beratung Cosack Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare, berät und begleitet seit 1998 Anwaltskanzleien ganzheitlich als Expertin mit dem Schwerpunkt Anwältin und Anwalt als Unternehmer. Sie ist Autorin des Praxishandbuches Anwaltsmarketing und gibt in Fachpublikationen und als Referentin, auch für Rechtsanwaltskammern und Anwaltvereine, wertvolle Hinweise zur Umsetzung in die Praxis. www.abc-anwalt.de NEHMEN SIE JETZT AN UNSERER UMFRAGE TEIL! WELCHE BEDEUTUNG HAT CYBERSICHERHEIT IM KANZLEIALLTAG? Ab April beginnt das automatische Löschen von Nachrichten aus dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA). Erfahren Sie in diesem Beitrag, was es dabei zu beachten gilt. Mit dem Update auf die Version 2.1.6, das am 31. März 2019 installiert wurde, ist das beA auf den neuesten Stand gebracht worden. Verschiedene Fehler wurden behoben und Verbesserungen umgesetzt. Erstmals verkündete die BRAK im Februar- Heft 2019 des BRAK-Magazins, dass zum 1.4.2019 das automatische Löschen von Nachrichten (§ 27 RAVPV) startet. Mit dem Newsletter 12/2019 vom 28.3.2019 wurden diese Informationen modifiziert und finden sich nun auf der Informationsseite der BRAK auch in den „Aktuellen Meldungen“ vom 29.3.2019. GELÖSCHT WERDEN (NUR) NACH- RICHTEN, DIE LÄNGER ALS 30 TAGE IM ORDNER „PAPIERKORB“ LIEGEN Wurde zuerst noch kommuniziert, dass auch Nachrichten automatisiert gelöscht werden, die ungelesen in noch nicht aktivierten beA-Postfächern liegen, hat die BRAK jetzt mitgeteilt, dass Nachrichten, die in anderen Ordnern als dem Ordner „Papierkorb“ liegen, nicht automatisch gelöscht werden. Nachrichten, die in den Ordner „Posteingang“ oder „Gesendet“ (oder in einen Unterordner) verschoben werden, werden nicht gelöscht. Das Verschieben der Nachricht löst die 90-Tages-Frist erneut aus. Wichtig: Nachrichten, die automatisiert aus dem Ordner „Papierkorb“ gelöscht wurden, bleiben unwiederbringlich gelöscht. beA IST KEIN ARCHIV – EXPORT ERFOR- DERLICH – DRUCKEN GENÜGT NICHT Um die Nachrichten dauerhaft zu sichern und einen Nachweis zu führen, ist ein Export der Nachrichten zwingend notwendig. Das Ausdrucken allein genügt nicht! Hierzu ein paar Hilfestellungen. Der Export erfolgt nur aus einer geöffneten Nachricht heraus mit dem Button „Sonstige Funktionen“, „Exportieren“. Dieser befindet rechts oben zwischen „Kommentar erstellen“ und „Etiketten“. beA erstellt dabei eine ZIP-Datei und schlägt als Dateinamen in unserem Beispiel „Nachricht8895631“ vor (siehe Abbildung 1). Speichern Sie die ZIP-Datei komplett unter einem für Sie sinnvollen Dateinamen, z. B. Rubrum, eigenes AZ und Inhalt der Datei, ggfs. lassen Sie die Nachrichten-ID als Bestandteil des Dateinamens bestehen. Nach der ID-Nr. 8895631 können Sie im beA anhand eines Filters (Haken rechts oberhalb der Nachrichtenübersicht anklicken) suchen: Abbildung 1 G In der ZIP-Datei befinden sich: G BusinessCard: Visitenkarte des Absenders, G G G Maschinenlesbare XML-Datei, die knapp 300 Seiten umfasst. export: Umfasst alle notwendigen Nachweise (Absender, Empfänger, Betreff, eigenes Aktenzeichen, Aktenzeichen der Justiz, Gesendet, Empfangen, Zugegangen, Erstellt von, Letzte Änderung von, Anhänge und das Nachrichtenjournal (Zeitpunkt des Empfangs, Öffnen der Nachricht durch welchen Benutzer). Message: Das Nachrichtenfeld sollte leer bleiben, Gerichte können softwarebedingt beim Senden keine Nachrichten eintragen. Verification Report: Das Prüfprotokoll beinhaltet die Information, wann die Nachricht auf dem Server eingegangen ist, ob und welche Anhänge qualifiziert elektronisch signiert wurden und über welchen Übertragungsweg die Nachricht versendet wurde. Das eigentliche Dokument befindet sich in der PDF-Datei. 7 // FACHINFO-MAGAZIN

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