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Fachinfo-Magazin MkG 02/2019

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In der Ausgabe 02/19 des Fachinfo-Magazins MkG (Mit kollegialen Grüßen) werden u.a. zwei wesentliche Bausteine für den Kanzleierfolg beleuchtet: die Kanzlei-IT und die Kanzlei-Mitarbeiter. Erfahren Sie, wo bei der IT-Sicherheit die größten Schwachstellen liegen und wie man Mitarbeiter motiviert und somit leistungsstärker und zufriedener macht. In dieser Ausgabe lesen Sie: ►Holger Esseling: Die zehn größten Irrtümer zur IT-Sicherheit in Anwaltskanzleien ► Ilona Cosack: beA-Frühjahrsputz: Automatisches Löschen beginnt ► Ronja Tietje: Kanzlei-Kapital Mitarbeiter: So motivieren und führen Sie richtig ► Karoline Fritz: Neues vom Forum – Junganwälte auf dem Deutschen Anwaltstag ► Dr. Anja Schäfer: Erfolgreich das eigene berufliche Netzwerk online ausbauen ► Interview mit Harald Minisini: Neue Chancen in der Zwangsvollstreckung ► MkG-Video: Wie arbeitet ein Legal Tech-Team?

LEGAL TECH &

LEGAL TECH & DIGITALISIERUNG ................................................................................................................................................................................................................... Legen Sie verschiedene Ordner pro Anwalt an, z. B. beA-Eingang, beA-Ausgang, beA-Gesendet, und verschieben Sie danach die relevanten Dateien (z. B. export und die PDF-Dokumente) in die elektronische Akte. ACHTUNG BEI KANZLEISOFTWARE Die BRAK informiert: „Wir empfehlen dringend, Nachrichten, die über eine Kanzleisoftware an die Justiz gesendet wurden, über die beA-Webanwendung zu exportieren. Ein valider Zugangsnachweis ist mit dem im Exportcontainer enthaltenen Prüfprotokoll gewährleistet. Die Kanzleisoftwareschnittstelle wird mit der Version 2.2, die im Sommer 2019 zur Verfügung steht, so angepasst, dass ein Export von Nachrichten über Fachsoftware vollständig gewährleistet wird, sobald die Hersteller diese Version integriert haben.“ DEFINIEREN SIE REGELN Um das beA optimal in den Kanzleiablauf zu integrieren, sind genaue Regeln für den Umgang mit dem beA-Postfach festzulegen: Die Prüfung des Übermittlungsstatus erfolgt in der gesendeten Nachricht. RECHTE PRÜFEN Legen Sie fest (Einstellungen/Postfachverwaltung/Benutzerverwaltung), welche Rechte Mitarbeiter ebenfalls erhalten sollten: G 07 Nachricht exportieren/drucken, G 08 Nachricht organisieren (Etiketten), G 09 Nachricht in Papierkorb verschieben, G 10 Nachricht löschen, G 20 Postfach- und Nachrichtenjournal verwenden, (die Journale sind ebenfalls regelmäßig zu exportieren). INFORMATIONEN ÜBER DAS AUTOMATISCHE LÖSCHEN Sofern die Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist (Einstellungen/Postfachverwaltung/ Eingangsbenachrichtigungen), versendet das System eine „Warnung“ an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Aus technischen Gründen erfolgen die Prozesse schrittweise, ab Mai sollen diese regelmäßig durchgeführt werden. Mit kollegialen Grüßen Ilona Cosack Mit Sicherheit unabhängig von Ort und Zeit 15.–17. Mai 2019 Stand 4 / Ebene +1 Virtuelle Kanzlei-EDV – im Büro und/oder in der Cloud Die neue RA-MICROv Systemsoftware bietet die moderne Arbeits weise mit virtuellen PC-Desktops. Diese werden in der vCloud oder in der Kanzlei virtualisiert. Zur Nutzung per LAN oder Internet können beliebige Endgeräte – Windows PC, Apple, Laptop, Tablet oder Smartphone – verwendet werden. Und das Beste: Sicherer Zugriff – egal wo Sie sind und zu jeder Zeit. Jetzt 8 // FACHINFO-MAGAZIN informieren: ra-micro.de/v Infoline: 0800 7264276

KANZLEIMANAGEMENT ................................................................................................................................................................................................................... KANZLEI-KAPITAL MITARBEITER: SO MOTIVIEREN UND FÜHREN SIE RICHTIG Kaum etwas kann eine Kanzlei schlimmer treffen als demotivierte Mitarbeiter! Mitarbeiterfluktuation, qualitativ minderwertige Arbeitsergebnisse und eine schlechte Arbeitsatmosphäre sind nur einige Symptome, die sich im Kanzleialltag gravierend auswirken würden. Dementsprechend sollte sich jede Kanzlei bewusst machen, dass motivierte Mitarbeiter neben anderen Faktoren zum größten Kapital einer Kanzlei zählen. In vielen Kanzleien fehlt es aber gerade an motivierten Mitarbeitern. Dies kann verschiedene Gründe haben. Eine Antwort ist: Weil Motivation kein Selbstgänger ist und es für Führungskräfte und Kanzleiführung eine extreme Herausforderung darstellt, Mitarbeiter dauerhaft zu motivieren. In Zeiten des Fachkräftemangels, bedeutet Motivation auch gleichzeitig Mitarbeiterbindung. MOTIVATIONSFAKTOREN FINDEN, GEZIELT FÖRDERN UND AUSBAUEN RONJA TIETJE Ronja Tietje ist Kanzleiberaterin bei Tietje & Schrader oHG Kanzlei-Consulting und Dozentin für Kanzleimanagement; u. a. in Fachwirtkursen. Die geprüfte Rechtsfachwirtin und Notarfachwirtin und ehemalige langjährige Bürovorsteherin mehrerer Kanzleien ist Vorstandsmitglied des Dachverbandes der Berufsvereinigung (Reno-Bundesverband) und Vorsitzende der örtlichen Berufsvereinigung (Reno Bremen e.V.) und ist daneben ehrenamtlich in der Kammer Bremen Vorsitzende des Berufsbildungsausschusses und eines Prüfungsausschusses. www.tietje-schrader.de Gute Mitarbeiter (m/w/d) gesucht? Verpassen Sie nicht unsere Fachinfo-Broschüre „Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei – Praktischer Leitfaden für die Mitarbeitersuche“ Ab dem 30.04.2019 zum Gratis-Download im FFI-Kiosk erhältlich Aber was motiviert Mitarbeiter? Diese Frage lässt sich sicher nicht pauschal beantworten, aber grundsätzlich gilt: M es muss eine angenehme Arbeitsatmosphäre herrschen, M es wird eine wertschätzende und anerkennende Kommunikation gepflegt, M die Vergütung muss angemessen und leistungsgerecht sein, M die Arbeit muss Spaß machen, und in angemessener Zeit zu bewältigen sein, M persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten müssen vorhanden sein, M die Arbeitszeiten sollten flexibel gestaltet werden und zur Lebenssituation der Mitarbeiter passen (positive „Work-Life-Balance“). GUTES GEHALT REICHT MEIST NICHT AUS Dabei bleibt es absolut individuell, welche Faktoren einzelne Mitarbeiter tatsächlich motivieren. Meistens wird jedoch lediglich einer der genannten Faktoren nicht ausreichen, um Motivation zu erzeugen – schon gar nicht nur die Zahlung einer angemessenen Vergütung. Motivationsfaktoren im Kanzleialltag umzusetzen ist daher schwer, besonders auch, weil Motivation wenig messbar ist. Für die Umsetzung können die folgenden Punkte helfen: TRANSPARENTE KOMMUNIKATION: GEMEINSAME ZIELE SETZEN Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv an den Zielen der Kanzlei, an Entscheidungsprozessen und an deren Umsetzung. Das erhöht die Identifikation der Mitarbeiter mit der Kanzlei und birgt die Chance, dass das Kanzleiteam gemeinsam die Ziele verfolgt und bestenfalls auch gemeinsam erreicht. So könnte die Kanzleiführung z. B. die Erfolgsfaktoren der Kanzlei aus dem Blick der Führungsebene benennen und ein entsprechendes Feedback von der Mitarbeiterebene einholen. Die Festlegung von Kanzleizielen, wie z. B. eine hohe Mandantenorientierung oder eine transparente Kommunikation (intern wie extern) können hilfreich sein. Da die Mitarbeiter die Ziele der Kanzlei kennen und an deren Umsetzung beteiligt sind, erfahren sie darüber auch Wertschätzung und identifizieren sich mit der Kanzlei. 9 // FACHINFO-MAGAZIN

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