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Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei

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Mit der richtigen Strategie zu mehr Effizienz und Mandantenzufriedenheit Will man seine Kanzlei zukunftsfähig und krisensicher gestalten, führt kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Die derzeitige Krise sorgt für zusätzlichen Handlungsdruck. Hier bietet die neue Fachinfo-Broschüre „Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei“ einen kompakten und praxisnahen Leitfaden. Angefangen bei strategischen Überlegungen, die jedem Veränderungsprozess vorausgehen sollten, bis hin zur Umsetzung mit dem gesamten Kanzleiteam. Ziel des Ganzen: Effektiveres Arbeiten, erhöhte Arbeitsqualität sowie gesteigerte Mandantenzufriedenheit.

DIE DIGITALISIERUNG IN

DIE DIGITALISIERUNG IN DER KANZLEI STRATEGISCH ANGEHEN Die Digitalisierung in der Kanzlei strategisch angehen Ulf Hausmann Die digitale Transformation ist eine grundlegende Umwälzung von Gesellschaft und Wirtschaft. Natürlich ist die so genannte Digitalisierung von technischen Möglichkeiten und Aspekten getrieben. In Unternehmen und Steuerkanzleien wirft sie allerdings grundlegende Fragen des Geschäftsmodells, der Wertschöpfung, der internen Prozesse sowie der Schnittstellen zu Kunden und Markt auf. Digitalisierung als reine IT- und Software-Herausforderung anzugehen, greift deshalb um Dimensionen zu kurz. Wie Sie die Frage behandeln, was die digitale Transformation für die Zukunft Ihrer Kanzlei bedeutet, und wie Sie strategisch agieren, wird im Folgenden erörtert. 1. Was bedeutet digitale Transformation für die Steuerberatungsbranche? Digitalisierung verändert grundlegend, nach welchen Regeln unsere Wirtschaft funktioniert. Datenkapitalismus und Plattform Economy lösen die Dienstleistungs- und Industriegesellschaft ab. Es geht nicht mehr um Prozessoptimierung und Entwicklungsverbesserungen in einzelnen Bereichen. Es geht vielmehr darum, zu ergründen, nach welchen neuen Logiken die Geschäftsmodelle der Zukunft auszurichten sind. Die großen Internetkonzerne machen vor, wie die neue Datenwirtschaft funktioniert. Welche Konsequenzen andere Branchen und Unternehmen und eben auch die Steuerberatung erfahren werden, wird sich noch zeigen. Die Richtung ist klar – viele Details lassen sich aber erst auf dem Weg in die „digitale Kanzlei der Zukunft“ erkennen und anpacken. Wer sich nicht bewegt, bleibt in der Vergangenheit stecken. Wann dies finanziell negative Konsequenzen hat, wird aktuell von der Unterkapazität am Markt verdeckt – da weiterhin hohe und teilweise sogar überhöhte Preise von Mandantinnen und Mandanten mangels Alternativen akzeptiert werden (müssen). Positiv für Steuerkanzleien – denn die aktuell gute Nachfrage schafft etwas mehr Zeit für nötige Veränderungen. Aber nur so lange, wie es die Alternativen am Markt nicht gibt, unabhängig davon, ob diese aus der Branche, von branchenfremden Anbietern oder sogar von den Finanzverwaltungen kommen. Jetzt strategische Weichen stellen Eins ist klar: Wer jetzt strategisch handelt und die Weichen mit Weitblick für die Zukunft stellt, wird am Ende der digitalen Transformation unserer Wirtschaft besser dastehen als diejenigen, die die aktive Auseinandersetzung damit aus vermeintlich wichtigen Gründen verdrängen. Ein weit verbreiteter Irrtum in vielen Unternehmen ist, dass die digitale Transformation als IT-Thema verstanden wird. Richtig ist aber, dass auf Basis IT-technischer Möglichkeiten und Entwicklungen wie Big Data und Nutzung künstlicher Intelligenz (KI) Wertschöpfungsprozesse grundlegend verändert werden. Somit müssen alle Unternehmen – auch Steuerkanzleien – ihre bisherigen Geschäftsmodelle hinterfragen, auf Anpassungen prüfen und womöglich neue entwickeln. Viel wichtiger als die technischen Aspekte ist dabei die permanente Auseinandersetzung mit den Fragen: • Welche Möglichkeiten haben wir künftig, attraktiver Partner für unsere Mandantinnen und Mandanten zu bleiben? • Wie können wir den Nutzen unserer Dienstleistungen für unsere Kunden ständig steigern? Vor allem geht es darum, in Hinsicht auf die Kundenund Nutzenorientierung die Fitness der Kanzlei zu stärken und zu entwickeln. Denn die Fähigkeit, die Attrak- Ulf Hausmann (Hrsg.) | Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei 10

DIE DIGITALISIERUNG IN DER KANZLEI STRATEGISCH ANGEHEN tivität der Kanzlei als professioneller Dienstleister zu steigern, wird künftig wohl häufiger als bisher – wenn nicht sogar permanent – gebraucht, um „auf der Welle zu reiten“ und nicht Getriebener von extern gesteuerten Entwicklungen zu sein. 2. Die Leitplanken der Entwicklung für Steuerkanzleien sind klar Trotz aller Unsicherheiten und der Diversität an Möglichkeiten der unternehmerischen Entwicklung von Steuerkanzleien sind bestimmte Eckpfeiler, die die digitale Transformation der Branche determinieren, mittlerweile sehr klar erkennbar. Es zeichnen sich diese Kernaspekte ab: 1. Brot- und Buttergeschäft zukünftig durch automatische(re) Steuererhebung bedroht Das klassische Steuerberatungsgeschäft wird zunehmend durch Unterstützung von IT vereinfacht und beschleunigt. Bestimmte Zielgruppen können dann wegbrechen, wenn E- Governance-Lösungen (Tendenz zur automatischen Steuererhebung seitens der Finanzverwaltung) oder Wettbewerber einfachere, weitestgehend automatische Lösungen (z. B. vorausgefüllte Steuererklärung, USt-Voranmeldung per Mausklick über Bankdaten etc.) schaffen. Diese Entwicklungsrichtung ist absehbar, die Umsetzung allerdings zeitlich noch in relativer Ferne. 2. Gewerbliche und große Anbieter erzeugen mehr Wettbewerb bei Finanz- und Lohnbuchhaltung Rechnungswesen- und Lohnabrechnungsdienstleistungen werden schon jetzt von gewerblichen, industriell ausgerichteten Anbietern angegriffen. Was heute noch nicht in den BWAs der Steuerkanzleien zu sehen ist, wird für die Zukunft angenommen: Diese Dienstleistungen, sofern sie stark repetitiv sind, verlieren an Wert für Mandantinnen und Mandanten. Gewerbliche oder große Anbieter neigen eher dazu, die nötigen Investitionen in eine Infrastruktur zu tätigen, die stärker automatisiertes Arbeiten ermöglicht. Schon mit heutigen technischen Möglichkeiten ist weit mehr Automatisierung möglich, als selbst von gut digitalisierten Steuerkanzleien angewendet wird (bspw. RPA – Robotic Process Automation). 3. Kompromissloser Fokus auf Kundennutzen und ausgeprägte Zielgruppenorientierung Stärkere Zielgruppenorientierung, Bedienung individueller Mandantenbedürfnisse, Auf bau von Spezialwissen und ausgeprägter Expertise in verschiedenen Themen, eine stärkere Serviceorientierung und generell der Ausbau des Beratungsaspekts von Steuerberatung sind die strategische Reaktion, um die Dienstleistungen in der Kanzlei auch künftig werthaltig zu gestalten. Ein Ausbau dieser wird als Chance der Digitalisierung gesehen, denn persönliche Beratungsleistung ist für Kunden klar erlebbar. 4. Fokussierung auf A- und B-Mandanten Weniger ist mehr – bzw. nur, wenn sich Kanzleien auf ihre wichtigsten Kundengruppen fokussieren, sind sie in der Lage, die in Punkt 3 genannte Qualitätsentwicklung zu erreichen. In der Praxis bedeutet das im Umkehrschluss, sich von Mandantengruppen der Kategorien C und D konsequent zu trennen; allein aus Kapazitätsgründen. 5. Inhouse-IT-Kompetenz ist für jede Kanzlei unverzichtbar IT-Kompetenz wird für die Kernleistungen von Steuerberatung immer wichtiger. Es stellt sich auch für mittlere und kleine Kanzleien die Frage, welche Möglichkeiten wahrgenommen werden, diese Kompetenz in die Kanzlei zu holen (ITler anstellen, Kooperationspartner enger einbinden etc.). Steuerberatung ist zum Teil IT-Business geworden. 6. Der Weg zur Vollautomatisierung wird gegangen Es klingt noch wie Zukunftsmusik, aber die Großen und die Innovativen in der Branche arbeiten schon sehr konkret daran, möglichst viele Einzelprozesse Ulf Hausmann (Hrsg.) | Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei 11

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