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Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei

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Mit der richtigen Strategie zu mehr Effizienz und Mandantenzufriedenheit Will man seine Kanzlei zukunftsfähig und krisensicher gestalten, führt kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Die derzeitige Krise sorgt für zusätzlichen Handlungsdruck. Hier bietet die neue Fachinfo-Broschüre „Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei“ einen kompakten und praxisnahen Leitfaden. Angefangen bei strategischen Überlegungen, die jedem Veränderungsprozess vorausgehen sollten, bis hin zur Umsetzung mit dem gesamten Kanzleiteam. Ziel des Ganzen: Effektiveres Arbeiten, erhöhte Arbeitsqualität sowie gesteigerte Mandantenzufriedenheit.

DIE DIGITALISIERUNG IN

DIE DIGITALISIERUNG IN DER KANZLEI STRATEGISCH ANGEHEN vollständig zu automatisieren. Das ist viel Detailarbeit und erfordert erhebliche Investitionen in die laufende Infrastruktur über längere Zeit. Welche Lösungen auch für kleine Kanzleien leistbar sind, wird derzeit erprobt, beispielsweise für die automatische Übermittlung der Auswertungsdaten an Mandanten aus der monatlichen Finanzbuchhaltung. Beobachtbar ist, dass die größeren Player der Branche bereits massiv in Innovation investiert haben, während kleine Kanzleien auf externe Lösungen vom Kanzleisoftwareanbieter angewiesen sind. Letztere Abhängigkeit sollte grundlegend überdacht werden, will man nicht von Neuerungen überrascht werden, die den eigenen Markt in Zukunft von anderer Seite angreifen werden. Hier spielen insbesondere innovative Kanzleien eine Rolle, die eigene IT-Lösungen (z. B. Online-Steuerberatungslösungen, Mandantenportale, eigenentwickelte CRM- und Beratungssystem etc.) auch anderen Kanzleien zur Verfügung stellen. Digitalisierung in der Kanzlei praktisch heruntergebrochen Wie lässt sich diese komplexe Gemengelage für die Kanzlei handhabbar machen? Für den Umgang mit Digitalisierungsthemen ist es sinnvoll, Digitalisierung in drei Ebenen zu differenzieren: a) Digitalisierung der Leistungsprozesse und Dienstleistungen b) Digitalisierung der internen Geschäftsprozesse c) Digitalisierung der Schnittstellen zum Markt (insbesondere Kunden- und Personalgewinnung) In jeder der drei Ebenen lässt sich Digitalisierung unabhängig von den anderen beiden Ebenen betrachten. Angesichts der breiten Themenlage und der Aspekte, die man als Digitalisierung in der Kanzlei bezeichnen kann, ist es wichtig, hier von Anfang an eine klare und eindeutige Sprache in der Kanzlei zu verwenden. Tabelle 1 (siehe nächste Seite) zeigt die wesentlichen Punkte in den drei Ebenen der Digitalisierung ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Da im Bereich digitaler Tools und Softwarelösungen für Kanzleien und Mandanten schon jetzt eine hohe Angebotsvielfalt herrscht und ständig neue Entwicklungen stattfinden, sollte jede Kanzlei ständig einen Abgleich mit den eigenen Prozessen und dem eigenen Leistungsangebot suchen, um diese weiterzuentwickeln. Zur Recherche sind folgende Links hilfreich: Infoseiten zu Tools und Softwarelösungen • www.tax-tech.de • www.steuerkoepfe.de/taxtechliste/ • www.datev.de/web/de/m/marktplatz/ • www.spectrum-news.de/kunden-infos/expointeressante-software-und-loesungen • www.elster.de/elsterweb/softwareprodukt 3. Digitalisierung erfordert radikale Orientierung an Kundennutzen Kundenorientierung und Nutzensteigerung können auch durch das Tagesgeschäft im Blick behalten werden – aus der Perspektive der internen Prozesse und des Auftretens von Fehlern oder Beschwerden. Um diesen Blickwinkel zu erweitern, sollte methodisch stringent vorgegangen werden, etwa so wie in Punkt 7 beschrieben. Bei der strategischen Aufgabe, die Prozesse und Dienstleistungen der Kanzlei nach dem Kundennutzen auszurichten, sollte zunächst Klarheit herrschen, welche Grundstrategie bzgl. der Leistungserstellung angestrebt wird: 1. Innovationsführerschaft, 2. Preisführerschaft, 3. Qualitätsführerschaft. Ulf Hausmann (Hrsg.) | Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei 12

DIE DIGITALISIERUNG IN DER KANZLEI STRATEGISCH ANGEHEN Auch wenn alle drei Punkte Beachtung finden sollten, kann sich eine Geschäftsmodellstrategie effektiv nur auf einen Punkt im Sinne einer „Führerschaft“ konzentrieren. Innerhalb dieser Grundstrategie gilt es, den Kundennutzen entsprechend zu entwickeln. Dabei sollten folgende Fragestellungen immer wieder neu beantwortet werden: • Welche Möglichkeiten haben wir, unsere Dienstleistungen entsprechend unterschiedlicher Mandantenbedürfnisse weiterzuentwickeln? Alternativ: Bestimmte Mandantengruppen mit „nicht zur Kanzlei passenden“ Bedürfnissen klar auszuschließen. • Wie differenzieren wir unser Angebotsportfolio? Nach bestimmten Zielgruppen? • Wie können wir gewährleisten, dass in hohem Maß individuelle Bedürfnisse von Mandanten Beachtung finden? • Welchen Nutzen haben Mandantinnen und Mandanten durch die Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei? • Wie beschreiben unsere Mandanten(gruppen) ihre wichtigsten unternehmerischen Herausforderungen? Wie können wir sie dabei unterstützen? Digitalisierung der Leistungsprozesse und Dienstleistungen Digitaler Belegtransfer (Mobile App, Portallösung, Softwarelösung, Upload Webbrowser, DirektScan, Rechnungseingang per E-Mail) Datentransfer über Softwareschnittstellen Mandantensoftware Digitalisierung der internen Geschäftsprozesse Interne digitale Zusammenarbeit via Dokumentenmanagementsystem (DMS) Digitales Prozessmanagement (z. B. über Datev ProCheck, Signavio etc.) Digitalisierung der Schnittstellen zum Markt Kommunikation über die Homepage Sichtbarkeit und Kommunikation über Social Media, YouTube, Blogs etc. Bildschirmübertragung und Fernbetreuung Digitaler Posteingang und Postausgang Personalgewinnung über E-Recruiting- Lösungen (z. B. Talentmanager) Videokonferenzen mit Mandantinnen und Mandanten Social Intranet/Plattform zur Kommunikation (Slack, Bitrix24, Microsoft Teams, Cocuun etc.) Tools für Mandanten zum Belegabruf aus Portalen (z. B. www.getmyinvoices.com etc.) Digitales Onboarding von Mandanten mit digitaler Stammdaten- und Daueraktenübernahme Digitale Zusammenarbeit im Rahmen der Einkommensteuer Customer-Relationship-Management (CRM) und voll funktionelles Mandanteninformationssystem für bessere und schnellere Beratungsleistungen Digitale Bescheidprüfung Bankdatenabruf (Kontoauszugsmanager etc.) Digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung: - Elektronischer Einspruch - Elektronische Anpassungsanträge - Elektronische Übermittlung Interne Kommunikation: - Slack - Bitrix24 - Microsoft Teams - Cocuun - etc. Suchmaschinenoptimierung (SEO) Online-PR, Pressemitteilungen, Stimmen in Online-Fachmedien Terminvereinbarung über die Kanzleiwebsite Tabelle 1: Digitalisierung in der Kanzlei (Quelle: Ulf Hausman) Ulf Hausmann (Hrsg.) | Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei 13

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