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Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei

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Mit der richtigen Strategie zu mehr Effizienz und Mandantenzufriedenheit Will man seine Kanzlei zukunftsfähig und krisensicher gestalten, führt kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Die derzeitige Krise sorgt für zusätzlichen Handlungsdruck. Hier bietet die neue Fachinfo-Broschüre „Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei“ einen kompakten und praxisnahen Leitfaden. Angefangen bei strategischen Überlegungen, die jedem Veränderungsprozess vorausgehen sollten, bis hin zur Umsetzung mit dem gesamten Kanzleiteam. Ziel des Ganzen: Effektiveres Arbeiten, erhöhte Arbeitsqualität sowie gesteigerte Mandantenzufriedenheit.

DIE DIGITALISIERUNG IN

DIE DIGITALISIERUNG IN DER KANZLEI STRATEGISCH ANGEHEN Neben dem Qualitätsmanagement (Fehler-, Beschwerde- und Innovationsmanagement) sollten regelmäßig Tools eingesetzt werden, die einen mandantenorientierten Blick auf die eigenen Dienstleistungen und Prozesse ermöglichen, denn dieser ist im Tagesgeschäft nicht gewährleistet. Folgende Tools eignen sich hier besonders 1 : • Customer Avatar • Value Proposition Design • Business Model Canvas • Design Thinking • Strategische Positionierung von Geschäftsfeldern 4. Was bedeutet strategische Herangehensweise für Steuerkanzleien? Mit Blick auf die möglichen und konkreten Auswirkungen der digitalen Transformation auf Steuerkanzleien wird klar: Das Thema ist komplex, insbesondere der Zeitpunkt des Eintretens bestimmter Entwicklungen ist unklar. Vor allem aber eröffnen sich sehr viele unterschiedliche „richtige“ Möglichkeiten, als Kanzlei auf die Chancen sowie Herausforderungen zu reagieren. Hier ist deshalb konsequente und vor allem klare Führung gefragt: a) Zunächst muss die Kanzleiführung für sich entscheiden, welche der vielen Entwicklungen für die unternehmerische Führung der Kanzlei in welcher Priorität als relevant erachtet werden. Dazu gehört zunächst auch, sich umfassenden und diversen Input von außen zu holen, um sich ein möglichst klares Bild von der Situation zu machen. b) Dann gilt es, zunächst auf Führungsebene ein klares Zukunftsbild der Kanzlei (Vision) im Sinne einer eindeutigen Zielvorstellung für einen Zeitpunkt in der Zukunft zu definieren (drei, fünf oder zehn Jahre, in Ausnahmen auch länger, z. B. Zeitpunkt, wenn man aus der Kanzlei ausscheiden will). c) Danach erst gilt es, auf Basis der Vorentscheidungen aus a) und b), Prioritäten für die Kanzleientwicklung zu setzen. Spätestens an dieser Stelle ist es sinnvoll und effektiv, das gesamte Kanzleiteam einzubeziehen, üblicherweise in einem Workshop außerhalb der Kanzlei (1,5 bis 2 Tage). Klare strategische Herangehensweise beginnt mit klaren Entscheidungen Es ist paradox: Bevor man eine strategische Kanzleientwicklung vornimmt, muss man grundsätzlich einen strategischen Ansatz der Problemlösung und -analyse wählen – sozusagen bevor konkretisiert werden kann, wo das Problem bzw. die strategischen Herausforderungen liegen. Es gilt die Devise: Erst Augen, Ohren und alle anderen Sinne öffnen, um dann das weitere Vorgehen einschätzen zu können. Folgende Fragen sollten zunächst geklärt werden, um den eigenen strategischen Handlungsbedarf genauer zu definieren (schriftlich, im Workshop auf Partnerebene, optimalerweise durch externen Coach begleitet): • Was passiert, wenn kein Strategieprozess eingeleitet wird? • Warum sind die Dinge noch immer so, wie sie sind – d. h.: Worin besteht der Sinn des Bestehenden? • Gibt es eine „strategische Lücke“ oder einen wirtschaftlichen Korrekturbedarf für uns, der eine Neuorientierung notwendig macht? • Welche „Not“ gilt es, durch die Strategie zu wenden? • Wer sind die Nutznießer des Status quo – wer wäre vermutlich Nutznießer einer Veränderung? 2 1 Bei Interesse Infos zu den Tools anfordern bei uh@ulfhausmann.de 2 Aus R. Nagel „Lust auf Strategie“ Ulf Hausmann (Hrsg.) | Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei 14

DIE DIGITALISIERUNG IN DER KANZLEI STRATEGISCH ANGEHEN Gerade weil die Herausforderungen so komplex sind, ist es wichtig, mit besonders klarer Methodik heranzugehen. Die Gefahr, sich in Aktionismus zu verlieren und sich selbst und das Kanzleiteam mit zu wenig durchdachten und zu wenig zielorientierten Aktivitäten zu überfordern, ist konkret gegeben. Es empfiehlt sich, schon zu Beginn eines strategischen Entwicklungsprozesses Sicherheit, Professionalität und Klarheit dafür durch externe Beratung und externes Coaching zu organisieren. Diese zunächst aufwendiger erscheinende Herangehensweise spart im Endeffekt einiges an Arbeit und Energie und garantiert wesentlich höhere Zielerreichungsgrade und höhere Motivation im Team. Die Kanzleiführung sollte ein klares eigenes Verständnis von „Was meinen wir mit Strategie bei uns in der Kanzlei?“ definieren, wofür Abb. 1 Orientierung bietet. 5. Die digitale Zukunft der Kanzlei „erfinden“: Wo geht unsere Reise hin? Mit Strategie bestimmen Sie in der Kanzlei die Antwort auf die Frage: Wo geht unsere Reise hin? In der Praxis existieren dafür ganz unterschiedliche Herangehensweisen, von denen jede für sich genommen „richtig“ ist. Entscheidend ist, dass sie die Kanzlei im Sinne der Bedürfnisse der Kanzleiführung und des Teams im Umgang mit den Herausforderungen in eine erfolgreiche Zukunft führen, die passend und praktikabel ist. … beschäigt sich mit Zukun und mit überlebensrelevanten Fragen der Kanzleientwicklung. … ist konsequenzenreich, d.h. sie hat schnell direkte Auswirkungen auf das operave Tagesgeschä und alle Personen in der Kanzlei. Strategie … beschäigt sich mit grundsätzlichen Entscheidungen und Prämissen bezüglich der Kanzleiführung. … ist immer schon da, d. h. jede Kanzlei hat eine etablierte Art und Weise mit Fragen aus der eigenen Verantwortung für die Zukun der Kanzlei umzugehen. Abb. 1: Wie definieren wir „Strategie“ in unserer Kanzlei? (Quelle: Ulf Hausmann nach T. Dallüge, trinfactory GmbH) Ulf Hausmann (Hrsg.) | Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei 15

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