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Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei

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Mit der richtigen Strategie zu mehr Effizienz und Mandantenzufriedenheit Will man seine Kanzlei zukunftsfähig und krisensicher gestalten, führt kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Die derzeitige Krise sorgt für zusätzlichen Handlungsdruck. Hier bietet die neue Fachinfo-Broschüre „Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei“ einen kompakten und praxisnahen Leitfaden. Angefangen bei strategischen Überlegungen, die jedem Veränderungsprozess vorausgehen sollten, bis hin zur Umsetzung mit dem gesamten Kanzleiteam. Ziel des Ganzen: Effektiveres Arbeiten, erhöhte Arbeitsqualität sowie gesteigerte Mandantenzufriedenheit.

DIE DIGITALISIERUNG IN

DIE DIGITALISIERUNG IN DER KANZLEI STRATEGISCH ANGEHEN Teilaspekt 1: Das Offensichtliche im Blick behalten Grundsätzlich ist es meist sinnvoll und wichtig, für die eigene strategische Entwicklung auf Unternehmen und Kanzleien zu schauen, die schon weiter sind als man selbst. Der überwiegende Teil dieser Broschüre ist deshalb auf diesen BestPractice-Ansatz ausgerichtet. Dieser Blickwinkel ist besonders relevant, wenn die Vision klar ist und konkrete Taktiken und Strategien gebraucht werden, um die eigene Vision zu erreichen. Teilaspekt 2: Die eigene Zukunft (Vision) erfinden – individuell, offen und von innen heraus Daneben gilt es, sich über die eigene Vision der erstrebenswerten, attraktiven Zukunft der Kanzlei klar zu werden. Die Anforderung ist hierbei, dass diese Vision als emotionaler Ankerpunkt und Motivator Orientierung und Klarheit schafft. Im Detail sind die Dinge zu identifizieren, die für die eigene Kanzlei, die eigenen Mandantinnen und Mandanten, das eigene Team und die eigene Kanzleiführung als zukünftig wichtig, relevant und erfolgversprechend gesehen werden. Hierfür braucht es Methoden, um aus der Innenbetrachtung eine Vision zu entwickeln, mit der sich alle im Team identifizieren. Herausfiltern von operativen Problemen für den klaren Blick auf Strategie Darüber hinaus zeigt sich in der Praxis der Kanzleientwicklung, dass insbesondere aktuelle operative Probleme und Herausforderungen von den strategischen getrennt betrachtet werden sollten. Denn üblicherweise sind die Herausforderungen in Steuerkanzleien auch schon ohne den Blick auf die digitale Transformation und die Zukunftsumsetzung erheblich. Die Themen daraus sollten gesondert betrachtet werden. Die im nebenstehenden Kasten „Strategische Analyseinstrumente ‚Zukunft erfinden‘ “ aufgezählten Tools Strategische Analyseinstrumente „Zukunft erfinden“ Strategischer Snapshot 1: Kanzlei-Diagnoseinterviews aus Sicht von Schlüsselpersonen der Kanzlei Zwei bis max. sieben Personen der Kanzlei (von Partner- bis Teamleiterebene) werden aus einem Fragenkatalog von 30 bis 100 Fragen in den Bereichen Führungsteam, Strukturen und Prozesse, Kultur, Markt und Umfeld sowie Zukunft in einem persönlichen Gespräch befragt. Die unterschiedlichen Perspektiven der Führungskräfte werden zu einem schlüssigen Gesamtbild zusammengeführt. Strategischer Snapshot 2: Interviews mit Schlüsselpersonen des Personals Vier bis sieben repräsentativ ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden zu ihrer Arbeitssituation, ihren Entwicklungs- und Karrierechancen sowie ihrem Blick auf die Kanzleiorganisation und Führung befragt. So werden insbesondere „blinde Flecke“ des Führungsteams sichtbar bzw. verkleinert, die sich im Arbeitsalltag und durch den Druck des Tagesgeschäfts nicht vermeiden lassen. Strategischer Snapshot 3: Interviews mit wichtigen Mandantinnen und Mandanten sowie Geschäftspartnerinnen und -partnern Fünf bis zehn relevante Mandantinnen und Mandanten sowie andere wichtige Geschäftspartner – z. B. Banken, Verbände, Softwareunternehmen – werden zur Beurteilung ihrer Zusammenarbeit mit der Kanzlei interviewt. Dabei geht es um den Blick von außen auf die Kompetenzen der Kanzlei, die jede/jeder Einzelne aufgrund seiner/ihrer Interessen aus der Zusammenarbeit mit der Kanzlei hat. Das fördert üblicherweise Aspekte zutage, die aus der Innensicht nicht oder nicht so deutlich auftauchen. Das Ergebnis der Snapshots ist eine qualitative Bestandsaufnahme in Form eines schriftlichen Berichts, der die aktuelle Situation sowie strategische Handlungsfelder auf den Punkt bringt und mit dem Führungskreis der Kanzlei diskutiert wird. Ulf Hausmann (Hrsg.) | Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei 16

DIE DIGITALISIERUNG IN DER KANZLEI STRATEGISCH ANGEHEN haben sich für die strategische Analyse von Steuerkanzleien bewährt. Sie stellen keine vollständige Liste dar, sondern sind eine praxisorientierte Auswahl aus Hunderten von Analysetools, die das strategische Management generell bietet. 6. Strategische Veränderungen mit der Strategieschleife steuern Die Zukunft zu erfinden, ist nur ein wichtiger Aspekt in der Bearbeitung der Frage, in welche Zukunft man die Kanzlei steuern will. Davor und danach gibt es weitere Schritte, die je nach Situation der Kanzlei mehr oder weniger vertieft bearbeitet werden. In turbulenten, von Komplexität und Unsicherheit geprägten Zeiten ist es ratsam, die Bearbeitung von Kanzleistrategie nicht alle paar Jahre als Projekt durchzuführen, sondern in einem kontinuierlichen Fokus zu halten und langfristig in den Kanzleialltag zu integrieren. Dabei entstehen auch die nötigen „kanzleiindividuellen Lösungen und Abkürzungen“, die das zunächst komplexe Gesamtverfahren praxisorientiert zusammenziehen und vereinfachen. Als umfassende Herangehensweise hat sich „Die Strategieschleife“ (R. Nagel) für Strategiebearbeitung in Unternehmen wie auch Kanzleien bewährt (siehe Abb. 2, nächste Seite). Hinweis: Aus Platzgründen kann in dieser Broschüre nicht vertiefend auf alle Aspekte der Strategieschleife eingegangen werden. Wenn Sie Interesse an ausführlichen Informationen (130 Seiten Workshopskript) über die Arbeit mit der Strategieschleife haben, können Sie diese einfach per E-Mail (uh@ulfhausmann.de) anfordern. Kanzlei-Team-Workshop „Postdigitale Perspektiven: Die Entdeckung einer noch nicht vorhandenen Zukunft“ Insbesondere als Auftakt für eine strategische Initiative hat sich sowohl für Führungskreise als auch gesamte Kanzleiteams das von der trinfactory GmbH etablierte Konzept „Postdigitale Perspektiven“ bewährt. Wie mit einer mentalen Zeitmaschine wird das Team in eine Zukunft versetzt, in der die digitale Revolution bereits abgeschlossen ist. Aus dieser Zukunft wird der Blick auf die aktuelle Kanzleisituation gerichtet und konkrete Handlungsempfehlungen abgeleitet. Dann werden konkrete strategische Maßnahmenpakete und ein Umsetzungsplan für das kommende Jahr festgelegt. Der Nutzen einer wirksamen Ausrichtung auf die Zukunft entsteht dabei durch: • das Visualisieren relevanter Zukunftsszenarien im Kontext digitaler Entwicklungen, • das Ableiten konkreter Empfehlungen für die strategische Ausrichtung und den Umgang mit der Digitalisierung, • das Stärken des Teams für eine aktive und angemessene Umsetzung digitaler Transformationen, • das Steigern der individuellen Sicherheit im Umgang mit den Auswirkungen fortschreitender Digitalisierung. Klassische Szenariotechnik nach Prof. Eckard Minx Das Ziel ist es, verschiedene mögliche und relevante Zukunftsvarianten zu entwerfen. Bezüglich einer strategischen Fragestellung – z. B. wie der Steuerberatungsmarkt in zehn Jahren geschaffen ist – werden die zwei wichtigsten sowie offenen (d. h. bei ihrem Eintreten mit Unsicherheit behafteten) Faktoren als Grundlage für vier Extremszenarien genommen, in denen diese Faktoren unterschiedlich ausgeprägt sind. Die vier Szenarien werden im Detail ausgearbeitet und miteinander verglichen, um so generelle Rückschlüsse für in Zukunft relevante Entwicklungen zu generieren. Ulf Hausmann (Hrsg.) | Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei 17

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