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Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei

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Mit der richtigen Strategie zu mehr Effizienz und Mandantenzufriedenheit Will man seine Kanzlei zukunftsfähig und krisensicher gestalten, führt kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Die derzeitige Krise sorgt für zusätzlichen Handlungsdruck. Hier bietet die neue Fachinfo-Broschüre „Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei“ einen kompakten und praxisnahen Leitfaden. Angefangen bei strategischen Überlegungen, die jedem Veränderungsprozess vorausgehen sollten, bis hin zur Umsetzung mit dem gesamten Kanzleiteam. Ziel des Ganzen: Effektiveres Arbeiten, erhöhte Arbeitsqualität sowie gesteigerte Mandantenzufriedenheit.

DIE DIGITALISIERUNG IN

DIE DIGITALISIERUNG IN DER KANZLEI STRATEGISCH ANGEHEN Die STRATEGIESCHLEIFE als StrategiePROZESS 4. Strategische Posionierung • Leitbild/Ziele/Geschäsfelder • Maßnahmenpakete bzgl. Leistungen, Kompetenzen, Team 3. Entscheidung • Plausibilitäts-Check • Bwl. Bewertung • Risikoeinschätzung 5. Organisaonsanpassung • Strukturen & Prozesse • Veränderungsmanagement 2. Strategische Oponen • mögliche Zukunsentwürfe/Ziele • Businessmodelle • wichgste operat. Konsequenzen 6. Controlling • strategisches Controlling • Maßnahmencontrolling STRATEGIE 1. Strategische Analyse • Markt/Webewerb • Kernkompetenzen • Strateg. Herausforderungen • Zukunsoponen Tagesgeschäft 7. Implemenerung • Führungsinstrumente • Personalentwicklung • konnuierliche Verbesserung Tagesgeschäft Abb. 2: „Strategieschleife“ (Quelle: Ulf Hausmann nach R. Nagel „Lust auf Strategie“ S. 21) 7. Einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess verankern Aus der Erfahrung einer intensivierten Phase der strategischen Entwicklung kann sehr gut ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess abgeleitet werden. Dieser gewährleistet, dass Veränderungen in der Umwelt (z. B. technische Neuerungen, andere Anforderungen von Mandantinnen und Mandanten) in neue Herangehensweisen und Lösungen in der Kanzlei übersetzt werden. Das wird erreicht, indem man Zeit und Aufmerksamkeit auf folgende Fragen lenkt: • Welche Möglichkeiten gibt es, den Nutzen unserer Arbeit für unsere Mandantinnen und Mandanten weiter zu verbessern? • Welche Entwicklungen sind im Gange, die unsere Geschäftsentwicklung beeinflussen könnten oder die wir für uns nutzen können? • Welche mittel- und langfristigen Risiken gibt es? • Welche Fehler treten in unserer Arbeit und unseren internen Prozessen auf und wie können wir darauf reagieren? • Welche Ideen gibt es, um die Arbeit in unserer Kanzlei zu verbessern? (Prozesse, Ergebnisse und Atmosphäre) Das funktioniert, wenn dafür der organisatorische Rahmen in der Kanzlei sowie die persönlichen Verantwortlichkeiten geklärt sind. In der Praxis funktioniert eine ständige Auseinandersetzung und Verbesserung mit den genannten Fragen, wenn beispielsweise im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems Prozessverantwortliche oder Fachexpertinnen und -experten eingesetzt werden, die für bestimmte Themen Prozessteams oder Projektgruppen (oder auch mit dem gesamten Team) bilden. Diese Teams werten eine vorher aufgesetzte Dokumentation der Fragen (bzw. für die Kanzlei passende Variationen und Erweiterungen davon) aus und entscheiden über die Konsequenzen für die Arbeit, bzw. bereiten Entscheidungen für die Partnerebene vor. Dieses Vorgehen funktioniert meist nicht so gut, wenn dieser Prozess in der Umsetzungsverantwortung auf Partnerebene liegt. Ulf Hausmann (Hrsg.) | Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei 18

DER WEG ZUR DIGITAL(ER)EN KANZLEI Der Weg zur digital(er)en Kanzlei Eugen Müller Die digitale Transformation einer Steuerkanzlei ist ein Großprojekt, das mit langfristigen strategischen Weichenstellungen einhergeht. Gleichzeitig bringt so ein Umstieg viele Herausforderungen mit sich. Die wichtigste ist natürlich, dass das Tagesgeschäft weiterläuft. Fristen und Termine müssen eingehalten werden. Die Arbeitsbelastung in einer Steuerkanzlei ist auch schon ohne solche Veränderungen verhältnismäßig hoch, sodass die sorgfältige Planung von zentraler Bedeutung ist, sowie Überlegungen angestrebt werden müssen, zusätzliche Kapazitäten bereitzustellen. Sie werden dabei feststellen, dass Sie verschiedene Antworten erhalten und jeder seine eigene Ansicht zum optimalen Zeitpunkt hat. Dieser Austausch ist trotzdem sehr wertvoll, da Sie aus jedem einzelnen Gespräch interessante Erkenntnisse mitnehmen können, aus denen Sie dann für sich die richtigen Schlüsse ziehen müssen. Nachdem Sie sich dann entschlossen haben, Ihre Kanzlei digital auf das nächste Level zu heben und dafür einen Zeitrahmen abgesteckt haben, sind folgende Punkte entscheidend: Wann ist der richtige Zeitpunkt? Den Steuerberatern und Steuerkanzleien ist durchaus bewusst, welche Herausforderung so ein Schritt darstellt. Damit lässt sich sicherlich auch das Zögern vieler Kolleginnen und Kollegen erklären, denn die digitale Transformation bringt auch große Veränderungen mit sich. Gleichzeitig kann der Erfolg dieses Projekts für die Kanzleien zukunftsentscheidend sein, da ein missglücktes Vorgehen auch finanzielle Konsequenzen haben kann sowie Mandanten unzufrieden oder Mitarbeiter/innen verärgert werden. Aus diesem Grund ist es nicht nur von entscheidender Bedeutung, sich über die einzelnen Schritte sowie über das Vorgehen im Klaren zu sein. Es ist ebenso wichtig, sich auch ausgiebig über den richtigen Zeitpunkt Gedanken zu machen. Jede Kanzlei funktioniert ein wenig anders und jede Kanzlei hat ihre Eigenheiten und individuellen Vorgehensweisen. Daher ist eine konkrete Aussage über den optimalen Zeitpunkt an dieser Stelle nicht möglich. Vielmehr ist es zu empfehlen, sich im Vorfeld mit entsprechend erfahrenen Kolleginnen und Kollegen auszutauschen. 1. Holen Sie sich die richtigen Partner für das Projekt ins Boot und justieren Sie Ihren Zeitplan mit diesen Partnern entsprechend nach. 2. Ziehen Sie getroffene Entscheidungen durch. Die Auswahl Ihrer Partner Die erfolgreiche digitale Transformation einer Steuerkanzlei ist nur zu meistern, wenn die richtigen Partner dabei sind. Dazu gehören in der Regel mehrere Parteien: Auf jeden Fall sollten Sie Ihren Softwarepartner (z. B. DATEV) in Ihr Vorhaben einweihen. Bei Ihrem Digitalisierungsprojekt werden Sie unter Umständen weitere Softwareanwendungen benötigen oder bestehende Anwendungen intensiver nutzen, sodass hier abzustimmen ist, inwieweit diese verfügbar sind. Klären Sie außerdem, zu welchen Zeitpunkten Anwendungsschulungen vorgenommen werden können und welche zeitlichen Vorläufe für Bereitstellungen und Installationen gegeben sind. Weiterhin ist Ihr IT-Partner (Systempartner) wichtiger Bestandteil für Ihr Vorhaben. Gemeinsam können Ulf Hausmann (Hrsg.) | Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei 19

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