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Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei

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Mit der richtigen Strategie zu mehr Effizienz und Mandantenzufriedenheit Will man seine Kanzlei zukunftsfähig und krisensicher gestalten, führt kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Die derzeitige Krise sorgt für zusätzlichen Handlungsdruck. Hier bietet die neue Fachinfo-Broschüre „Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei“ einen kompakten und praxisnahen Leitfaden. Angefangen bei strategischen Überlegungen, die jedem Veränderungsprozess vorausgehen sollten, bis hin zur Umsetzung mit dem gesamten Kanzleiteam. Ziel des Ganzen: Effektiveres Arbeiten, erhöhte Arbeitsqualität sowie gesteigerte Mandantenzufriedenheit.

DER WEG ZUR

DER WEG ZUR DIGITAL(ER)EN KANZLEI Sie die technischen Rahmenbedingungen erarbeiten. Gleichzeitig ist es wichtig, Ihren IT-Partner in die Gespräche mit Ihrem Softwareanbieter einzubinden, um die Zeitschiene für die Installation neuer Softwareanwendungen zu definieren. So können sich die technischen Fachleute kurzschließen und Sie hinter diesen Punkt einen Haken setzen. Zusätzlich empfiehlt es sich, erfahrene Steuerberater/ innen, die diese Schritte bereits gegangen sind, einzubeziehen. Damit stellen Sie sicher, dass die Praxissicht nicht vernachlässigt wird. Denn die digitale Transformation Ihrer Steuerkanzlei ist eine Operation am offenen Herzen. Während neue Anwendungen eingeführt werden, Prozesse umgestellt und Arbeitsweisen sowie Kommunikationsverhalten überdacht und angepasst werden, muss der operative Betrieb am Leben gehalten werden. Laufende Tätigkeiten müssen erledigt und Fristen eingehalten werden, und das Ganze bei erhöhtem Arbeitsaufwand für das gesamte Kanzleiteam sowie der Ungewissheit, wie schnell und reibungslos solche Veränderungen erfolgreich abgeschlossen und angenommen werden. Der Projektplan Nach der Auswahl Ihrer Partner und der zeitlichen Abstimmungen sollte Ihr Projektplan stehen. Einen solchen Projektplan kann man in drei wesentliche Schritte aufteilen: 1. Strategische Überlegungen: ca. 20 bis 25 Wochen 2. Technische Einrichtung: eine Woche 3. Schulung und Anwendung: ca. 12 bis 16 Wochen Strategische Überlegungen In unserer Auflistung haben wir diese Phase mit ca. 20–25 Wochen aufgeführt. Jetzt werden Sie sich fragen, wieso dieser Schritt so viel Zeit in Anspruch nimmt! Das liegt auf jeden Fall nicht an der Abstimmung mit Ihren Partnern. Diese ist zwar auch nicht mit einem Treffen erledigt, sondern erfordert wiederholte Abstimmungsrunden, zwischen denen alle Parteien ihre Hausaufgaben erledigen, aber bei der Auswahl der richtigen Partner läuft dieser Prozess strukturiert und professionell ab. Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg Nein, die größte Herausforderung Ihres Projekts stellt der Change-Prozess Ihrer Kanzlei dar. Dieser Veränderungsprozess beginnt, bevor Ihr Digitalisierungsprojekt überhaupt startet. Folglich liegt Ihre Hauptaufgabe in den Wochen der Vorbereitungen in der Kommunikation. Das heißt: Nicht Ihre fachlichen Fähigkeiten in den Untiefen des Steuerrechts sind gefragt, sondern Ihre Kommunikationsfähigkeit. Jedes Digitalisierungsprojekt – egal ob von analog zu digital oder von digital zu digitaler – hat nur dann Erfolg, wenn die notwendige Akzeptanz für die Veränderungen im gesamten Team vorhanden ist. Diese Akzeptanz erzeugen Sie durch Ihre eigene Führungskommunikation. Doch genau an dieser Stelle werden im Rahmen von Digitalisierungsprojekten die größten Fehler gemacht: Betrachtet man die Denk- und Vorgehensweise vieler Kanzleien in Form der Investition in Relation zum Zeitaufwand, wird der Technik bzw. den technischen Umstellungen die größte Bedeutung zugemessen. Dabei wird oft übersehen, welche Bedeutung die Formulierung von klaren Zielen und das Erarbeiten einer Vision hat. Die strategischen Überlegungen Ihres Digitalisierungsprojekts sind ein entscheidender Faktor des Erfolgs. Ein Teil dieser Phase beinhaltet auch die oben beschriebene Auswahl der richtigen Partner. Da die Definition Ihrer Vision und Ihrer Ziele so entscheidend für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt ist, sollte dies nicht erst nach oder mit Einführung neuer Tools und Anwendungen erfolgen, sondern weit Ulf Hausmann (Hrsg.) | Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei 20

DER WEG ZUR DIGITAL(ER)EN KANZLEI vorher. Daher ist der erste Schritt der strategischen Überlegungen so entscheidend: In dieser Zeit müssen Mitarbeiter/innen und auch Mandanten auf den bevorstehenden Weg mitgenommen werden. Wenn Sie versuchen, Ihre Mitarbeiter/innen und Mandanten erst bei Beginn oder nach Abschluss Ihres Digitalisierungsprojektes zu involvieren, hat das zur Folge, dass Sie Ihr Gegenüber vor vollendende Tatsachen und somit vor eine Pro- oder Contra-Entscheidung stellen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter/innen und Mandanten im Vorfeld über Ihr Vorhaben, die Gründe, den Ablauf und den Zeitplan informieren, werden Sie jedem das Gefühl geben, wichtiger Teil dieses Projektes zu sein und es im besten Fall sogar mitgestalten zu können. Ein großer Bestandteil des Erfolgs ist es auch, mindestens eine/n Mitarbeiter/in als sogenannte/n Digitalisierungsbeauftragte/n ins Boot zu holen. Damit schaffen Sie sich als Kanzleiinhaber die notwendige Entlastung und stellen im schlimmsten Fall nicht den Flaschenhals dar, der die Umsetzung verzögert. Weiterhin haben Sie so ein Sprachrohr innerhalb ihres Mitarbeiterteams. Mögliche Hürden, Kritik zu äußern oder unangenehme Themen anzusprechen, werden somit niedriger. Dies ist für die Umsetzung Ihres Projekts sehr wichtig. Haben Sie Ihre Mitarbeiter/innen, Ihre Mandanten und gegebenenfalls auch Ihre weiteren Geschäftspartner über den Zeitraum Ihrer strategischen Überlegungen und Vorbereitungen auf Ihren Weg mitgenommen, werden alle dieses Projekt motiviert angehen. Was Sie bei Ihrem Projekt ebenfalls berücksichtigen sollten, ist die Einbindung externer Kollegen. Denn Steuerberater/innen, die solche Schritte bereits hinter sich haben, können bei der Umsetzung nicht nur helfen, sondern Ihrem Team auch über die Erfolge eines solchen Projektes berichten. Denn unterschätzen Sie nicht, welche enorme Hürde die Digitalisierung in der Wahrnehmung vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Steuerkanzleien darstellt. Beispiel Digitalisierung des Bescheid prüfungsvorgangs Ihre bestehenden Prozesse haben sich über die Jahre sicherlich bewährt, aber auch diese sind mit dem Einsatz neuer Technologien zu überdenken. Denn der größte Fehler, den Sie machen können, ist es, einen analogen Prozess digital abzubilden und weiterzuführen. Damit nehmen Sie sich jeden Vorteil der Digitalisierung und sämtliche damit einhergehende Effizienzgewinne. Ein sehr gutes Beispiel hierfür ist der Bescheidprüfungsvorgang. Wenn Sie diesen digital abbilden und hierfür auch die technischen Funktionen nutzen, die Ihre Software hergibt, verkürzen Sie den Vorgang um mehr als die Hälfte der Zeit. Erste Voraussetzung hierfür ist bei Versand der Steuererklärungen an das Finanzamt den Bescheiddatenrückübertrag zu aktivieren, sodass Sie die Bescheiddaten elektronisch in Ihr System erhalten und die Bescheidprüfung nicht mehr anhand eines Papierbescheids oder eines eingescannten Bescheids vornehmen müssen. Die elektronische Bescheidprüfung weist Ihnen auf einen Blick die Differenzen zu Ihrer Erklärung aus – soweit welche vorhanden sind – und woher diese stammen. So können Abweichungen gezielt geprüft werden. Sollte die Prüfung ergeben, dass Korrekturen vorzunehmen sind, können Sie direkt aus der elektronischen Bescheidprüfung den elektronischen Einspruch vornehmen. Dadurch öffnet sich direkt der Dialog zum Finanzamt, bei dem alle Stammdaten bereits hinterlegt sind. Sie müssen lediglich Ihre Begründung ergänzen und können den Einspruch anschließend absenden. Ulf Hausmann (Hrsg.) | Ihr Weg zur digitalen Steuerkanzlei 21

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