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Legal Tech-Magazin 01/20

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Das neue Legal Tech-Magazin ist da: So macht Digitalisierung Kanzleien krisensicher Neue Ausgabe des Online-Magazins zur Umsetzung von Legal Tech in Anwaltskanzleien erschienen Wer in der Vergangenheit schon auf digitales Arbeiten gesetzt hat, ist in Zeiten der Coronakrise klar im Vorteil. Für alle anderen wächst der Druck, sich mit neuen, digitalen Lösungen auseinanderzusetzen. Vor diesem Hintergrund kann die Krise als Chance begriffen werden, die eigene Kanzlei langfristig innovativer und digitaler zu gestalten. Hier leistet das Legal Tech-Magazin als Ergänzung zur Website legal-tech.de Unterstützung und liefert Ansatzpunkte, Ideen, Inspiration und Hilfestellung zur erfolgreichen Digitalisierung der Kanzleiarbeit.

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Tools & Arbeitshilfen © BillionPhotos.com - stock.adobe.com Cloud-Lösungen in der Anwaltskanzlei Darum sind Sicherheitsbedenken unbegründet Patrick Prior Seit 2016 „Legal Tech“ in Deutschland unter Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten immer mehr zum Thema wurde, hat sich auch die Cloud in der Rechtsberatungsbranche als Thema etabliert. Speziell in den ersten Jahren gab es allerdings noch große Vorbehalte unter Juristinnen und Juristen, ihre Daten „fremden“ Anbietern zu überlassen. Dies hat sich zwischenzeitlich umgekehrt. Eine Kanzleisoftware oder Automatisierungslösung mit Cloud-Anbindung wird in Zukunft Standard sein. Was ist eine Cloud? Werfen wir aber zunächst einen Blick auf das, was überhaupt mit der „Wolke“ (engl: cloud) gemeint ist. Die Cloud, bzw. als System „Cloud Computing“ genannt, ist eine IT-Infrastruktur, die in der Regel über das Internet verfügbar gemacht wird. Sie beinhaltet Speicherplatz, Rechenleistung und/ oder Anwendungssoftware. Technisch simpel formuliert, bedeutet dies, dass Software und/oder Datenbanken nicht mehr auf dem eigenen Rechner installiert und gespeichert, sondern auf einem externen System gehostet werden. Dies kann in einem engeren Sinn der Kanzlei-Server sein, meistens ist aber der Server eines Softwareanbieters bzw. eines Cloud-Hosters gemeint. Interessant sind in der IT-Welt für Kanzleien vor allem die Cloud-Computing Modelle SaaS (Software as a Service) oder PaaS (Platform as a Service). SaaS wird zum Beispiel von vielen Dokumentenautomations-Anbietern angeboten. Hier liegen die Software und Daten auf dem Server des Softwareanbieters. PaaS hingegen spielt z. B. dann eine Rolle, wenn Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning eingesetzt werden sollen, auf Systemen wie Microsoft Azure oder der „App Engine“ von Google. Dies ist aktuell nur für wenige Kanzleien interessant. Die Alternative dazu nennt sich On-Premises-Lösung (On-Prem) und bedeutet, dass Software und Daten auf dem kanzleieigenen Server gespeichert werden. 14 |

Tools & Arbeitshilfen Die Vorteile einer Cloud-Lösung Aber welche Vorteile bringt überhaupt eine Cloud-Lösung gegenüber einer Software, die ich einfach nur auf meinem Rechner installiere? Zunächst ist hier sicherlich die mobile Nutzung von großem Vorteil. Da die Software auf einem Server liegt, kann ich mich von überall mit jedem Endgerät aus- und einloggen und z. B. Falldaten einsehen oder Dokumente bearbeiten. Auch die Zusammenarbeit von mehreren Anwältinnen und Anwälten ist damit überhaupt erst praktisch durchführbar. Der andere große Vorteil ist der Admin- und Update-Service. Da die Software nicht auf meinem Rechner installiert ist und auch nicht auf einem Server der Kanzlei, kann die Software direkt vom Hersteller aktualisiert und so auf dem neuesten Stand gehalten werden. Auch Backups können so regelmäßig durchgeführt werden. In den meisten Fällen ist der Anbieter einer solchen Software auch deutlich besser mit den notwendigen Schutzmaßnahmen vor Hackern vertraut, als man selbst oder die Kanzlei-Administratoren. Sicherheit und Rechtslage bei Cloud-Lösungen Nicht nur der Gedanke, Daten der Mandanten an Dritte abzugeben, sondern vor allem auch einige Rechtsgrundlagen, ließen Anwältinnen und Anwälte oft vor Cloud-Anbietern, zurückschrecken. Durch die Reform des § 203 StGB Abs. 3, 4 StGB im Jahr 2017 wurde aber die Inanspruchnahme von CloudComputing-Diensten, die für Berufsgeheimnisträger bisher bedenklich – wenn nicht, sogar unzulässig – war, ermöglicht. Zu beachten sind außerdem § 43 e Abs. 3 BRAO und die DSGVO. Im Wesentlichen sollte ein Dienstleister daher sorgsam ausgewählt werden und im Idealfall seinen Server in Deutschland betreiben. Wie werden in der Cloud Daten verschlüsselt? Wichtig ist neben dem Standort des Anbieters auch die eingesetzte Verschlüsselung. Eine bekannte Berliner Legal Tech-Firma für Dokumentenautomation arbeitet komplett in der Cloud als SaaS-Lösung. Wenn Kanzleien diese Software nutzen möchten, müssen sie alle Dokumentendaten auf dem Server des Anbieters speichern. Die Sicherheit wird hier aber bis in das höchste Maß gewährleistet, da nicht nur die Datenbank auf dem Server verschlüsselt ist, sondern der Schlüssel zu diesen Daten ausschließlich bei der jeweiligen Kanzlei liegt. Der Anbieter dieser Software hat also gar keine technische Möglichkeit, die Daten auslesen zu können, die bei ihm gespeichert sind. Nur die Kanzlei ist dazu in der Lage. Fazit: Cloud ist die Grundlage für modernes Arbeiten Ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten wird in der gesamten Arbeitswelt und somit auch für die Rechtsbranche, immer wichtiger. Die Möglichkeit, von überall und jederzeit arbeiten zu können, könnte in den nächsten Jahrzehnten zum notwendigen Standard werden. Kanzleien, die sich heute für eine Cloud-Lösung entscheiden, setzen somit einen Grundstein für eine nachhaltige IT-Infrastruktur. Aus juristischer Sicht ist die Cloud bei korrekter Anwendung durchaus rechtssicher. Technisch kann sie schließlich so verschlüsselt werden, dass nur die Kanzlei selbst Zugriff auf ihre Daten hat. Patrick Prior ist Jurist, Legal Tech-Experte und Inhaber der Legal Tech Software- und Beratungsfirma Advotisement®. Außerdem betreibt er das Legal Tech-Verzeichnis. Juristisches Fachwissen bestens aufbereitet – für mich einfach perfekt! Jetzt neu: LEXinform Anwalt Wissensdatenbank für Juristen Als Rechtsanwalt bekommen Sie bei DATEV in jedem Fall mehr: die Datenbank LEXinform Anwalt zum Beispiel für juristisches Know-how und umfassende Unterstützung bei der Recherche. Oder weitere professionelle Lösungen rund um Fallbearbeitung, digitale Zusammenarbeit in der Kanzlei, Abrechnung und betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Für einen durchgängig digitalen Workflow. 15 | www.datev.de/anwalt

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