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Legal Tech-Magazin 01/20

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Das neue Legal Tech-Magazin ist da: So macht Digitalisierung Kanzleien krisensicher Neue Ausgabe des Online-Magazins zur Umsetzung von Legal Tech in Anwaltskanzleien erschienen Wer in der Vergangenheit schon auf digitales Arbeiten gesetzt hat, ist in Zeiten der Coronakrise klar im Vorteil. Für alle anderen wächst der Druck, sich mit neuen, digitalen Lösungen auseinanderzusetzen. Vor diesem Hintergrund kann die Krise als Chance begriffen werden, die eigene Kanzlei langfristig innovativer und digitaler zu gestalten. Hier leistet das Legal Tech-Magazin als Ergänzung zur Website legal-tech.de Unterstützung und liefert Ansatzpunkte, Ideen, Inspiration und Hilfestellung zur erfolgreichen Digitalisierung der Kanzleiarbeit.

Nachfolgend soll jeder

Nachfolgend soll jeder Punkt anhand eines Beispiels kurz erläutert werden. Eine Kanzlei, die aus der Digitalisierung das Maximum herausholen will, muss sämtliche bestehende Prozesse analysieren und dann unter Anwendung existierender Software optimieren. 1. Der erste Punkt zielt darauf ab, Personalkosten durch disruptive Technologie zu minimieren. So kann z. B. künstliche Intelligenz eingesetzt werden, um die Aktenverwaltung zu managen. Dadurch können E-Mail und eingescannte Posteingänge automatisiert erkannt und der entsprechenden Akte zugeordnet werden. Die sonst händische Zuordnung entfällt und wird digitalisiert. Die Digitalisierung dieser Prozesse wird langfristig dazu führen, dass auf einen Anwalt etwa 0,3 bis 0,5 Rechtsanwaltsfachangestellte kommen. 2. Punkt zwei betrifft die Prozesse, bei denen der Anwalt/ die Anwältin auf Mitwirken Dritter angewiesen ist. So kann durch Einsatz kollaborativer digitaler Arbeitsräume die Kommunikation beschleunigt und verschlankt werden. Solche Kollaborationsräume sollten extra auf die juristische Dokumentenerstellung angepasst sein und unter anderem Dateiversionierungen oder auch Klauselsperren bei schon partiell verhandelten Verträgen bieten. Insbesondere zeitraubender E-Mail-Verkehr mit bunt angepassten und veränderten Worddokumenten kann so verhindert werden. Stattdessen arbeiten Mandant und Anwalt oder Anwalt und Gegenanwalt eng digital und intuitiv zusammen. 3. Im dritten Punkt sind wiederkehrende Prozesse der Kanzlei zu automatisieren. Dies führt zur Steigerung der Quantität bei gleichbleibender Qualität. So kann z. B. die Vertragserstellung weitgehend automatisiert werden. Ohne Programmierkenntnisse erstellt sich der Anwalt/die Anwältin einen Vertragsgenerator. Bei richtiger Workflow-Optimierung kann ein so erstellter Vertrag direkt mit dem Gegenanwalt im digitalen Kollaborationsraum verhandelt werden. Auch ist die Automatisierung eines kompletten Abrechnungsworkflows umsetzbar. Die Zahlungseingänge auf dem Kanzleikonto werden von der Anwaltssoftware analysiert und automatisiert mit den Fristen auf gestellten Rechnungen abgeglichen. Zahlt ein Mandant zu spät, kann automatisch eine Mahnung erstellt und versandt werden. Die hardwaremäßige Aufbereitung derartiger Softwares sollte infolge immer größerer Datenmengen und großer benötigter Rechenleistung – z. B. bei künstlicher Intelligenz – cloudbasiert sein. So umgeht man teure Hardware- Updates und langsames Arbeiten durch zu geringe Rechenleistung. Die Sicherheit der sensiblen Daten kann durch Zertifizierungen des Cloud-Anbieters (z. B. durch eine ISO-Zertifizierung) gewährleistet werden. Machen Sie Ihre Kanzlei digital fit. * im Rechenzentrum hosten und sicher von zu Hause arbeiten Kanzleisoftware Advolux advolux.de * 6 |

Kanzleimanagement Probleme und Lösungen Problematisch bei der Integration derartiger Prozesse ist die Vielzahl unterschiedlicher Anbieter. So kann der eben beschriebene kosten- und zeitsparende Workflow infolge technischer Kommunikationsbarrieren zwischen mehreren Softwareanbietern durchbrochen werden. Das führt mehr zu Frustration, denn zu Kosten- und Zeiteffizienz. Lösung dieses häufig auftauchenden Problems ist die Einbindung komplettierter Systeme. Anstatt zehn Bausteine zu einem Haus zusammenzusetzen, werden nur Fundament, Haus und Garage getrennt gekauft und miteinander verbunden. Es ist also sinnvoll, so wenig Anbieter wie möglich einzusetzen. Neben Verringerung technischer Probleme lohnt sich das auch finanziell. Fazit: Langfristig wettbewerbsfähig bleiben mithilfe neuer Technologien Die Komplexität disruptiver Technologie ist zu Beginn der Integration sehr hoch. Durch eine grundierte Prozessanalyse und Auslotung der technischen Möglichkeiten kann diese Komplexität aber heruntergebrochen werden. Die dann eingebundene Technologie ist in der Lage, die Kanzleiarbeit in zeitlicher wie finanzieller Hinsicht zu revolutionieren. Von Automatisierung verschiedener Prozesse bis hin zur rechtlichen Vertragsanalyse durch künstliche Intelligenz ermöglicht die Digitalisierung nahezu alles. Die Einbindung erfordert Mut und Zeit, lohnt sich aber langfristig, um wettbewerbsfähig und krisensicher zu bleiben. Ludwig Wolter ist Diplom-Jurist, wissenschaftlicher Mitarbeiter bei der Kanzlei Klopsch & Partner und Gründer des Startups BlockAxs. Die BlockAxs GmbH ist ein Legal- und FinTech-Unternehmen. Als Teil der Rechtsabteilung beschäftigt er sich neben gesellschaftsrechtlichen Problemen bei der Unternehmensgründung hauptsächlich im Kapitalmarktrecht mit der Emission digitaler Vermögenswerte. Von Arbeitsrecht bis Zivilrecht. beck-online ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Juristen, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Personalleiter und viele weitere Berufs gruppen profitieren bei ihren Recherchen vom hohen Qualitäts standard dieser Datenbank. Hinter beck-online steht die langjährige Verlagserfahrung des Hauses C.H.BECK und das geballte Wissen von rund 60 Fachverlagen und Kooperationspart nern. Damit schöpfen Sie bei jeder Suche aus dem Vollen und können Ihr Such ergebnis mühelos bei Bedarf nach allen Seiten absichern. Einfach, komfortabel und sicher. Weitere Infos unter: beck-online.de facebook.com/verlagchbeck 7 | twitter.com/beckonlinede JETZT 4 Wochen kostenlos testen beck-online.de

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