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Legal Tech-Magazin 02/20

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Das neue Legal Tech-Magazin ist da: Zeit für neue Arbeitsweisen Neue Ausgabe des Online-Magazins zur Umsetzung von Legal Tech in Anwaltskanzleien erschienen Die Arbeitsweisen in Kanzleien und Gerichten ändern sich. Immer häufiger arbeiten Rechtsanwältinnen und Rechtanwälte im Homeoffice – Gerichtsverhandlungen finden online statt. Da liegt es nah, auch die eigenen Arbeitsweisen zu überprüfen und an die neuen Herausforderungen anzupassen, z. B. durch die Umstellung auf eine vollständig papierlose Kanzlei oder die Nutzung juristischer Spracherkennung. Im neuen Legal Tech-Magazin – die Ergänzung zum Fachportal Website legal-tech.de – erfahren Leserinnen und Leser, wie die Digitalisierung auch in kleinen und mittelgroßen Kanzlei angegangen werden kann.

Tooltipps © goodluz -

Tooltipps © goodluz - stock.adobe.com Spracherkennung im Homeoffice: Produktivität steigern, Zufriedenheit erhöhen Sandra Noetzel Anwältinnen, Anwälte und Kanzleien haben Hochkonjunktur. Die Bundesregierung hat eine Reihe von Maßnahmen bewilligt, die der Wirtschaft durch die aktuelle Krise helfen sollen, verschiedene Bundesländer ergänzen die Angebote noch. Für Anwältinnen und Anwälte bedeutet das reihenweise Anträge und Klagen, um Ansprüche geltend zu machen, verbunden mit Dokumentationspflichten. Das alles ist aktuell häufig aus dem Homeoffice heraus zu leisten und stellt hohe Ansprüche an jeden Einzelnen. Gerade in dieser Situation ist die sprachbasierte Eingabe von Texten eine enorme Hilfe, denn sie kann die Produktivität und Zufriedenheit der Anwender steigern. Um die Mitarbeiter am heimischen Arbeitsplatz optimal zu unterstützen und den Verwaltungsaufwand zu minimieren, sollten Spracherkennungslösungen eingesetzt werden, die sich flexibel, skalierbar und sicher als zentral verwaltete Infrastruktur auf eigenen Servern oder in der Cloud zur Verfügung stellen lassen. Digitalisierung im Eiltempo Die Zahl der Menschen, die im Homeoffice arbeiten, ist in den letzten Monaten förmlich explodiert. Und sie hat offenbart, dass Deutschland bei der Ausstattung mobiler Arbeitsplätze hinterherhinkt. Der Digitalindex 2019/2020 der Initiative D21 zeigt: 84 Prozent der befragten Arbeitnehmer in Deutschland konnten oder wollten nicht mobil arbeiten, nur 16 Prozent hatten einen sicheren VPN-Zugang zum Unternehmen und nur elf Prozent Cloud- und Kollaborationstools wie Microsoft 365. Neue Arbeitsweisen entstehen Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte stellt das Homeoffice eine besondere Herausforderung dar. Ein großer Teil ihre Arbeit besteht darin, vertrauliche, rechtsverbindliche Schriftsätze zu verfassen. Traditionell nutzen sie dazu ein Diktiergerät und übergeben die Aufzeichnung zur schriftlichen Ausarbeitung an ihre Assistenz oder ein Schreibbüro. Dieses Vorgehen ist schon unter normalen Verhältnissen umständlich, zeitraubend und mit Unsicherheiten behaftet. In der aktuellen Situation, in der ein direkter Kontakt zwischen Menschen weitgehend vermieden werden soll, ist es 16 |

Tooltipps kaum mehr durchführbar. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte tun daher gut daran, Alternativen wie Spracherkennungslösungen auszuloten. Eingesprochene Schriftsätze werden so direkt verschriftlicht und können unmittelbar auf ihre Korrektheit überprüft werden. Die Lösungen bieten darüber hinaus meist eine nahezu völlige Geräteunabhängigkeit. Der Rechtsanwalt bzw. die Rechtsanwältin kann Texte überall einsprechen: am PC, im Heimbüro, am Laptop im Wohnzimmer oder über das Smartphone im Garten. Zusätzliches Plus professioneller Lösungen: Die Datenübertragung erfolgt mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und erfüllt die Anforderungen der europäischen Datenschutzverordnung. Flexibel und skalierbar Professionelle Spracherkennungssoftware, die mit Deep Learning-Technologie arbeitet, muss nicht für jeden Sprecher bzw. jede Sprecherin und jede Raumsituation neu trainiert werden. Sie ermöglicht produktives und effizientes Arbeiten von der ersten Sekunde an. Textbausteine, Fachvokabular und andere Wortlisten lassen sich ebenso zentral für alle Anwender zur Verfügung stellen wie Kurzbefehle für die Anwendung, und das auf allen Endgeräten. Neue Wege gehen dank cloudbasierter Lösungen Die aktuelle Krise hat gezeigt, wie wichtig es ist, MitarbeiterInnen mit digitalen mobilen Arbeitsplätzen auszustatten. Cloud-Office-Umgebungen bieten hierbei die einfachste und flexibelste Lösung. Werden Bürosoftware, Kommunikationstools und Collaboration-Plattformen mit Spracherkennung ergänzt, können MitarbeiterInnen auch zu Hause und unterwegs mit hoher Produktivität und Effizienz arbeiten. Bei der Wahl einer entsprechenden Lösung ist darauf zu achten, dass diese nicht nur sehr flexibel einsetzbar ist, sondern auch darauf, dass sie umgehend und mit minimalem Aufwand ausgerollt werden kann. Selbstverständlich müssen dabei alle Sicherheitsvorschriften der DSGVO erfüllt werden. Checkliste Die fünf wichtigsten Fragen, die Sie einem Anbieter professioneller Spracherkennung stellen sollten: 1. Wie viele Nutzer können parallel mit der Software arbeiten? Welche Skalierungsoptionen gibt es? 2. Wie ist die Software aufgebaut? Muss sie auf jedem Client installiert werden oder gibt es eine zentrale Serverkomponente? 3. Lässt sich die Software in Office-Umgebungen und Collaboration-Plattformen integrieren? Mit welchem Aufwand? 4. Entspricht das Sicherheitsniveau den gesetzlichen Vorgaben? 5. Falls die Software als Service aus einer Cloud bereitgestellt wird: Ist die Cloud zertifiziert? Werden die Daten beim Transport und bei der Speicherung verschlüsselt? Befinden sich die Rechenzentren im europäischen Rechtsraum? i Mehr zur juristischen Spracherkennung und einen Vergleich der wichtigen Anbieter finden Sie im aktuellen Legal Tech-Magazin Spezial „Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren“. In ihrer Tätigkeit als Marketingverantwortliche bei Nuance im Geschäftsbereich Dragon Professional & Consumer, hat es sich Sandra Noetzel zur Aufgabe gemacht, Spracherkennung als integralen Bestandteil des modernen Arbeitsplatzes in Unternehmen zu etablieren und neue, flexible Arbeitsweisen durch cloud-basierte Softwarelösungen zu ermöglichen. Meine Kanzlei organisiere ich innovativ. Mit Kanzleisoftware von DATEV. Jetzt testen: DATEV Anwalt classic für Ihre Kanzlei Als Rechtsanwalt bekommen Sie bei DATEV in jedem Fall mehr. Mit DATEV Anwalt classic organisieren Sie Ihre Kanzlei innovativ und effizient. Und mit unseren weiteren professionellen Lösungen rund um Recherche, digitale Zusammenarbeit, Abrechnung und betriebswirtschaftliche Kennzahlen schaffen Sie noch mehr – einen durchgängig digitalen Workflow. 17 | www.datev.de/anwalt

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