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Legal Tech-Magazin Spezial: Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren

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Das Diktiergerät ist für Anwältinnen und Anwälte ein bewährter Begleiter. Erst in Kombination mit digitaler Datenverarbeitung und Spracherkennung wird es zu einer Form von Legal Tech, mit der auch kleine und mittelgroße Anwaltskanzleien ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten können. In der neuen Spezialausgabe des Legal Tech-Magazins „Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren“ zeigt Autor Simon Reuvekamp, wie man die Technologie sinnvoll in die internen Kanzleiabläufe integriert. Digitalisierung und Legal Tech fängt „im Kleinen“ an, kann aber Großes bewirken. Das zeigt die neue Spezialausgabe des Legal Tech-Magazins „Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren“. Darin erklärt Simon Reuvekamp, CTO der Kanzlei Rogert & Ulbrich, welche Einsatzmöglichkeiten es gibt und worauf es ankommt, wenn man Spracherkennung und digitales Diktieren sinnvoll nutzen möchte. Dabei beantwortet er Fragen wie: • Was genau ist diktieren mit Spracherkennung? • Wie integriere ich Spracherkennung in meine Kanzleisoftware? • Worauf sollte ich bei der Wahl des Diktiergerätes Wert legen? • Brauche ich einen Fachwortschatz für meine Spracherkennungssoftware? Mit Spracherkennung Qualität steigern und Kosten senken Der Konkurrenzdruck in Kanzleien steigt. Zusätzlich erfordert Personalmangel mehr Effizienz von einzelnen Juristinnen und Juristen. Statt an der „Kostenschraube“ zu drehen, nutzen moderne Anwaltskanzleien Legal Tech, um ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Hier kann digitales Diktieren und Spracherkennung ein Weg zum Ziel sein. Über den Autor: Simon Reuvekamp ist CTO bei Rogert & Ulbrich Rechtsanwälte. Seit 1990 berät er als Spezialist für Kanzleisoftware und Diktiersysteme Rechtsanwaltskanzleien. Seit 2019 leitet er die IT-Abteilung der Kanzlei, die einen eindeutigen Fokus auf den Einsatz von IT setzt.

IHRE SPRACHERKENNUNG IST

IHRE SPRACHERKENNUNG IST SO GUT WIE IHRE KORREKTUR Wortschatz mit eigenen Texten anpassen – aber wählen Sie mit Bedacht! Alle mir bekannten Spracherkennungssysteme verfügen über die Option, eigene Texte zur Anpassung des eigenen Wortschatzes vorzugeben und den Wortschatz damit ohne langwierige Korrektur für die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Teilweise wird dies sofort nach der Installation vom System automatisch – beispielsweise durch die Analyse der erstellten E-Mails – angeboten. Der Vorgang kann auch später jederzeit und beliebig wiederholt werden. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, sollten Sie jedoch repräsentative Texte und nicht einfach irgendwelche auswählen. Diesen Fehler habe ich einmal gemacht. Das Ergebnis war, dass die Spracherkennung zwar viele technische Fachbegriffe beherrschte, aber die Erkennung meiner Diktate sich nicht verbesserte, weil die Fachbegriffe nicht repräsentativ für meinen Sprachgebrauch waren. Ich warne also davor, beispielsweise die aktuelle Ausgabe der NJW als Vokabelquelle zu nutzen (es sei denn Sie sind Autor/ in solcher Texte). Interessanter ist es, selbst diktierte Texte aus dem aktuellen Dokumentenmanagement zu nutzen. Sollten Sie hier Bedenken zur richtigen Anwendung haben, bieten manche Anbieter entsprechende Dienstleistungspakete an. Wortschatz getrennt oder gemeinsam verwalten? Obwohl ich die Möglichkeit, durch ein gemeinsames System einen gemeinsamen Wortschatz zu produzieren, als Vorteil beschrieben habe, möchte ich dennoch darauf hinwiesen, dass es auch sinnvoll sein kann, unterschiedliche Wortschätze getrennt voneinander zu verwalten. Damit sind Fremdsprachen, aber auch fachliche Kontexte gemeint. Nehmen wir als Beispiel Patentanwälte oder Spezialisten im Baurecht, die den „allgemeinen“ juristischen Kontext mit vielen technischen Kontexten negativ belasten können. Hier kann es von Vorteil sein, zwischen diesen Kontexten zu wechseln und diese getrennt administrieren zu können. Fremdsprachliche Kontexte Versuchen Sie bitte nicht, einen deutschen Kontext als Übersetzungsmatrix ins Englische oder Französische zu nutzen. Sie können dem deutschen Kontext natürlich einzelne fremdsprachliche Wörter – auch mittels Lautschrift beibringen. Allerdings ist eine Übersetzungsfunktion – diktiere Deutsch und schreibe Englisch – in den mir bekannten Systemen nicht vorgesehen. Was jedoch sehr gut funktioniert, ist das fremdsprachliche Diktat mit einem fremdsprachlichen Kontext. Die Hersteller stellen solche Kontexte – teilweise gegen Aufpreis – zur Verfügung. Vor bzw. während des Diktats wird dann der jeweilige Wortschatz gewechselt. Sollte dies für Sie eine Option sein, informieren Sie sich über die verfügbaren Sprachen und Aufpreise. Eine gute Erkennungsrate hängt auch von Ihnen ab Wozu eigentlich das Ganze? Wie bereits beschrieben, geht es bei all diesen Punkten nur um eine möglichst gute Erkennungsrate. Hand aufs Herz, die beste Spracherkennung hilft Ihnen nichts, wenn Sie jedes zweite Wort korrigieren müssen! In den Marketing-Botschaften der Hersteller wird gerne mit einer Erkennungsgenauigkeit mit hohen Prozentangaben geworben. Es steht mir nicht zu, diese Erkennungsraten anzuzweifeln. Meine persönliche Erfahrung ist jedoch, dass es sehr darauf ankommt, was und wie Sie etwas diktieren. Sie werden Texte haben, in denen Sie eine hundertprozentige Erkennung haben und Texte, bei denen Sie sich fragen, ob die Spracherkennung defekt ist. Nicht alle Ergebnisse kann man mit dem Kontext erklären. Warum ist das so? Spracherkennung agiert und reagiert (sensibel) auf die einzige Information, die sie erhält und dies ist eine Aneinanderreihung akustischer Informationen. Entsprechend bedeutsam sind potenzielle Störungen: Reuvekamp | Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren 16

CHECKLISTE: DIESE KOMPONENTEN SOLLTEN SIE BEIM DIGITALEN DIKTAT IM BLICK HABEN – Unterschiedliche Umgebungsgeräusche – Persönliches Befinden der Diktanten – Unterschiedlich laute Aussprache bei den Diktaten Je einheitlicher diese Störungen ausgeschlossen werden, desto höher ist die Verlässlichkeit für die Spracherkennung. Daher gibt es Systeme, die auch diese Störungsfelder erfassen und Ihnen zur Analyse zur Verfügung stellen, damit Sie die richtige Problemlösung ermitteln können. 9. Checkliste: Diese Komponenten sollten Sie beim digitalen Diktat im Blick haben Leider funktioniert Spracherkennung heute noch nicht wie bei Raumschiff Enterprise, wo ich einfach in den Raum sprechen kann und der Computer weiß, was ich meine. Das funktioniert zwar mittlerweile schon gut mit wenigen Befehlswörtern bei den Online-Diensten von Amazon und Co., aber nur in Verbindung mit der künstlichen Intelligenz auf deren Servern, die wir seit Jahren mehr oder weniger freiwillig mit unseren Daten, Gewohnheiten und Spracheingaben füttern. Leider funktioniert es so noch nicht in juristischen Texten, die zudem einem gewissen Datenschutz unterliegen (sollten). Nichtsdestotrotz kann digitales Diktat und Spracherkennung in Anwaltskanzleien sehr erfolgreich eingesetzt werden, wenn es ein gutes Zusammenspiel der Punkte 1–9 gibt: Checkliste 1. Digitales Diktat 2. Diktieren mit Spracherkennung 3. Einbindung in Ihren Arbeitsablauf 4. Flickenteppich oder Homogenität? 5. Welche Schnittstellen sind erforderlich? 6. Auswahl der richtigen Geräte 7. Schulung 8. Wortschatz 9. Korrektur Brauche ich das? 10. Wichtige Faktoren für die aktive Anwendung von Spracherkennung Nachdem wir nun die Grundlagen für einen erfolgreichen Einsatz geschaffen haben, gehen wir in die aktive Anwendung. Es muss nicht immer Spracherkennung sein Oft besteht der Irrglaube: „Jetzt habe ich Spracherkennung, jetzt muss ich die auch unbedingt für jedes Diktat benutzen.“ Falsch! Sie holen auch nicht die Schlagbohrmaschine aus dem Keller, wenn Sie den neuen Jahreskalender aufhängen wollen. Da reicht dann auch mal der Hammer oder ein PowerStrip. Insbesondere bei ganz kurzen Diktaten oder bei Verfügungen reicht auch mal das digitale Diktat. Stellen Sie sich einfach vor, Sie möchten in zehn Akten eine kurze Verfügung diktieren und müssten hierfür jeweils die Akte aufrufen, Word starten, die Spracherkennung starten, das Diktat erstellen und ans Sekretariat senden. Die Vorbereitung dauert länger als das eigentliche Diktat. Stattdessen starten Sie nur einmal das digitale Diktat oder die Funktionen, erteilen die Arbeitsanweisung und feuern alle zehn hintereinander ab. Diktat abschicken, fertig. Selbst wenn in diesem Szenario dann doch mal ein längeres Diktat oder ein schwierigerer Text erstellt werden soll, können Sie die Spracherkennung immer noch dazuschalten. Hier ist es dann von Vorteil, wenn Spracherkennung und digitales Diktat in einem Programm genutzt werden können und Sie nicht zwischen den Systemen wechseln müssen (siehe Aspekt Flickenteppich). Wann für Sie der Einsatz von Spracherkennung sinnvoll ist, ist höchst individuell. Manche AnwenderInnen nutzen es speziell für die schnelle Bearbeitung von E-Mails. In diesem Umfeld wird dann gerne auf den „Umweg“ über das Sekretariat verzichtet und die Korrektur falscher Erkennungen erfolgt durch die Autoren selbst. Andere diktieren besonders lange Texte gerne, weil sie sich so komplett auf den Text konzentrieren können. Außerdem hilft die Spracherkennung dabei, die bereits Reuvekamp | Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren 17

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