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Legal Tech-Magazin Spezial: Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren

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Das Diktiergerät ist für Anwältinnen und Anwälte ein bewährter Begleiter. Erst in Kombination mit digitaler Datenverarbeitung und Spracherkennung wird es zu einer Form von Legal Tech, mit der auch kleine und mittelgroße Anwaltskanzleien ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten können. In der neuen Spezialausgabe des Legal Tech-Magazins „Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren“ zeigt Autor Simon Reuvekamp, wie man die Technologie sinnvoll in die internen Kanzleiabläufe integriert. Digitalisierung und Legal Tech fängt „im Kleinen“ an, kann aber Großes bewirken. Das zeigt die neue Spezialausgabe des Legal Tech-Magazins „Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren“. Darin erklärt Simon Reuvekamp, CTO der Kanzlei Rogert & Ulbrich, welche Einsatzmöglichkeiten es gibt und worauf es ankommt, wenn man Spracherkennung und digitales Diktieren sinnvoll nutzen möchte. Dabei beantwortet er Fragen wie: • Was genau ist diktieren mit Spracherkennung? • Wie integriere ich Spracherkennung in meine Kanzleisoftware? • Worauf sollte ich bei der Wahl des Diktiergerätes Wert legen? • Brauche ich einen Fachwortschatz für meine Spracherkennungssoftware? Mit Spracherkennung Qualität steigern und Kosten senken Der Konkurrenzdruck in Kanzleien steigt. Zusätzlich erfordert Personalmangel mehr Effizienz von einzelnen Juristinnen und Juristen. Statt an der „Kostenschraube“ zu drehen, nutzen moderne Anwaltskanzleien Legal Tech, um ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Hier kann digitales Diktieren und Spracherkennung ein Weg zum Ziel sein. Über den Autor: Simon Reuvekamp ist CTO bei Rogert & Ulbrich Rechtsanwälte. Seit 1990 berät er als Spezialist für Kanzleisoftware und Diktiersysteme Rechtsanwaltskanzleien. Seit 2019 leitet er die IT-Abteilung der Kanzlei, die einen eindeutigen Fokus auf den Einsatz von IT setzt.

SCHNITTSTELLE AN DIE

SCHNITTSTELLE AN DIE KANZLEISOFTWARE – BRAUCHE ICH DAS? Wie viele individuelle Diktiersysteme sollte es in einer Kanzlei geben? In meiner aktuellen Aufgabe als Verantwortlicher für die IT in einer Kanzlei mit 20 Anwältinnen und Anwälten wäre dieser Flickenteppich ein wahrer Albtraum. Unterschiedliche Lieferanten, mehrfache Installation, redundanter Support, inkompatible Geräte. Nun könnten Sie sagen: „Ist mir egal, das ist schließlich Ihr Job“, und Sie hätten recht. Doch spätestens, wenn im Urlaubs- und Krankheitsfall personelle Engpässe auftreten, weil die Systeme anders bedient werden müssen, werden Sie an meine Worte denken. In der – nach meiner Überzeugung – idealen Ausstattung können alle Diktanten die Diktate praktisch und mit nur einem Klick an jede Korrekturkraft – sogar über Standortgrenzen hinweg – senden. Stellen Sie sich dort eine Diktatliste vor, in der jedes erledigte und unerledigte Diktat sofort gesehen wird und zur weiteren Bearbeitung ausgewählt werden kann. Tatsächlich sind in manchen Organisationen mit der Spracherkennung die zeitweise aus der Mode gekommenen reinen Schreibbüros – in denen den ganzen Tag nur Diktate abgearbeitet werden – wieder in Betrieb genommen worden. Die technische und personelle Konzentration auf ein Produkt hat jedoch nicht nur Vorteile für den Workflow, sondern auch für einen Punkt, an den die meisten AnwenderInnen im ersten Moment nicht denken: das Trainieren des Systems. Wie bereits erwähnt, ist dies ein entscheidendes Merkmal für den erfolgreichen Einsatz einer Spracherkennung. Nun stellen Sie sich vor, dass in unserer fiktiven Kanzlei mehrere Systeme im Einsatz wären, die nicht von den Trainingserfolgen aller NutzerInnen profitieren können. Jeder Wortschatz müsste in einer solchen Umgebung individuell gepflegt werden. Meine eindeutige Handlungsaufforderung an Sie: Analysieren Sie den Bedarf innerhalb Ihrer Kanzlei und prüfen Sie, welches System im Markt Ihre Bedürfnisse am besten abdeckt. Der FFI-Verlag hat hierzu eine Marktübersicht erstellt, die Sie am Ende dieser Veröffentlichung finden. 4. Schnittstelle an die Kanzleisoftware – brauche ich das? Sollten Sie eine Kanzleisoftware einsetzen, so ist die Chance groß, dass Ihr Anbieter über eine integrierte Diktierlösung verfügt oder Schnittstellen zu einer Standard-Diktierlösung anbietet. Hier wäre eine Kontaktaufnahme mit dem Anbieter sinnvoll. Damit will ich nicht sagen, dass eine solche Schnittstelle bereits eine Vorentscheidung für dieses Produkt ist. Jedes System hat Vor- und Nachteile. Ist beispielsweise in Ihrer Anforderungsanalyse eine Kernfunktionalität gefragt, die das integrierte Produkt nicht bieten kann, so könnte der Verzicht auf die Schnittstelle bei einem anderen Anbieter diese Funktion ohne signifikante Nachteile für Ihre Kanzlei bieten. Bedenken Sie dabei, dass die Hersteller der Diktiersysteme natürlich ein Interesse daran haben, Ihre Produkte nicht nur in Verbindung mit der einen Kanzleisoftware vertreiben zu können. Entsprechend einfach ist oft die Nutzbarkeit zum Beispiel über Programme, die zur Textverarbeitung oder zum Schreiben von E-Mails genutzt werden. Hier sorgen die Anbieter in der Regel für kompatible Schnittstellen. Reuvekamp | Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren 8

WAS SIE BEI DER AUSWAHL DER DIKTIERGERÄTE BEACHTEN SOLLTEN 5. Was Sie bei der Auswahl der Diktiergeräte beachten sollten für eine andere Software benötigt wurde, vom USB-Anschluss trennte. Legen Sie Wert auf die Wahl der Geräte! Und mit Gerät meine ich jetzt nicht Laptop, PC oder Smartphone, sondern Diktiergeräte bei den Berufsträgern und Abspielgeräte im Sekretariat. Natürlich ist es einfach, beim Hersteller des Gerätes zu bleiben, das man schon früher als Banddiktiergerät genutzt hat. Gegebenenfalls funktioniert sogar der Schiebeschalter genauso wie früher. Und wenn es zu Ihrem Bedarf und Arbeitsablauf passt, perfekt! Leider ist es oft nicht so einfach. Die Wahl der passenden Geräte hängt wiederum mit der Art zusammen wie, was und wo Sie diktieren wollen. Wie und wo soll das Diktiergerät eingesetzt werden? Um ein wenig Licht in den Dschungel zu bringen, möchte ich folgende Produktgruppen definieren: • Spezielle Diktiergeräte – Mobiler Einsatz mit oder ohne Option für Spracherkennung – Nutzung nur am PC möglich • Allgemeine Mikrofone – Headsets – Multifunktions-Headsets – sonstige Mikrofone Ich möchte Sie nicht entmutigen, eines sage ich dennoch bereits jetzt: Die Geräte- und Anbieterauswahl ist hier noch viel größer als bei Diktiersoftware und Spracherkennung. Denn obwohl die meisten Anbieter von professionellen Diktiergeräten auch eine Softwarelösung anbieten, ist die Geräteauswahl größer, weil die Hersteller diverse Geräte mit teilweise unscheinbaren, aber wichtigen Unterschieden anbieten. Diese Geräte werden manchmal auch mit der zugehörigen Software als Paket angeboten. Es mag auf den ersten Blick einleuchtend sein, dass Anwalt Adam am besten mit einem digitalen Diktiergerät ohne PC-Anschluss ausgestattet ist. Aber wie erfolgt die Übergabe der Diktate ans Sekretariat? Mit Speicherkarten? Oder mit dem kompletten Diktiergerät? Womit wird in der Zwischenzeit diktiert, wenn das Diktiergerät zur Übertragung im Sekretariat liegt? Können die Daten ggf. über LAN oder sogar WLAN übertragen werden? Sie sehen: Schon bei einer so einfachen Ausstattung verstecken sich viele Detailfragen. Prüfen Sie die Kompatibilität zwischen Spracherkennungssoftware und Diktiergeräten Spracherkennung erfordert gute Aufnahmequalität Zum Glück können Sie in aller Regel die unterschiedlichen Diktiersoftwaresysteme mit einer Vielzahl an Geräten nutzen. Hier empfiehlt es sich immer, vor dem Kauf einen Blick in die IT-Voraussetzungen des Wunschsystems zu werfen. Meist erfolgt der Anschluss einfach per USB. Kompliziert wird es nur, wenn mehrere unterschiedliche Softwaresysteme mit einem Gerät genutzt werden sollen. Ich erinnere an den erwähnten Flickenteppich. Von diesem Vorgehen würde ich daher abraten, weil ich erlebt habe, dass die eine Software nur funktionierte, wenn man den zweiten Fußschalter, der Kommt Spracherkennung als Funktion hinzu, ist die Qualität der Aufnahme wichtig. Dies erkennen Sie daran, dass die Hersteller in aller Regel die Speicherkapazitäten der Geräte nach der Qualität der Aufzeichnung berechnen. Sie werden feststellen, dass die Länge der Aufzeichnung bei Spracherkennung erheblich von der maximalen Dauer abweicht. Das liegt daran, dass für eine hohe Qualität bei gleicher Aufnahmedauer mehr Speicherplatz benötigt wird als bei einer schlechteren Aufnahmequalität. Sollte sich also die Aufnahme Ihres Diktiergeräts wie ein frühes Experiment von Alexander Reuvekamp | Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren 9

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