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MkG Spezial Kanzleigründung leicht gemacht

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Neue Spezialausgabe: Kanzleigründung leicht gemacht! MkG Spezial liefert die besten Tipps & Checklisten Fachinfo-Magazin MkG – Mit kollegialen Grüßen Spezialausgabe, Juli 2018, 18 Seiten, im PDF-Format, gratis Das Jurastudium allein reicht nicht zur Kanzleigründung. Wer als Anwalt selbstständig sein will, braucht auch unternehmerisches Know-how. Diese Spezial-Ausgabe des Fachinfo-Magazins MkG (Mit kollegialen Grüßen) ist ein kompakter Ratgeber für junge Juristinnen und Juristen, die den Schritt in die Selbstständigkeit wagen. Sie führt die wichtigsten Grundvoraussetzungen zur Kanzleigründung auf, erklärt, was in ein Businesskonzept gehört und wie man geeignete Mitarbeiter findet. Aus dem Inhalt: ►Einführung: Zahlen, Daten, Fakten zum Rechtsmarkt ►Voraussetzungen: Rechtliche, persönliche und praktische Bedingungen ►Planung: Kanzleivision und Positionierung, Gründungs- und Businesskonzept ►Umsetzung: Zeitplan erstellen ►Mitarbeiter finden ►Die nötige Infrastruktur: Büroeinrichtung & IT

MITARBEITER

MITARBEITER ................................................................................................................................................................................................................... DIE RICHTIGEN MITARBEITER FINDEN Selbstverständlich können Sie eine Kanzlei als personelle Minimalversion als Einmann-Kanzlei betreiben ohne weitere Mitarbeiter, empfehlenswert ist dies jedoch nicht. ANWALT UND UNTERNEHMER IN EINER PERSON Als Kanzleiinhaber haben Sie bereits die Rolle des Anwalts und die Rolle des Unternehmensinhabers in einer Person vereint. Zudem müssen Sie Entscheidungen zu Marketing, Verkauf und Kanzleientwicklung allein treffen 17 . Übernehmen Sie nun auch noch den Telefondienst, die Schreibarbeiten und die Aktenbearbeitung, wird es Ihnen kaum noch möglich sein, anwaltlich tätig zu sein. Hier sollten Sie ökonomisch denken und sich fragen, wie Sie an Ihre aktuelle Situation angepasste Lösungen finden 18 . Es ist nicht immer erforderlich, sofort mit einem größeren Stammpersonal zu starten. Selbstverständlich wäre es ideal wenn Sie von einer Schreibkraft, einer Telefonkraft, einer Assistenz und einer in Finanz- und Abrechnungsfragen versierten Kraft unterstützt werden. Auch eine Putzkraft sollten Sie von vorneherein mit einkalkulieren. Es gilt insoweit die Daumenregel, dass auf einen vollzeitbeschäftigen Anwalt zwei bis drei Assistenzkräfte kommen plus einem Auszubildenden im nicht-juristischen bzw. juristischen Bereich 19 . Allerdings werden heute in vielfältiger Hinsicht flexible Dienste angeboten: das kann von Callcentern über Schreibbüro bis hin zu Arbeitszeitfirmen reichen. Auch Juristen sind als Interim oder sogenannte Lawyer on Demand mit sehr guter Expertise von entsprechend spezialisierten Personalvermittlungsfirmen buchbar. Eine kurze Internetrecherche wird Sie mit den notwendigen Kontaktdaten versorgen. Dies ist nicht nur preiswerter als eine Teilzeit- oder Vollzeitkraft, sondern auch flexibel, gerade wenn die Kanzlei sich mit nur ein oder zwei Mandaten plötzlich über Nacht mit einem übermäßig großen Arbeitsaufwand konfrontiert sieht. So können Spitzenzeiten abgefangen werden, ohne das vorhandene Personal zu überarbeiten und zu verschleißen. Zu Bedenken ist in diesem Zusammenhang auch, dass jedes Personal eingearbeitet, geführt und entwickelt werden muss, was wiederum Zeit und Geld kostet. Es müssen Strukturen und Systeme definiert, Arbeitsabläufe festgeschrieben und Zuständigkeiten geregelt werden, um mehrere Mitarbeiter nebeneinander und miteinander arbeiten lassen zu können. Gleichzeitig müssen Kontrollsysteme impliziert werden, die die ordnungsgemäße Erfüllung der anfallenden Aufgaben sicherstellen. Hinzu kommt, dass aus diesen Mitarbeitern letztendlich ein Team zu formen ist. Dies bedarf konkreter Führungsmaßnahmen, regelmäßiger Besprechungen, aber auch der Einführung von Belohnungssystemen, Teamevents und Routinen. Erfahrungsgemäß rentiert sich eine neueinzuarbeitende Kraft deshalb frühestens nach einem Jahr. Dies wird bei den meisten Kanzleigründungen übersehen und als Kosten- und Zeitbudget schlicht unberücksichtigt gelassen. Es wäre jedoch ein Fehler, auf diese Investition in den Mitarbeiter zu verzichten oder nach erfolgter Einarbeitung den Mitarbeiter sich selbst zu überlassen, um ihn dann alsbald wieder zu verlieren. RECHTSANWÄLTE SIND AUCH AUSBILDER Kanzleientwicklung ist Personalentwicklung 20 . Früher oder später kommen Sie nicht umhin, Mitarbeiter langfristig und strategisch zu rekrutieren und zu halten. Der Faktor Mensch ist die wesentliche Res- 12 // SONDERAUSGABE 17 Michael Gerber, „The E-Myth Attorney“, S. 9ff. 18 Ausführlicher in meinem Buch „Kanzleigründung und Kanzleimanagement“, DeGuyter 2018, aus dem wesentliche Teile dieses Abschnitts entnommen wurden. 19 Mehr dazu bei Andrea Fendt, „Der Rechtsanwalt als Ausbilder“, S. 15ff. 20 Nach dem JUVE-Ranking der letzten zehn Jahre brauchte eine Kanzlei durchschnittlich um 50 % Mitarbeiterzuwachs, um Ihre Position am Markt nur zu halten, JUVE-Handbuch 2017.

MITARBEITER ................................................................................................................................................................................................................... source jeder Kanzlei 21 : Sie sollten sich also frühzeitig mit Themen wie Employer Branding, Talent- und Diversity-Management beschäftigen und die Erkenntnisse in Ihre strategischen Überlegungen einbeziehen. Jahrzehntelang wurde dies durch die Ausbildung im eigenen Haus realisiert. Kanzleien und Rechtsanwälte waren und sind also auch Ausbilder 22 . Das Berufsbildungsgesetz (BBiG) regelt die Rechte und Pflichten des Ausbildungsverhältnisses. Die Statistik zeigt jedoch, dass auch in der Rechtsbranche Personalfluktuation die Regel ist. Ambitionierte Mitarbeiter und Nachwuchskräfte sind in erster Linie sich selbst verpflichtet und können sich heute aussuchen, wo und wofür sie arbeiten möchten. Hinzu kommt, dass sich Anforderungen an die Kanzlei von einem auf den anderen Tag ändern können, was jahrelange Nachwuchsausbildung nur bedingt abbilden kann. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie als Kanzleiinhaber genau wissen, wofür Sie die einzelnen Arbeitskräfte benötigen: Kompetenz-, Stellen- und Aufgabenbeschreibung sind also die Grundlage einer reibungslosen Büroorganisation , die darüber hinaus abgestimmte Arbeitsprozesse benötigt. Regelmäßige Mitarbeitergespräche, richtig ausgeübtes Feedback, Weiterbildungen sowie Teammaßnahmen unterstützen den Aufbau Ihres Kanzleiteams. Die Art der Zusammenarbeit, die Führungskultur, die Mitarbeitermotivation und -bindung aber auch Teambuilding und Wissenstransfer sind Schlüsselfaktoren auf Ihrem Weg zur erfolgreichen Kanzlei, egal welcher Größe. INVESTITION IN AUSBILDUNG UND EINARBEITUNG SOLL SICH RENTIEREN Diejenigen Mitarbeiter zu finden, die sich engagiert und nachhaltig für die Kanzlei einsetzen, ist nicht leicht. Das hat mit Loyalität zu tun, aber auch mit Investition und Vertrauen. Denn einen langjährigen Mitarbeiter an die Konkurrenz zu verlieren, heißt, dass die Investition in Ausbildung oder Einarbeitung sich nicht trägt. Schlimmstenfalls sogar, dass man Mandanten mit abgibt. • Stellenbeschreibungen • Gehaltsstruktur • Fortbildungsmaßnahmen 25 Hinzu kommen zumeist noch Mentoringprogramme durch vorgesetzte Partner, die jedoch in aller Regel weder besonders geschult sind im Mentoring noch ist das Mentoring genau umschrieben. Hierarchie und Interessenskonflikte stehen dem Erfolg dieser gut gemeinten Maßnahmen im Weg. Immer häufiger werden auch Karrierecoachings angeboten. Auch deren Erfolg ist jedoch maßgeblich davon abhängig, dass keine internen Interessenskonflikte bestehen (ein „Chefcoaching“ kann also nicht funktionieren) und der (externe) Coach einerseits entsprechend ausgebildet und zertifiziert ist (nach den Qualitätsstandards eines Berufsverbandes für Coaches) und andererseits Erfahrung in der Rechtsbranche besitzt. EIN STRATEGISCHES PERSONAL- KONZEPT Ein fein abgestimmtes Personalkonzept unterstützt strategisches Vorgehen, langfristiges Planen und Vorsorge. Klassischerweise enthalten Personalkonzepte also 24 : Als Kanzleigründer tun Sie gut daran, rechtzeitig in Nachwuchskräfte zu investieren und Systeme zu entwickeln, damit diese bleiben. CHECKLISTE: • Personalkonzept • Definition von Prozessen, Arbeitsabläufen und Strukturen • Konkrete Stellenbeschreibungen und Zuständigkeiten • Wissenstransfer • Teambuilding • Personalentwicklung durch Weiterbildung, Mentoring und Coaching • Nachhaltigkeit und Mitarbeiterbindung 13 // SONDERAUSGABE 21 Dr. Kraus in Schieblon, „Kanzleimanagement in der Praxis“, S. 52. 22 Fendt, „Der Rechtsanwalt als Ausbilder“, S. 9 f. 23 Philipp, „Die erfolgreiche Kanzleigründung“, S. 118 f. 24 Pothe in „Kanzleimanagement in der Praxis“, S. 164. 25 Wozu heute längst nicht nur Fachfortbildungen gehören, sondern auch Schulungen. der Soft Skills wie z. B. die Ausbildung in Legal Coaching oder Mediation.

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