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Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei - Praktischer Leitfaden für die Mitarbeitersuche

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In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Suche nach guten Kanzleimitarbeitern immer schwieriger. Die neue Fachinfo-Broschüre „Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei“ ist ein kompakter Leitfaden, der alle Schritte eines Recruiting-Prozesses abdeckt – von der Stellenanzeige bis zur Einarbeitung. Die Fachinfo-Broschüre beantwortet Fragen wie: • Wie entwickle ich ein Stellenprofil, das die vorgesehenen Aufgaben ausfüllt? • Welche Schritte umfasst ein professioneller Bewerbungsprozess? • Wie arbeite ich neue Mitarbeiter*innen ein und integriere sie/ihn in die Kanzlei? • Wie gehe ich mit Personalengpässen um? • Mit welchen Methoden kann ich meine Mitarbeiter*innen motivieren? Der Leitfaden wird ergänzt durch praktische Checklisten, die helfen, den Überblick in aufwendigen Bewerbungsprozessen zu bewahren. Darüber hinaus geben die Autorinnen Ronja Tietje und Sina Töpfer einen Überblick, der Kanäle, über die sich gute Mitarbeiter*innen finden lassen, und erklären, wie gutes Personal langfristig gehalten werden kann. Die Fachinfo-Broschüre ist ein praktischer Begleiter, sowohl für junge als auch erfahrene Anwaltskanzleien. Über die Autorinnen Ronja Tietje ist Kanzleiberaterin bei Tietje & Schrader oHG Kanzlei-Consulting und Dozentin für Kanzleimanagement. Die geprüfte Rechtsfachwirtin und Notarfachwirtin ist Vorstandsmitglied des Dachverbandes der Berufsvereinigung (Reno-Bundesverband) und Vorsitzende der örtlichen Berufsvereinigung (Reno Bremen e.V.). Zudem ist sie ehrenamtlich in der Kammer Bremen Vorsitzende des Berufsbildungsausschusses und eines Prüfungsausschusses. Sina Töpfer ist Inhaberin des Unternehmens TÖPFER-KANZLEIMANAGEMENT. Der Kanzleialltag mit all seinen Facetten begleitet sie schon ihr gesamtes Berufsleben. Seit einigen Jahren ist sie hier im Bereich Recruiting tätig. Passgenauigkeit in der Besetzung einer Stelle zu realisieren, geht für sie mit dem Verständnis einher, dass sich die Suche nach etwaigen Persönlichkeiten verändert hat.

SO LÄUFT EIN

SO LÄUFT EIN PROFESSIONELLER RECRUITING-PROZESS AB häufig ungenutzt bleibt. Möglicherweise häufig aus Zeitgründen, denn für jemanden Ansprechpartner in einer Einarbeitungszeit zu sein, bedeutet, den eigenen Arbeitsalltag trotzdem auf die Reihe bekommen zu müssen. Dem könnte eine Kanzlei mit Anreizen begegnen, z. B. über einen Sonder-Bonus (zusätzliche Freizeit, Vergütung, Gutscheine etc.). Letztlich ist dies einfach gut investierte Zeit, denn die Probezeit gilt auch beidseitig und die Hemmschwelle bei Mitarbeitern (m/w/d), auf dem Absatz kehrt zu machen und sich woanders zu bewerben, ist sehr gering! Fachliche Einarbeitung: Ein Mentor lohnt sich Hierzu ist es empfehlenswert, eigene Standards zu entwickeln, d. h. sich Gedanken darüber zu machen, in welchen Bereichen jeder Mitarbeiter (m/w/d) einen gleichen Kenntnisstand haben sollte, so z. B. – Programm – Telefon – Formatierung – Signaturen – E-Mail-Korrespondenz – usw. Der Vorteil eigener Standards zeigt sich darin, dass Mitarbeiter (m/w/d) in einer Organisation nicht rechts oder links herumgehen, sondern unabhängig von der Person z. B. Akten immer nach dem gleichen Schema angelegt werden. Die praktische Ausarbeitung könnte im Ergebnis ein Organisationshandbuch sein. Das hat den Vorteil, dass sich einerseits für die Arbeit innerhalb der Kanzlei Qualitätsstandards erschließen und andererseits Mitarbeiter (m/w/d) einen Leitfaden an die Hand bekommen. Gerade für neue Mitarbeiter (m/w/d) ist das eine große Orientierungshilfe. Eine Job-Beschreibung könnte hier als Checkliste dienen, an der sich die umfassende Tätigkeit erklären und zeigen lässt. Darüber hinaus gibt es sicherlich in jedem Bereich „Spezialitäten“, die ein neuer Mitarbeiter (m/w/d) nicht wissen kann und wo „alte Hasen“ gefordert sind, für Aufklärung zu sorgen. Bewährt hat sich hier, in der Einarbeitungsphase neben der Übergabe von Organisationshandbüchern auch jemanden „abzustellen“, der sich als Mentor kümmern kann und mag (!). So gesehen ein Pate für die erste Zeit. Das könnte Sie auch interessieren: Artikel auf mkg-online.de Kanzlei-Kapital Mitarbeiter: So motivieren und führen Sie richtig von Ronja Tietje © Adobe Stock/bnenin Tietje/Töpfer | Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei 10

PERSONALENGPÄSSE ALS TEIL DES GANZEN BEGREIFEN UND INTERNE LÖSUNGEN SUCHEN Personalengpässe als Teil des Ganzen begreifen und interne Lösungen suchen Kurzfristige Lösungen für einen Personalengpass zu finden, ist nicht die beste Ausgangssituation. Insofern wäre hier die erste Empfehlung, sich zu überlegen, wie Sie solche Situationen bestmöglich in den Griff bekommen können (Kündigungsfristen in Verträgen anpassen, Personalplanung, Freelancer für unvorhergesehene Engpässe einarbeiten, Prämien für solche Zeiten ausloben, damit wegen Überlastung nicht andere Mitarbeiter wegbrechen etc.). Dennoch kann es auch bei der besten Planung immer zu einer solchen Situation kommen. Ruhe bewahren und Prozess anschieben! Schieben Sie den Prozess an, indem Sie ausschreiben und diese Ausschreibung dann parallel in all Ihren erarbeiteten Kanälen bekannt machten. Hier bietet sich zum strukturieren Abarbeiten immer eine Checkliste an, die Sie Punkt für Punkt erledigen. Parallel würden wir Ihnen empfehlen, über externe Dienstleistungen nachzudenken, z. B. Personalvermittlungen und Recruiter anzusprechen. Personalvermittlungen reagieren in der Regel relativ rasch, weil diese eher rudimentär auf das zu liefernde Profil achten, dennoch kann man über diesen Weg einen Erfolg erzielen. Recruiter arbeiten anders. Sie machen sich nach Profilerstellung gezielt auf die Suche. Auch hier können Sie unter Umständen auch relativ schnell Erfolg haben. Parallel entwerfen Sie unbedingt ein Übergangsszenario: – Wie wird die Arbeit in einer noch nicht besetzten Zeit abgefedert? – Kann es übergangsweise eine Umverteilung im Team geben? – Besteht hierüber Transparenz und Einigkeit in der Partnerschaft und im Sekretariatsteam? – Muss möglicherweise ein Freelancer engagiert werden? MERKE: Auch wenn Eile in der Besetzung geboten ist, lassen Sie niemals Ihren erarbeiteten Prozess (siehe unter Punkt Ablauf!) schleifen. Auch diese Besetzung, selbst wenn sie kurzfristig realisiert werden muss, sollte „sitzen“. Umso besonnener Sie hier voranschreiten – das setzt voraus, dass Sie vorher schon einmal einen Prozess zumindest theoretisch durchgespielt haben und Ihnen klar ist, welches ihre einzelnen Schritte sind –, umso treffsicherer wird die Lösung sein. Mit mittelfristigen Lösungen meinen wir, dass anhand von einem absehbaren und planbaren Personalbedarf Lösungsszenarien entworfen werden, z. B.: – Neu- und Restrukturierung in der Organisation und der damit verbundenen Aufgaben einzelner Mitarbeiter (m/w/d) – Assistenzkräfte mit Potential stärker einbinden – Rahmenbedingungen überarbeiten – Störfaktoren identifizieren und eliminieren Stimmt meine Struktur? Grundsätzlich sollte sich jede Kanzlei über ihre eigene Organisationsstruktur Gedanken machen und diese bestenfalls auch schriftlich niederlegen. Die Neu- bzw. Re-Strukturierung sämtlicher vorhandener wiederkehrender Prozessabläufe ist ein wichtiges Organisationsmittel und wird häufig in Kanzleien vernachlässigt. Zu oft hören wir die Aussage „das haben wir schon immer so gemacht“. Aber ist immer so auch immer noch gut? Hier sollte Obacht geboten sein. Aber die Organisationsstruktur ist ein eigenes Thema und gehört nicht im eigentlichen Sinne zu einem Recruiting-Prozess, so dass sie an dieser Stelle nur kurz genannt sein soll. Tietje/Töpfer | Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei 11

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